13 Rzeczy, których audytor będzie potrzebował do przeprowadzenia wstępnego audytu

Często przeprowadzamy wstępne audyty firm przygotowujących się do wejścia na rynek publiczny. Wiele z nich ma ograniczoną historię działania i nigdy nie przechodziło przez audyt. Państwa audytorzy będą potrzebowali wielu informacji, aby zakończyć audyt i mogę powiedzieć, że doceniamy to, gdy nasi klienci mają wszystko razem.

Co powinieneś był przygotować? Oto lista, którą dajemy naszym nowym klientom:

1 – Księga główna

Większość nowych firm korzysta z QuickBooksów. Możesz łatwo wyeksportować swoją księgę główną do programu Excel lub wysłać kopię zapasową QuickBooks do audytora. Księga główna pozwoli audytorowi jasno określić ilość czynności, które musi wykonać.

2 – Waga próbna

Audytorzy uwielbiają twój bilans prób. Wszystkie liczby w Twoim sprawozdaniu finansowym pochodzą z bilansu i są kluczowym dokumentem dla Twojego audytora. Również ten dokument pochodzi z QuickBooks lub Twojego oprogramowania księgowego. Zdecydowanie wolimy otrzymywać go w programie Excel, ponieważ możemy skopiować go bezpośrednio do części zestawienia obrotów i sald naszego elektronicznego programu komputerowego. Oh – włącz również funkcję numeru konta.

3 – Kopie pożyczek, leasingów i istotnych umów

Standardy rachunkowości wymagają ujawniania informacji o wszystkich pożyczkach, leasingu i w niektórych przypadkach istotnych umowach. Biegły rewident potrzebuje kopii, aby upewnić się, że ujawnione informacje są kompletne i dokładne. Na przykład, standardy wymagają ujawnienia w poszczególnych latach minimalnych wymaganych opłat leasingowych na następne pięć lat oraz minimalnych oczekiwanych opłat podnajmu, jeśli takie istnieją. Należy również ujawnić koszty leasingu dla wszystkich prezentowanych lat, a leasing jest kluczowym elementem do testowania tej kwoty.

Istotne umowy mogą obejmować między innymi długoterminowe umowy z dostawcami lub klientami, umowy o pracę kadry kierowniczej oraz umowy kupna-sprzedaży.

4 – Wyciągi z pożyczek

Prawie każda firma wchodząca na giełdę ma jakiś dług. Audytorzy są zobowiązani do potwierdzenia wszystkich długów u wierzycieli. Przekazanie audytorowi aktualnego zestawienia wierzytelności ułatwi proces potwierdzenia, ponieważ będzie on posiadał aktualne informacje i, co być może najważniejsze, aktualny adres korespondencyjny.

5 – Zestawienie wszystkich nowych zakupów środków trwałych z fakturami

Jest to podane w każdym audycie. Jeśli w latach poprzedzających początkowe okresy objęte audytem dokonali Państwo znacznych zakupów środków trwałych, powinni Państwo również szukać tych faktur.

6 – Harmonogram amortyzacji

Jeśli nigdy nie miałeś/aś sprawozdania finansowego sporządzonego zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (“GAAP”), ale składałeś/aś zeznania podatkowe, Twoje harmonogramy amortyzacji są najprawdopodobniej oparte wyłącznie na podstawie podatkowej. Wiele metod podatkowych jest akceptowanych w ramach GAAP – 7 lat i 200% podwójny spadek salda jest powszechną metodą podatkową dla sprzętu i często jest rozsądna dla GAAP. Jednakże, nie wolno Ci brać pod uwagę sekcji 179 amortyzacji premiowej i innych obniżek podstawy opodatkowania, które czasami są dozwolone zgodnie z zasadami podatkowymi w deklaracji GAAP. Jeśli Twoje harmonogramy amortyzacji znajdują się w dobrym programie komputerowym dla środków trwałych, to zazwyczaj dość łatwo jest obliczyć amortyzację zgodnie z GAAP.

7 – Protokoły Zarządu za wszystkie badane lata i do dnia bieżącego

Audytorzy są zobowiązani do zapoznania się z protokołami wszystkich posiedzeń zarządu, ponieważ często zawierają one informacje związane ze sprawozdaniem finansowym. Po zakończeniu badania sprawozdania finansowego, które Państwo dostarczyli, będą Państwo również zobowiązani do załączenia oświadczenia do swojego oświadczenia skierowanego do biegłego rewidenta, a więc do zapoznania się z wszystkimi protokołami.

8 – Raporty płacowe, jeśli istnieją

Nie wszystkie nowe firmy mają listy płac – niektóre nie mają nawet pracowników. Ale jeśli to zrobisz, audytorzy będą chcieli je zobaczyć w celu sprawdzenia wydatków na płace. Pomoże to również audytorom w sprawdzeniu wszelkich niezarejestrowanych zobowiązań podatkowych związanych z płacami.

9 – Umowy subskrypcji i opcji na akcje

Wiele nowych przedsiębiorstw zawarło umowy o emisji akcji dla kluczowych inwestorów, dotychczasowych akcjonariuszy i pracowników. Wiele z nich posiada umowy dotyczące opcji we wszystkich miejscach. Biegły rewident będzie musiał zbadać te dokumenty w celu sprawdzenia kompletności ujawnionych informacji oraz ustalenia kosztów opcji na akcje.

10 – Nazwiska i informacje kontaktowe wszystkich używanych pełnomocników i środków do przenoszenia zapasów

Twój audytor poprosi Cię o wysłanie listów do Twoich prawników z prośbą o opis świadczonych usług i zagadnień, które reprezentują dla Ciebie. Ujawnienie informacji jest wymagane (i zasady się zmieniają) w sprawie ujawnienia nieprzewidzianych okoliczności związanych z czynnościami prawnymi i ten list jest kluczowym dowodem dla Twojego audytora. Biegły rewident jest również zobowiązany do uzyskania informacji od Państwa agenta ds. transferu papierów wartościowych.

11 – Kopie umów o połączeniu (zakończonych lub będących w trakcie realizacji)

Często widzimy, że przedsiębiorstwa przechodzą proces fuzji odwrotnej, a może zakończyły fuzję, w wyniku której rozpoczęły działalność. Tak czy inaczej, porozumienia te mają duży wpływ na rachunkowość i prezentację sprawozdania finansowego.

12 – Akt założycielski i regulamin wewnętrzny

Wszystkie korporacje (prywatne lub publiczne) muszą ujawnić liczbę akcji autoryzowanych, wyemitowanych i pozostających w obrocie. Część tych informacji pochodzi z Państwa statutu. Regulamin może zawierać informacje na ich temat, które również muszą być ujawnione.

13 – Wykaz wszystkich rachunków bankowych, w tym nazwa banku, numer rachunku i osoby upoważnione

Biegły rewident musi potwierdzić stan konta bankowego na dzień bilansowy. Na szczęście wiele banków uczestniczy obecnie w serwisie internetowym, który upraszcza ten proces.

Wiesz co?

To jest wpis na blogu członka społeczności AccountingWEB. Aby podzielić się własnymi spostrzeżeniami i opiniami na temat zawodu, odwiedź stronę bloga społecznościowego AccountingWEB.