10 Najczęściej spotykane problemy z QuickBookami i sposoby ich naprawiania

Po rozmowie z przyjaciółką, która jest księgową dużej korporacji i poproszeniu jej o opowiedzenie mi o wszelkich problemach, jakie miała z QuickBookami, przeprowadziłem nieco więcej badań i odkryłem, że problemy, jakie miała jej firma, były proste i bardzo wspólne zarówno dla dużych, jak i małych firm oraz księgowych z całego świata. Aby pomóc Ci jako właścicielowi firmy lub księgowemu w szybkim rozwiązywaniu problemów, poniżej znajduje się lista 10 typowych problemów z QuickBookami i sposobów ich rozwiązywania;

WSPÓLNE KSIĄŻKI KWARTALNE I JAK POTWIERDZAĆ

Preferencje nie są ustawione poprawnie – Jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, gdy zaczniesz używać QuickBooks dla swojej firmy, jest ustawienie preferencji dotyczących szablonu e-maila, opcji raportowania, opłat za opóźnienia w płatnościach oraz dodanie domyślnego konta bankowego do płacenia rachunków i otrzymywania płatności. Jeśli zrobisz to w pierwszej kolejności, nie będziesz miał problemów z tymi preferencjami.

Nadużywanie niezrealizowanych środków na koncie – Kiedy otrzymywanie wpłat od klientów i Twoje konto gotówkowe nie zwiększa się w Twoich raportach finansowych, najprawdopodobniej używasz nieprawidłowo niezrealizowanych środków.Po otrzymaniu wpłaty od klienta, otwórz moduł wpłat, połącz czeki zbiorcze, które zabierasz do banku i zapisz je jako pojedynczą wpłatę w programie.

Nie używasz Systemu Zamawiania Zakupów – Nie przejmuj się, jest to częsty błąd księgowych i/lub księgowych rozpoczynających pracę w QuickBooks. W celu optymalnego wykorzystania oprogramowania należy za każdym razem, gdy kupujesz produkt od sprzedawcy, tworzyć zamówienie zakupu, a następnie po otrzymaniu produktu zawsze sprawdzać go z PO. Zaoszczędzi to wiele czasu i bólu głowy.

Reconciling Your Bank Account – Ta kwestia nie jest tożsama z wprowadzaniem każdej transakcji do QuickBooks. Chodzi raczej o monitorowanie transakcji w celu upewnienia się, że znajdują się one we właściwym miejscu pod kątem właściwych kwot. Aby to osiągnąć, należy co miesiąc otwierać moduł uzgadniania i przechodzić przez każdą transakcję. Upewnij się, że każda transakcja została zaksięgowana na właściwym koncie i została rozliczona przez bank.

Twoja lista przedmiotów nie jest zorganizowana i/lub uproszczona -QuickBooks definiuje twoje produkty jako “przedmioty”. W miarę upływu czasu łatwo jest pozwolić, aby twoja lista przedmiotów stała się przytłaczająca i przestarzała. Aby oczyścić swoją listę przedmiotów, dezaktywuj przedmioty, których już nie używasz lub nie sprzedajesz, upewnij się, że każdy przedmiot jest prawidłowo oznakowany, sprawdź stan magazynowy i upewnij się, że numery są prawidłowe, zaktualizuj koszt każdego przedmiotu.

Nieprawidłowe ustawienia raportów – Czy chcesz otrzymywać raporty gotówkowe lub raporty bierne czy oba? Upewnij się, że ustawienia raportów odzwierciedlają właściwe preferencje. Raporty środków pieniężnych: pokazują przepływ środków pieniężnych w/g gotówki z transakcji w Twojej firmie.Raporty Accrual: prezentują ogólne wyniki Twojej firmy.

Nieświadomie usuwające transakcje – Transakcje QuickBooks są powiązane ze sobą, więc jeśli zmienisz jedną transakcję, możesz omyłkowo usunąć inne transakcje, które są z nią powiązane. Sprawdź, aby upewnić się, że tak się nie dzieje.

Działa wolno w trybie wielu użytkowników – Jest to bardzo częsty problem dla większych firm. Aby rozwiązać ten problem, trzeba będzie użyć większej ilości pamięci RAM i dysku twardego, aby obsłużyć większe obciążenie wielu użytkowników.

Zagubione hasło administracyjne – Jest to jeden z najczęściej występujących problemów. Jeśli zgubiłeś hasło administratora, zalecane jest ponowne zainstalowanie oprogramowania QuickBooks w Twoim systemie. Na rynku dostępnych jest wiele programów, które mogą złamać hasło administratora, ale jednocześnie istnieje potrzeba ochrony danych przed takimi zagrożeniami. Tak więc, bezpieczniejszą drogą jest reinstalacja.

Miejmy nadzieję, że ta lista 10 typowych problemów z QuickBookami pomoże Ci w korzystaniu z oprogramowania.

Jeśli masz jakieś inne problemy z QuickBookami, o których tutaj nie wspomnieliśmy, zostaw komentarz poniżej, a my postaramy się pomóc Ci je rozwiązać.