przez Ken Berry
Powszechnie uważa się, że większość kluczowych przepisów zawartych w masowych przepisach dotyczących ochrony zdrowia z 2010 r. – Ustawa o ochronie pacjentów i przystępnej cenie opieki (PPACA), często nazywana «Obamacare» – wchodzi w życie w 2014 r. Pracodawcy powinni jednak zostać poinformowani, że przed tym terminem pojawią się inne obowiązki i prawa. W szczególności, należy skontaktować się z klientami biznesowymi w sprawie nowych wymogów dotyczących ujawniania informacji, które muszą zostać spełnione do 1 października.
Początkowo powiadomienia miały być dokonywane do 1 marca 2013 r., ale Departament Pracy (DOL), we współpracy z IRS i innymi agencjami rządowymi, przedłużył ten termin do 1 października 2013 r., aby dać pracodawcom więcej czasu na dostosowanie się do przepisów. DOL sformułował nowe wytyczne w Technical Release 2013-02, Guidance on the Notice to Employees of Coverage Options under Fair Labor Standards Act §18B and Updated Model Election Notice under the Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1985 .
W ramach Obamacare, pracodawca musi powiadomić pracodawców o państwowych giełdach ubezpieczeniowych, które zadebiutują w 2014 roku. Wymóg ten dotyczy pracodawców z co najmniej 500.000 dolarów rocznego przychodu. W szczególności, zawiadomienie musi informować pracowników o tym fakcie:
- Istnienie wymiany;
- Opis usług świadczonych w ramach wymiany;
- Jak skontaktować się z giełdą, aby zwrócić się o pomoc;
- Potencjalne uprawnienia pracownika do subsydiowanego objęcia wymianą, jeśli grupowy program świadczeń zdrowotnych pracodawcy nie zapewnia «minimalnej wartości» (tj. udział programu w łącznych dozwolonych kosztach świadczeń realizowanych w ramach programu wynosi mniej niż 60 procent takich kosztów); oraz
- Fakt, że pracownik może stracić ewentualną składkę pracodawcy na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli zdecyduje się na wykupienie indywidualnej ochrony ubezpieczeniowej na giełdzie.
Pracodawcy mogą dostarczyć powiadomienie pocztą pierwszej klasy. Alternatywnie, zawiadomienie może być przekazane drogą elektroniczną, ale tylko wtedy, gdy pracodawca przestrzega «bezpiecznej przystani ujawniania informacji» DOL drogą elektroniczną. Generalnie, pracownicy muszą mieć dostęp do komputera roboczego, który jest integralną częścią ich obowiązków służbowych. Wszyscy pozostali pracownicy muszą wyrazić zgodę na ujawnianie informacji w formie elektronicznej.
Zmieniony termin upływa 1 października 2013 r. dla wszystkich obecnych pracowników i nowych pracowników zatrudnionych przed tą datą. W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 października, pracodawca ma obowiązek powiadomienia o tym fakcie w ciągu czternastu dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika.
Aby pomóc pracodawcom, DOL wydał dwa «wzorcowe» zawiadomienia. Jedno z nich jest przeznaczone dla pracodawców, którzy sponsorują grupowe ubezpieczenie zdrowotne, a drugie dla tych, którzy go nie sponsorują. Klientom należy generalnie doradzać korzystanie z jednego z modeli. Istnieją dwie części do każdego powiadomienia modelowego, część A i część B.
Część A zawiera ogólne informacje na temat wymiany, jej wymogów w zakresie kwalifikowalności w odniesieniu do dotacji dostępnych na pokrycie wymiany oraz początkowego otwartego okresu rejestracji. Wzór ogłoszenia dla pracodawców, którzy sponsorują plan, zawiera również pusty wpis dla pracodawców, w którym można znaleźć więcej informacji na temat sponsorowanego przez nich pokrycia.
Należy pamiętać, że po przeczytaniu zgłoszenia pracownicy mogą być bardziej skłonni do wybrania subsydiowanego ubezpieczenia wymiennego w stosunku do ubezpieczenia zdrowotnego finansowanego przez pracodawcę. Może to wywołać kary «pay or play» dla pracodawców w ramach Obamacare. Ważne jest, aby pracodawcy zrozumieli techniczne zastosowanie tych kar.
Część B poleca pracodawcom dostarczenie dodatkowych informacji o planie, które będą potrzebne pracownikom, jeśli zdecydują się oni ubiegać o pokrycie na giełdzie. We wzorze zawiadomienia, które ma zastosowanie do pracodawców posiadających grupowe plany opieki zdrowotnej, część ta zawiera istotne informacje kontaktowe pracodawcy, podstawowe przepisy dotyczące kwalifikowalności do planu dla pracowników i osób pozostających na ich utrzymaniu oraz oświadczenie, czy pokrycie pracodawcy ma być przystępne cenowo i mieć minimalną wartość.
Zawiadomienie DOL zawiera inne cenne informacje na temat nowych wymogów dotyczących zawiadomienia oraz koordynacji przepisów dotyczących Obamacare z COBRA. Zapoznaj się z zasadami przed skontaktowaniem się z klientami biznesowymi.
Powiązany artykuł:
- Przewodniki IRS dla pracodawców na temat zasad «Płać lub graj»
