3 Kluczowe pytania, które należy zadać w sprawie zwolnień z podatku od sprzedaży

Jeden z Twoich małych klientów biznesowych, właściciel sklepu sprzedaży i serwisu sprzętu trawnikowego, dzwoni do Ciebie w piątkowe popołudnie bez tchu. Właśnie zakończył swoją największą pojedynczą sprzedaż przez całe lato: osiem traktorów do pielęgnacji trawników, osiem kosiarek pchanych, cztery podkaszarki, trzy krawędziarki i dwie przyczepy użytkowe – to miły sposób na zakończenie tygodnia.

Ceny są ustalone, a olej premiksowy, zapasowe ostrza i umowy serwisowe zostały sprzedane. Klient detaliczny jest gotowy do podpisania czeku, ale w ostatniej sekundzie przedstawia jeden końcowy odcinek papieru: formularz zwolnienia z podatku od sprzedaży. Państwa klient chce wiedzieć (nawiasem mówiąc, już teraz), czy powinien zaakceptować ten dokument i zwolnić sprzedaż, czy też ryzykować jej utratę, żądając, aby klient płacił podatek od sprzedaży, tak jak wszyscy inni jego klienci?

Formularz zwolnienia z podatku od sprzedaży – lub, w niektórych przypadkach, certyfikat odsprzedawcy – jest dokumentem, który nabywca przedstawia sprzedawcy jako dowód, że jest on zwolniony z podatku od sprzedaży. Jak to często bywa w przypadku wielopaństwowej zgodności z przepisami podatkowymi, terminy używane do opisania tego typu dokumentów są różne, podobnie jak zwolnienia, które mogą służyć jako dowód.

Najczęstszym rodzajem zwolnienia z podatku od sprzedaży jest dla odsprzedawców lub nabywców, którzy zamierzają sprzedać nabyte przez siebie przedmioty innym nabywcom. Inne powszechne zwolnienia dotyczą rolnictwa, badań i rozwoju, produkcji i innych preferowanych rodzajów przemysłu we wszystkich stanach.

Wracając do klienta przez telefon … w wielu jurysdykcjach podatku od sprzedaży, podatki należne od tej transakcji mogą być mniej więcej równe całemu zyskowi netto z transakcji. Podsumowanie: To jest prawdziwe pieniądze dla obu stron.

Sytuacja ta może pojawić się w prawie każdym środowisku handlu detalicznego i chociaż nie jest to kwestia złożona, przedstawienie przez nabywcę pewnego dowodu na wyłączenie powinno wywołać następujące trzy podstawowe pytania dla sprzedawców:

1. Czy certyfikat lub formularz zwolnienia przedstawiony przez klienta detalicznego jest autentyczny? Państwa różnią się między sobą pod względem rodzajów wyłączeń, które zapewniają oraz formularzy, które pozwalają na ich przyjęcie przez sprzedawców. Niektóre państwa dostarczają tylko jeden lub dwa formularze zwolnienia obejmujące wszystkie rodzaje zwolnienia, podczas gdy inne nawet zezwalają sprzedawcom na akceptowanie formularzy zwolnienia Multistate Tax Commission lub być może formularzy z innych państw. Z drugiej strony, wiele stanów oferuje wiele rodzajów formularzy zwolnienia, z których każdy jest przeznaczony dla konkretnych zwolnień, a niektóre państwa akceptują tylko własne certyfikaty lub formularze.

W każdej jurysdykcji, w każdych okolicznościach, certyfikat lub formularz zwolnienia musi być najbardziej aktualną wersją, wypełnioną czytelnie i całkowicie. Powinien on być podpisany przez odpowiedniego przedstawiciela nabywcy lub wskazywać ważną zgodę sprzedawcy na wyznaczenie. W coraz większej liczbie jurysdykcji, musi być aktualna; niektóre z nich mają daty wygaśnięcia.

Ponadto coraz więcej państw udostępnia sprzedawcom zasoby internetowe lub telefoniczne w celu sprawdzenia, czy wystawca certyfikatu lub formularza zwolnienia jest uprawniony do zwolnienia na podstawie własnego statusu rejestracji. W państwach, w których taka weryfikacja jest możliwa, obowiązkiem sprzedawcy jest zapewnienie, że wystawca jest do tego uprawniony. Ponadto, na ryzyko powtórzenia tego, co oczywiste, certyfikat lub formularz musi być przedstawiony w formacie, który państwo uznaje za ważny.

