Konwersje z jednej platformy księgowej na inną są nieuniknione w naszym zawodzie i mogą być albo okazją, albo uciążliwością.
Wokół nas zachodzą gwałtowne zmiany w technologii, a księgowi albo muszą się dostosować, albo pozostać w tyle. Mogę powiedzieć, że znaczna część naszej działalności na przestrzeni lat polegała na przekształcaniu firm z rozwiązań desktopowych QuickBooks w platformę do księgowości w chmurze Xero.
Dlaczego to była duża część naszego biznesu? Odpowiedź jest prosta: Ponieważ ich poprzedni księgowy nie chciał. Chcieli trzymać się systemów, które znają, a nie systemów, z których chcą korzystać ich klienci. To jest takie proste.
Niezależnie od tego, czy Twój klient lub potencjalny klient chce przekonwertować cały swój system księgowy lub jedną z aplikacji wykorzystywanych w jego przepływie pracy na inną, im więcej jesteś w stanie ich wspierać, tym bardziej będą cenić sobie ich relacje z Tobą.
W Basis 365 Accounting każdą konwersję traktujemy jako okazję do zadziwienia naszych obecnych i nowych klientów. Nasza zdolność do zapewnienia bezbolesnego doświadczenia i skupienia się na tym, jak wspaniały będzie nowy proces lub przebieg pracy, zachęca ich do dalszego patrzenia w przyszłość.
Ponadto, wykonujemy cztery proste kroki, aby każde nawrócenie przebiegało bez zakłóceń:
- Wynająć specjalistę
Mamy pełnoetatową osobę zajmującą się prawie wszystkimi konwersjami. Posiadanie dedykowanej osoby pomaga zapewnić spójność we wszystkich projektach i pozwala Twojemu zespołowi księgowemu robić to, co robi najlepiej: dostarczać informacje finansowe na czas i dokładnie.
Najwyższym celem specjalisty ds. konwersji powinno być uczynienie tego doświadczenia jak najbardziej bezbolesnym. Oznacza to, że muszą oni posiadać duże umiejętności komunikacyjne i organizacyjne. Znalezienie kogoś, kto jest bystry technicznie, nie zawsze jest równoznaczne z wielkim specjalistą.
Jeśli nie możesz zatrudnić osoby na pełny etat, przyjrzyj się swojemu zespołowi i spróbuj znaleźć osobę, która kocha technikę, ale też załatwia sprawy. Jeśli nie masz takiej osoby, to poszukaj firmy partnerskiej, która specjalizuje się w tego typu projektach. Wcześnie wykorzystaliśmy australijskiego partnera do kilku wdrożeń, co pozwoliło nam znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla tych klientów bez konieczności posiadania dogłębnej wiedzy potrzebnej we własnym zakresie.
Ogólnie rzecz biorąc, osoba ta musi być cierpliwa i skoncentrowana na pomyślnym zakończeniu projektu. Wiele osób uzdolnionych technicznie uwielbia się trudnić, ale może mieć trudności z doprowadzeniem projektu do końca. Najgorsze jest to, że dostajesz 90 proc. sposobu, a potem walczysz o to, by ukończyć ostatnie 10 proc. Dobra wola Twojego klienta szybko przejdzie z 10 do 0, jeśli pozwolisz mu się przeciągnąć. Zakończenie na czas i pomyślnie jest krytyczne, co prowadzi do następnego punktu.
- Scope the Project
Skoncentruj się na celu końcowym: dlaczego robisz to, co robisz. Czy twój klient zamienia się w chmurę? Dlaczego? Czy konwertuje się, aby móc skalować? Dlaczego? Pomyśl o tym, jak wygląda sukces.
Dodatkowo, zidentyfikuj kluczowych graczy, ustal jasne role i wyznacz oś czasu z buy-in od klienta. Od kogo dostaniesz dane? Kto będzie je weryfikował? Jakie mogą być dla Ciebie ograniczenia, aby uzyskać to, czego potrzebujesz i upewnić się, że są one dokładne?
Napisz plan, który odpowie na te pytania, określi oczekiwania dotyczące komunikacji, nakreśli terminy dla Ciebie i Twojego klienta oraz uwzględni czas szkolenia. Nie rób założeń. Komunikacja jest krytyczna dla pozytywnych doświadczeń obu stron.
- Phase, if Needed
Są sytuacje, w których można wyobrazić sobie niesamowite, wielozadaniowe rozwiązanie księgowe dla klienta. Zanim wskoczysz do głębokiego końca, zatrzymaj się i pomyśl o swoim zespole: Czy będą w stanie to wszystko ściągnąć i zadziwić twojego klienta? Czy Twój klient będzie w stanie zrealizować swój cel? Jeśli nie, zastanów się nad fazowaniem. Wdrażaj jedną aplikację na raz, a trzy lub pięć wszystkich na raz. Takie podejście może znacząco poprawić Twoje sukcesy z firmami, które nie są gotowe na znaczące zmiany jednocześnie.
Pamiętaj, że to doświadczenie jest szansą. Wchodząc do okopów z klientem można zbudować trwałą więź. Alternatywnie, jeśli odgryziesz za dużo, możesz wyjść na drugą stronę z jednym klientem mniej niż poprzednio. Kontroluj proces tak, aby Twój projekt konwersji okazał się sukcesem, a Twój klient zachwycił się tym, co oboje osiągnęliście.
- Using the Right Tools
Jak wspomniałem wcześniej, terminowe ukończenie projektu i komunikacja są kluczowe. Aby to ułatwić, korzystamy z aplikacji do zarządzania projektami o nazwie Redbooth, w której klient jest zapraszany do pomocy, aby wszyscy mogli zobaczyć, co jest robione i co dalej. Klienci są sfrustrowani, gdy nie wiedzą, gdzie są w trakcie i dokąd zmierzają. To pomaga im wizualizować «gdzie».
Znajdź narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć sukces. Na przykład, Xero posiada usługę konwersji QuickBooks, która zapewnia nam większość drogi za darmo. Potrzebne są pewne prace przed i po konwersji, ale Xero zbudowało narzędzie, które nas wspiera. Dowiedz się, jakie narzędzia istnieją w aplikacjach, do których dokonujesz konwersji, i zanim zaczniesz. Sprawdź rynek pod kątem innych dostawców konwersji danych, którzy być może zbudowali oprogramowanie pośredniczące, które może ułatwić konwersję. Staraj się unikać eksportowania ogromnych arkuszy kalkulacyjnych, ręcznego manipulowania nimi, a następnie importowania ich.
Większość ludzi uwielbia kupować rzeczy. To ekscytujące wsiąść za kierownicę tego nowego samochodu lub uruchomić nowy smartfon.
Twoi klienci czują się tak samo, gdy decydują się na przejście na nowy system. Cieszą się na korzyści, jakie przyniesie im nowe rozwiązanie. Twoim zadaniem jest utrzymanie tych emocji przez cały czas trwania procesu konwersji. Podążanie za tymi krokami pomoże Ci dostarczyć tego doświadczenia.