3 Strategie, które sprawią, że lato będzie pracowitym sezonem

Kiedy T.S. Eliot napisał swój słynny tekst: «Kwiecień to najokrutniejszy miesiąc», mógł myśleć o sezonie podatkowym. Przecież dla większości księgowych kwiecień jest najbardziej szalonym – ale i najbardziej lukratywnym – okresem w roku. Prawdopodobnie wtedy, gdy Twój biznes jest w najlepszym stanie – a Ty czujesz się najgorzej.

Na szczęście, są kroki, które można podjąć teraz, aby ustawić się na bardziej przyjemny sezon w przyszłym roku. Spróbuj tych trzech strategii i rok 2017 może być Twoim najmniej stresującym kwietniem.

Przeprowadzić ocenę ryzyka
.
Tak jak w przypadku wizyty u lekarza na corocznym badaniu, tak samo mądrze jest mieć coroczną sesję zasiadaną z firmą. Teraz, gdy skończył się szalony garb kwietniowy, zrób pełną ocenę stanu zdrowia swojej praktyki.

W szczególności, chcesz przyjrzeć się swojej polityce zarządzania ryzykiem i zobaczyć, jak jesteś przygotowany na kilka podstawowych zagrożeń finansowych, w tym:

1. Zobowiązania zawodowe. Jeśli Twoja firma się rozrosła, zacząłeś pracować z większymi klientami lub jeśli dodałeś nowe usługi w ciągu ostatniego roku, być może będziesz musiał ponownie przeanalizować swoją polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej, aby sprawdzić, czy Twoje limity ubezpieczenia są nadal odpowiednie. Dowiesz się o tym dopiero teraz, a nie wtedy, gdy jesteś w trakcie procesu sądowego, który nie jest objęty ubezpieczeniem.

2. Uszkodzone lub skradzione mienie. Jeśli w ciągu ostatniego roku dokonali Państwo większych zakupów lub zmodernizowali swój sprzęt biurowy, będą Państwo chcieli zwiększyć ubezpieczenie nieruchomości, aby je pokryć (lub zainwestować w ubezpieczenie nieruchomości, jeśli jeszcze go nie posiadacie). Upewnij się, że sprawdzasz u swojego agenta, czy posiadasz przedmioty o najwyższej wartości. Niektóre polisy wymagają, abyś wymienił je indywidualnie.

3. Ochrona danych. Jeśli korzystasz z Internetu, jesteś potencjalną ofiarą naruszenia danych. A ponieważ obsługujesz poufne dane finansowe swoich klientów, możesz być szczególnie lukratywnym celem dla hakerów i innych przestępców. Poświęć czas na przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa swojej firmy, aby sprawdzić, czy używasz nie tylko odpowiednich systemów szyfrujących i antywirusowych, ale także przeszkolić swoich pracowników w zakresie prawidłowej obsługi, przechowywania i transportu poufnych danych. W niektórych przypadkach sensowne może być również wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w cyberprzestrzeni, które może pokryć koszty w przypadku naruszenia.

4. Ryzyko pracodawcy. Przy zatrudnianiu należy pamiętać o tym, że trzeba kontynuować grę w zarządzanie ryzykiem. W większości stanów posiadanie pracowników oznacza, że będziesz musiał posiadać ubezpieczenie Workers’ Compensation Insurance. Gdziekolwiek jesteś, musisz się upewnić, że wszyscy zostaną odpowiednio przeszkoleni, aby zapobiec wyżej wspomnianym błędom.

Dokonaj przeglądu Polityki Zarządzania Klientami

Możesz potrzebować klientów, aby przetrwać jako firma, ale są oni również jednym z największych źródeł ryzyka. Dla księgowego, błąd w podatkach klienta może być niszczący. Ale nie chodzi tylko o to.

