12 wskazówek dotyczących opanowania listy rzeczy do zrobienia

przez Jeffa Davidsona, Breathing Space Institute

Niektóre osoby są bardziej skuteczne od innych w utrzymywaniu listy rzeczy do zrobienia i wykonywaniu pozycji na liście. Oto kilka dawek i nie wyciągnął z moich obserwacji na temat tego, co czyni udaną karierę zawodową.

Worth Doing in Maintaining a To-Doing List

1. Myśl przed siebie: Narysuj swoją listę na koniec dnia na następny dzień, lub bardzo wcześnie rano na dzień, który się rozłoży. To daje ci najlepszą okazję, wolną od przerw, do spisania tych rzeczy, które są aktualne i ważne.

2. Trzymaj się planu: Tak bardzo jak to możliwe, powstrzymaj się od dodawania pozycji do listy rzeczy do zrobienia, które mają być obsługiwane w tym samym dniu. Czasami jest to nieuniknione, ale tak często, jak tylko możesz, trzymaj się rzeczy, które najpierw wyznaczyłeś na noc przed lub wcześnie rano.

3. Skreśl to: W każdym razie, gdy skończysz zadanie, z radością skreśl je z listy. Zmniejszenie liczby elementów pozostających na liście jest pozytywnym wzmocnieniem, które pomoże Ci w produktywnym kontynuowaniu pracy.

4. Potwierdzić inne uzupełnienia: Jeśli zdarzy Ci się osiągnąć coś w ciągu dnia, czego nie było na Twojej liście rzeczy do zrobienia, ale co było ważne, napisz to na liście rzeczy do zrobienia, a następnie natychmiast skreśl to. Może to zabrzmieć jak dodatkowa praca lub bezsensowny gest, ale niezliczone osoby powiedziały mi, że korzystają psychologicznie z uznania wykonanych zadań, które być może nie pojawiły się na liście, ale musiały zostać wykonane.

5. Oceń ponownie: Raz lub dwa razy w ciągu dnia, może od połowy do późnego popołudnia, ponownie ocenić, co jest na twojej liście. Czy to wszystko jest jeszcze odpowiednie? Czy z niektórymi rzeczami lepiej radzić sobie o innej porze, ponieważ nie zasługują one od razu na Twoją uwagę?

6. Przyjrzyj się bliżej: Nieustannie monitoruj, czy pozycje na twojej liście muszą być w ogóle zrobione. Czasami sytuacje same o siebie dbają. Czasami ktoś inny w twoim biurze kończy część projektu, który może zminimalizować to, co musisz zrobić po twojej stronie. Czasami możesz powierzyć zadanie odpowiedniej osobie. A czasem można zautomatyzować zadania, które wcześniej wymagały ręcznej i indywidualnej uwagi. Kluczem jest ciągła ocena, czy dane zadanie w ogóle musi być wykonane, czy musi być wykonane przez Ciebie i czy musi być wykonane dzisiaj.

7. Dokonać uszlachetnień: Gdy dzień dobiegnie końca, udoskonalić i udoskonalić swoją listę. Co jeszcze pozostało do zrobienia następnego dnia? Co musi zostać dodane do listy i zasługuje na uwagę na jutro? Innymi słowy, teraz jest w porządku, aby zgrać się na nowe zadania, których nie umieściłeś na dzisiejszej liście.

8. Sprzątanie: Posprzątać listę. Uporządkuj przedmioty w takiej kolejności, w jakiej chcesz się z nimi uporać, zrób wszystko zwięźle, a jutro znów będziesz na swojej drodze do normalnej wydajności.

Rzeczy, których należy unikać podczas konstruowania i wykonywania listy rzeczy do zrobienia

9. Procrastinating on the Big Stuff: Jedną z największych pułapek, w które ludzie wpadają, gdy zaczynają wykonywać przedmioty z listy rzeczy do zrobienia, jest odkładanie przedmiotu lub przedmiotów, o których wiedzą, że są najważniejsze. Mają go na liście nie bez powodu i wiedzą, że muszą od razu zająć się tym zadaniem, ale ta zwlekająca bestia wznosi swoją brzydką głowę i przeszkadza w realizacji zadania. Załóż na początku dnia, że podejmiesz odpowiednie działania, aby wykonać zadanie(a), które uważasz za ważne i zasługujące na uwagę.

10. Bojąc się Rethink’a: Banie się okresowo przewartościowywać swoją listę również zajmuje wysokie miejsce w grupie zachowań, których należy unikać. Chociaż podkreślałem, jak ważne jest, aby nie kupować innych rzeczy w ciągu dnia, gdy lista jest już wyrównana, czasami sytuacje zasługują na zasadniczą zmianę w sposobie spędzania czasu w ciągu najbliższych kilku godzin. Czasami zadanie jest tak zniewalające, że nie masz wyboru, a więc, lista rzeczy do zrobienia czy nie, zagłębiasz się w nią na długo.

11. Odmowa zmiany biegów (Shift Gears): Ze strategicznego punktu widzenia, gdy w twoim otoczeniu zewnętrznym zachodzi znacząca zmiana – np. gdy potencjalny klient staje się klientem, twój szef wydaje edykt, coś, co uważałeś za całkowicie zrobione, wraca na kolana i tak dalej – wtedy zmiana biegów jest stosunkowo łatwa. Trudniej jest rozpoznać, kiedy zmienić bieg, tylko dlatego, że ma to sens, a nie tylko w sytuacji awaryjnej. Nie bój się zmieniać biegów, kiedy trzeba, niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

12. Ignorując swój poziom energii: Podczas wykonywania przedmiotów z listy rzeczy do zrobienia, ważne jest również, aby złożyć hołd własnemu poziomowi energii. Byłoby wspaniale najpierw zająć się najważniejszą rzeczą, drugą – najważniejszą rzeczą, drugą – i tak dalej. Czasami jednak twoja energia fizyczna lub psychiczna nie jest wszystkim, czego potrzebujesz, gdy zbliżasz się do następnego punktu na liście. W tym momencie zajmijcie się wszystkim, co możecie. Wykonanie małego zadania w tym momencie może zapewnić mentalne zwycięstwo, które poprowadzi was do trudniejszego lub bardziej zaangażowanego zadania.

O autorze:

Jeff Davidson jest «The Work-Life Balance Expert®», autorytetem w dziedzinie zarządzania czasem i profesjonalnym mówcą, który od 1985 roku przeprowadził ponad 800 prezentacji dla takich klientów jak Kaiser Permanente, IBM, American Express, Lufthansa, Swissotel, America Online, Re/Max, USAA, Worthington Steel i Bank Światowy. Davidson jest dyrektorem wykonawczym Breathing Space Institute; oraz autorem 59 książek, w tym:

  • Simpler Living (Skyhorse Publishing)
  • 60 drugi innowator (Adams Media)
  • Przestrzeń oddechowa (MasterMedia)
  • C uzupełnić Przewodnik Idioty po zarządzaniu czasem (Alfa/Pingwin)

Davidson był cytowany w Washington Post , Los Angeles Times , Christian Science Monitor , The New York Times , oraz USA Today, i został cytowany przez Sharing Ideas public speaking magazine jako «Consummate Speaker». » Davidson uważa, że profesjonaliści zajmujący się karierą we wszystkich branżach są dziś odpowiedzialni za osiągnięcie własnego poczucia równowagi między pracą a życiem prywatnym i wspiera to dążenie poprzez swoje strony internetowe www.BreathingSpace.com i www.Work-LifeBalance.net oraz poprzez 24 aplikacje na iPhone’a pod adresem www.itunes.com/apps/BreathingSpaceInstitute.