3 Wskazówki dotyczące usprawnienia obiegu dokumentów księgowych

Na 21. rynku chodzi o efektywność, dlatego tak ważne jest, aby dzisiejsi aspirujący księgowi zrozumieli, jak ważne jest ciągłe doskonalenie ich pracy w zakresie rachunkowości. Łatwiej jest jednak powiedzieć, że można zrobić więcej w krótszym czasie przy niższym budżecie, a wiele CPA nie wie, od czego zacząć, jeśli chodzi o optymalizację ich nawyków w pracy.

Oprzyj się na tych 3 kluczowych wskazówkach, aby usprawnić pracę z księgowością, a w mgnieniu oka zobaczysz wspaniałe rezultaty. Nie będziesz w stanie zaplanować nowej strategii z dnia na dzień, ale skrupulatne kroki podjęte z ostrożnością w nadgodzinach wkrótce pomogą Ci utrzymać się przy życiu i dobrze w dzisiejszej branży księgowej.

1. 1. przeprowadzać regularne audyty automatyki

Rozsądni księgowi, którzy opanowali proces obiegu dokumentów księgowych, zrozumieją, jak ważne jest przeprowadzanie audytów raz na jakiś czas, aby zagwarantować zgodność z najnowszymi przepisami, ale powinni również przeprowadzać regularne audyty automatyzacji, aby określić, czy można zrobić więcej w celu zdigitalizowania przestrzeni roboczej. Współczesny rynek jest definiowany przez ciągle zmieniające się innowacje, które przekształcają branżę księgową – nie ma dnia, w którym nie zostaną wprowadzone jakieś istotne zmiany. Dlatego też należy nie tylko od czasu do czasu inwestować w swoją infrastrukturę IT, ale także często przeprowadzać audyty w zakresie automatyzacji.

PwC szacuje, że ponad 2 biliony dolarów można by zaoszczędzić na globalnych kosztach siły roboczej, gdyby automatyzacja była naprawdę doskonała na współczesnym rynku. Choć jest to mało prawdopodobne dzięki błędom ludzkim, to jednak nadal bardzo rozsądne jest, aby firma ograniczyła koszty i zwiększyła swoją ogólną efektywność, polegając na najnowszych narzędziach. Należy pamiętać, że inwestowanie w nowe technologie to coś więcej niż wyłudzanie dużych pieniędzy na zakup subskrybentów YouTube lub fantazyjnych gadżetów z najnowszymi dzwonkami i gwizdkami. Potrzebny jest jednak dedykowany zespół pracowników działu IT, którzy posiadają wiedzę niezbędną do prowadzenia cyfrowych operacji firmy.

Zaprojektuj ścisły harmonogram regularnych audytów automatyki, a Twoje biuro w mgnieniu oka będzie działało bardziej płynnie. Zbudowanie zespołu IT do obsługi tych audytów i wdrożenie nowych technologii jest naturalnym kolejnym krokiem.

2. Zainwestuj w swój zespół IT tak, jak mówisz

Zespoły księgowych potrzebują dziś zespołów IT jak żaden inny punkt w historii; po prostu nie da się pozostać konkurencyjnym, jeśli jesteś w tyle za najnowszymi innowacjami cyfrowymi. Niemniej jednak, nie można po prostu pstryknąć palcami i zmontować w ciągu jednej nocy gwiezdnego zespołu IT, ale trzeba zbudować go z biegiem czasu dzięki inwestycjom, które często mogą obciążać firmę.

Na tym rynku inwestowanie w swój zespół IT naprawdę oznacza inwestowanie w dane. Twoi guru komputerowi będą najlepiej służyli Twojej firmie, jeśli będą mieli dostęp do przekrojów danych, które mogą pomóc profesjonalistom finansowym w Twoim zespole w podejmowaniu lepszych decyzji. Dlatego też, jeśli naprawdę chcesz zoptymalizować swój przepływ pracy, musisz zastanowić się nad stworzeniem zespołu analitycznego, który zajmie się wyłącznie kwestiami informatycznymi związanymi z podejmowaniem mądrych decyzji.

Większość konkurentów będzie intensywnie digitalizować swoje działania i choć nie zawsze można mieć bezdenną dziurę w pieniądzach, którą można by rzucić na przedsięwzięcia technologiczne, zawsze należy mieć trochę gotówki w banku na przedsięwzięcia informatyczne. Dobrze zasilony zespół analityków danych może w końcu zaoszczędzić mnóstwo czasu w przyszłości, więc uważaj to raczej za inwestycję długoterminową niż za wydatek biznesowy.

3. Pomóż swoim ludzkim pracownikom zrobić więcej

Podczas gdy inwestowanie w infrastrukturę IT ma kluczowe znaczenie, ważne jest, aby nie odrywać wzroku od piłki, jeśli chodzi o kapitał ludzki. Doskonałym sposobem na usprawnienie procesów księgowych jest pomoc pracownikom w wydłużeniu czasu pracy poprzez ograniczenie ich bardziej prozaicznych obowiązków dzięki świadomym praktykom automatyzacji.

Jeśli księgowi muszą się mniej martwić o takie rzeczy jak lista płac dzięki oprogramowaniu automatyzującemu, które może obsłużyć wiele numerów chrupiących dla nich, mogą zwrócić większą uwagę na swoich klientów, czyli tam gdzie dusza Twojej firmy spoczywa. Usprawnienie przepływu pracy nie zawsze wymaga wielkich zmian w istniejących operacjach – czasami może to być tak proste, jak dać pracownikom więcej czasu na skupienie się na ich obecnych obowiązkach i wpompowanie większej ilości pieniędzy w istniejące projekty i operacje, a nie rozszerzanie ich na nowe przedsięwzięcia.

W tym momencie naprawdę nie ulega wątpliwości, że warto podejmować kosztowne inicjatywy szkoleniowe dla pracowników. Mogą one nie generować efektu z dnia na dzień, ale konsekwentne szkolenia wyposażają pracowników w umiejętności potrzebne do poprawy w miarę upływu czasu, co naturalnie optymalizuje przepływ pracy. Lepsi pracownicy po prostu marnują mniej czasu, a osiągają więcej za mniej, zwłaszcza jeśli pomogłeś im zostać liderami, którzy mogą pomóc w kierowaniu innych we właściwym kierunku. Nie pozwól sobie na to, by zapomnieć o tym małym człowieczku, któremu dziś spieszy się z automatyzacją – Twoja infrastruktura IT jest bardzo ważna, ale pamiętaj o tym, by pracownicy byli na pierwszym miejscu, a w mgnieniu oka zauważysz poprawę przepływu pracy w całej firmie.