3 Sposoby, w jaki księgowi mogą wykorzystywać duże dane do walki z oszustwami

Oszustwo jest wszędzie. Jest praktycznie niemożliwe, aby odebrać gazetę, sprawdzić sieci wiadomości biznesowych, a nawet przewijać się przez Twittera, nie widząc dowodów oszustwa, hakowania i malwersacji. Oszustwa, począwszy od hakerstwa rządu federalnego, a skończywszy na drobnych oszustach próbujących pokryć długi hazardowe, są coraz większym i bardziej niebezpiecznym zagrożeniem zarówno dla firm, jak i branży usług finansowych.

Istnieje kilka głównych trendów, które wpływają na działalność biznesową w coraz bardziej aktywny i stopniowy sposób w czasie rzeczywistym. Mnożenie się dużych ilości danych, wzrost liczby regulacji prawnych, wyższe kary za naruszenia przepisów oraz potrzeba konsekwentnego działania korporacji notowanych na giełdzie stwarzają ciekawe wyzwanie i szansę dla menedżerów.

Sprawozdawczość zainteresowanych stron – sama w sobie będąca inicjatywą reprezentatywną dla bardziej przejrzystych operacji – stwarza dodatkową presję na obszary sprawozdawcze, zwiększając jednocześnie możliwość eksponowania mniej niż idealnych operacji i wyników. To dodatkowe narażenie może bardzo dobrze zachęcić niektóre obszary do podejmowania prób masażu lub innego rodzaju zarządzania ich wynikami.

The Fraud Triangle

Oczywiście, menedżerowie biznesu i zainteresowane strony nie chcą angażować się w nieuczciwe działania, ale rosnące zapotrzebowanie zarówno na informacje sprawozdawcze, jak i na stałą poprawę wyników stwarzają sytuację, w której klasyczny trójkąt oszustw może bardzo dobrze się sprawdzić.

Ciśnienie. Nacisk, w postaci zgłoszeń ze strony zainteresowanych stron, może być wyraźnym bodźcem do potencjalnie nieetycznego i nieuczciwego zachowania.

Okazja. Szansa pojawia się w postaci zwiększonego zapotrzebowania na informacje, a im więcej możliwości mają segmenty biznesowe, liderzy i inni profesjonaliści muszą przedstawiać wyniki w korzystny sposób, tym bardziej prawdopodobne jest, że osoby te będą kuszone do wejścia w szare obszary raportowania wyników.

Racjonalizacja. Racjonalizacja, oczywiście, jest najłatwiejszą do zidentyfikowania dziedziną, a jeśli w grę wchodzą premie, niegotówkowe rekompensaty i promocje, to wielokrotnie udowodniono, że w przeciwnym razie etyczni profesjonaliści mogą ulec pokusie, aby zacząć naginać zasady.

Trójkąt oszustw, jak również motywy leżące u podstaw oszustw i nieetycznej działalności, nie są nowe ani wyjątkowe dla współczesnego biznesu, ale istnieją pewne narzędzia i techniki, które są dostępne dla specjalistów finansowych i innych menedżerów, którzy mogą pomóc w walce z nieuczciwą działalnością. Ta ciągła walka nie jest bynajmniej tylko kwestią akademicką, a wielomiliardowe grzywny, sankcje i inne kary regulaminowe są coraz częściej spotykane w przypadku organizacji uznanych za winne oszustwa lub działalności nieetycznej.

How Big Data Can be Used to Fight Fraud

Duże dane oferują jednak intrygującą metodę, dzięki której księgowi mogą jednocześnie zwiększyć wartość, jaką wnoszą do organizacji. Potencjał dużych danych do tej pory koncentrował się przede wszystkim na potencjalnych korzyściach i możliwościach, jakie technologia lewarowania może wnieść do działalności operacyjnej, podejmowania decyzji finansowych i poprawy wskaźników raportowania. Obszary te są oczywiście kluczowe dla księgowych, ale istnieje dodatkowy kąt, który może i powinien być zbadany.

Przy większym wglądzie w wewnętrzne i zewnętrzne przepływy danych mierzone w porównaniu z rynkiem i wewnętrznie przygotowanymi oczekiwaniami, konsekwencje nie mogły być bardziej wyraźne. Głównym potencjalnym obszarem wzrostu w zakresie dostosowywania i wdrażania dużych ilości danych jest walka z nadużyciami finansowymi.