W zależności od tego, o co Państwo proszą, klienci, którzy chcą uzyskać poradę z zakresu planowania finansowego, mogą wypchnąć Państwa poza zakres rachunkowości. Jest to ogromne ryzyko związane z procesem sądowym – takie, które może nie być objęte Państwa ubezpieczeniem. Dzieje się tak dlatego, że polisy odpowiedzialności zawodowej zazwyczaj nie zapewniają ochrony przed zdarzeniami, które miały miejsce, gdy działałeś poza zakresem pracy, do której posiadasz licencję i jesteś przeszkolony (tj. księgowości).

Oceniając procedury zarządzania klientami, należy upewnić się, że istnieją kuloodporne zasady dotyczące następujących kwestii:

1. Zaloguj się. Miej solidny list zaręczynowy, który dokładnie opisuje, co twoje usługi będą zawierać. Err po stronie przesadnego wyjaśnienia. Nieporozumienia dotyczące zakresu pracy są jednym z największych ryzyk odpowiedzialności zawodowej dla księgowych.

2. Dostawa. Po zakończeniu pracy dla klienta, jak przekroczysz linię mety? Musisz przejrzeć swoją politykę przechowywania danych, sposób komunikowania się z klientem, że praca jest skończona i co będziesz robił z jego dokumentacją (jeśli w ogóle) teraz, gdy praca jest skończona.

3. Komunikacja z klientem. Czy zdarzyło się Panu/Pani źle komunikować z klientami podczas sezonu? Jeśli tak, to co poszło źle? Błędy w komunikacji często pojawiają się, gdy masz wiele kontaktów w jednej firmie, lub mogą się zdarzyć, gdy komunikujesz się na wielu kanałach (telefon, email, itp.). Pomyśl o chwilach, kiedy nie było Cię na tej samej stronie co Twoich klientów. Zadaj sobie pytanie, co możesz zrobić, aby uprościć i wyjaśnić swoją komunikację.

Zobacz mój poprzedni artykuł AccountingWEB, 4 Things to Do to Keep Clients and Prevent Lawsuits, aby dowiedzieć się więcej na temat ochrony Twojego ryzyka poprzez poprawę komunikacji z klientami.

Start Client Outreach Now <br>
Jednym z najprostszych sposobów na ochronę kondycji finansowej gabinetu jest rozwój, a teraz jest to idealny moment, aby skorzystać z tej okazji.

Prawie 46% małych firm nie współpracuje z księgowym. Po pracowitym sezonie podatkowym pewnie przysięgają, że nigdy więcej nie będą robić własnych podatków. Tłumaczenie: To najlepszy moment na rozpoczęcie nowej kampanii marketingowej.

Więc, jak znajdziesz tych nowych klientów?

1. Pytaj obecnych klientów o polecenia. Z twoją pracą świeżo w ich umysłach (może pamiętają pieniądze, które im zaoszczędziłeś lub zwrot, który im pomogłeś uzyskać), jest to idealny czas, aby wzmocnić swój związek z obecnymi klientami i poprosić o polecenie.

2. Rozważenie nowych możliwości marketingowych. Czy oznacza to inwestycję w reklamy marketingowe w wyszukiwarkach, wdrożenie lokalnej strategii optymalizacji wyszukiwarek, sponsorowanie małej drużyny ligowej, czy też przemawianie na małych imprezach biznesowych w Twojej okolicy, odświeżenie wizerunku to świetny sposób na dotarcie do nowych klientów.

3. Idź na spotkania, wydarzenia sieciowe i rozmowy. Weź udział w spotkaniach organizowanych przez organizacje zawodowe, aby budować relacje z właścicielami firm w Twojej okolicy, którzy mogą skierować do Ciebie pracę.

Weź udział w spotkaniach, imprezach networkingowych i rozmowach.

Podczas gdy ty możesz być kuszony kopać twój stopy w górę teraz gdy twój ruchliwie sezon kończył się, pamiętaj że nigdy no jest lepszy czas niż teraz przygotowywać dla przyszłości twój praktyki.

Artykuły pokrewne:

4 Rzeczy, które należy zrobić, aby utrzymać klientów i zapobiec procesom sądowym<br>
Jak zwiększyć liczbę skierowań do Twojej praktyki podatkowej