2. Jeśli Państwa klient stwierdzi, że certyfikat lub formularz jest autentyczny, to czy uprawnia on tego nabywcę do zwolnienia, którego się domaga? Jeśli formularz zwolnienia jest autentyczny, akceptowalny, aktualny i wypełniony w całości, klient musi ocenić, czy rzeczywiste wnioskowane zwolnienie dotyczy sprzedaży.

W powyższym przykładzie, jeśli nabywca twojego klienta jest firmą, która chce rozpocząć koszenie trawników z nowymi zabawkami, ale przedstawia certyfikat sprzedawcy, jest mało prawdopodobne, że zasady zwolnienia sprzedawcy mają zastosowanie. Jednakże, jeśli nabywca przedstawia formularz zwolnienia rolnego lub gospodarstwa rolnego, łatwiej jest zauważyć, że ta analiza może stać się bardziej złożona.

Państwa różnią się pod względem sposobu, w jaki postrzegają nadużywanie świadectw zwolnienia (zob. pytanie nr 3 poniżej), ale najlepszym podejściem jest konsekwentne zajmowanie się przez detalistów czymś więcej niż tylko przelotnym spojrzeniem na to, czy świadectwo zwolnienia ma zastosowanie do danej sprzedaży.

3. Jeśli Państwa klient stwierdzi, że certyfikat na jego twarzy jest autentyczny i uprawnia nabywcę do zwolnienia, to kto jest na haku, jeśli kiedyś audytor stwierdzi, że informacje na certyfikacie są fałszywe, niekompletne lub nie mają zastosowania do okoliczności sprzedaży? Państwa nie są jednolite w podejściu do nadużywania świadectw zwolnienia; czyż nie jest to powtarzający się temat w każdym artykule dotyczącym zgodności z prawem podatkowym dotyczącym sprzedaży?

Generalnie, są dwa obozy:

  1. Niektóre państwa stwierdzają, że sprzedawca jest na haku w oparciu o standard «sprzedawca powinien był wiedzieć lepiej».
  2. Inne państwa patrzą na nabywcę w oparciu o normę «nabywcy nie powinni kłamać».

Jednakże każdy stan będzie zwracał uwagę na oczywiste oszustwa lub jawne pominięcie zasad wyłączenia przez sprzedawców.

Wykorzystanie i niewłaściwe wykorzystanie świadectw zwolnienia znajduje się na radarze organów skarbowych. Państwa klienci detaliczni powinni podjąć kroki w celu zapewnienia, że akceptowane przez nich certyfikaty są autentyczne, czytelne, wypełnione i podpisane zgodnie z wymogami. Cel zwolnienia powinien być porównywany ze stanem faktycznym i okolicznościami danej sprzedaży, aby sprawdzić, czy istnieje zgodność. I niezależnie od oficjalnego stanowiska, jakie państwo może zająć w przypadku niewłaściwego wykorzystania certyfikatu lub formularza zwolnienia, sprzedawca powinien starannie przeanalizować, zaakceptować i zarządzać sprzedażą zwolnioną.

Niniejszy artykuł nie stanowi pełnego badania wyzwań w zakresie zgodności związanych z certyfikatami i formularzami zwolnienia. Ma on raczej na celu sprowokowanie do refleksji na temat, który często pojawia się w gorączce transakcji, jak dowiedział się powyżej nasz hipotetyczny sprzedawca kosiarki.

Co powinieneś powiedzieć klientowi? Ignorowanie potencjalnych konsekwencji związanych z niewłaściwym stosowaniem zwolnień stwarza ryzyko dla detalistów. Albo, ujmując to inaczej, jeśli ten skrawek papieru przedstawiony przez najlepszego nowego klienta jest naprawdę warty tylko skrawek papieru i nie jest ważnym dowodem na zwolnienie, ta wielka sprawa może okazać się dużą stratą, jeśli nie zostanie pobrany podatek od sprzedaży.