Informacja jest niezbędnym składnikiem każdego planu biznesowego, strategicznego lub inicjatywy mającej na celu zwalczanie nieefektywności, marnotrawstwa lub ewentualnych nielegalnych i nieuczciwych działań. Ponieważ księgowi w coraz większym stopniu angażują się w działania inne niż ścisłe sporządzanie sprawozdań finansowych, w tym w aktualizacje i wdrożenia informatyczne, logiczne jest stwierdzenie, że specjaliści powinni korzystać z dostępnych narzędzi. Wykrycie luk w przepływach procesów może nie tylko oszczędzić czas i pieniądze organizacji, ale również umożliwić księgowym i innym specjalistom ds. zarządzania wykrycie nieuczciwej działalności.

Księgowi – zanurzeni już w systemach informatycznych, finansowych i sprawozdawczych oraz pełniący rolę pośrednika między wyższą kadrą kierowniczą, operacjami i zewnętrznymi interesariuszami – są dobrze przygotowani do przyjęcia wiodącej roli w inicjatywach na rzecz efektywności. W ostatecznym rozrachunku księgowość i systemy informacji finansowej pełnią stosunkowo prostą rolę – przekształcania danych operacyjnych w statystykę finansową.

W kontekście tych ram oraz mając na uwadze zmieniającą się rolę specjalistów w dziedzinie księgowości, istnieje kilka konkretnych przykładów, w których księgowi mogą wykorzystywać duże ilości danych w celu zwalczania oszustw i ewentualnie nieuczciwej działalności.

  1. Analizuj rentowność klientów, nawyki zakupowe i lokalizacje wysyłki w celu określenia wzorców zakupów i płatności przy użyciu dużych narzędzi danych do analizy zmian i trendów, a także nieprawidłowości, w czasie rzeczywistym.
  2. Wykorzystanie ulepszonego gromadzenia i przetwarzania danych w obiektach operacyjnych w celu poprawy kontroli zapasów i innych aktywów. Jeśli operacje mają możliwość tworzenia i monitorowania informacji o inwentaryzacji w czasie rzeczywistym, księgowi z pewnością mogą wziąć te informacje i wykorzystać je do pomocy w inwentaryzacji, wycenie i przechowywaniu.
  3. Wykorzystanie częstszych i bardziej aktualnych wymagań w zakresie sprawozdawczości, których wymagają zarówno organizacje, jak i specjaliści finansowi. Częstsze raportowanie, a także dane i analizy pożądane przez odbiorców tych informacji, wymagają od księgowych większej biegłości w wykorzystywaniu wewnętrznie dostępnych informacji i technologii. Ponadto, co być może najważniejsze, zwiększona kontrola i raportowanie dają księgowym większe możliwości badania i analizowania danych przed ich rozpowszechnieniem wśród interesariuszy.

Krótko mówiąc, presja konkurencji i coraz bardziej zróżnicowana liczba interesariuszy zainteresowanych sprawozdawczością finansową organizacji stanowi dla wielu firm wyjątkową sytuację. Z jednej strony, szanse na nieetyczną i potencjalnie nieuczciwą działalność nadal rosną, podobnie jak związane z nimi kary, ale presja ta stwarza jednocześnie możliwości dla księgowych i finansowych profesjonalistów do tworzenia wartości dla organizacji. Dzięki wykorzystaniu narzędzi i osiągnięć technologicznych, w tym dużych ilości danych i narzędzi analitycznych, księgowi są w stanie uzyskać wgląd i zainicjować pomysły związane zarówno z wydajnością operacyjną, jak i z wykrywaniem potencjalnych działań oszukańczych.

Oszustwa i nieetyczne działania kosztują organizacje czas i utratę produktywności, a także narażają organizację na potencjalne kary i grzywny. Księgowi są w najlepszej pozycji do ochrony organizacji przed tymi potencjalnymi karami. Ponadto, co może być ważniejsze, korzystanie z postępu technologicznego i narzędzi utrzymuje księgowych na czele procesu podejmowania decyzji biznesowych i zapewnia księgowym nowe metody prezentowania wartości dodanej dla organizacji.

Dane sprawozdawcze są i nadal będą podstawową kompetencją zawodu księgowego, ale w miarę jak dane i informacje stale zyskują na znaczeniu, jakość tych danych staje się coraz ważniejsza. Myśląc nieszablonowo – i łącząc technologię, analizy ilościowe i informacje księgowe – księgowi mogą pomóc organizacjom w znalezieniu efektywności, zapobieganiu oszustwom i osiąganiu lepszych wyników.

O autorze:

Sean Stein Smith, CPA, CGMA, CMA, napisał dla różnych publikacji. Jest doktorantem na Capella University, a także adiunktem na Fairleigh Dickinson University. Pracuje dla United Water/Suez Environment jako starszy księgowy i można się z nim skontaktować pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] .

Powiązany artykuł:

Oszustwo księgowe: Częstotliwość występowania i zapobieganie