4 Sposoby na poprawę zgodności z przepisami podatkowymi dotyczącymi sprzedaży dla mikroprzedsiębiorstw

Czy znasz mikroprzedsiębiorstwa jako rentowny segment biznesu i potencjalnych klientów kopalni złota z ich wyraźnymi różnicami w przychodach, zakresie geograficznym i miejscu sprzedaży produktów?

Według Banku Małych Przedsiębiorstw, mikroprzedsiębiorstwa mają jednego właściciela i do pięciu dodatkowych pracowników. Jest to z pewnością niewielka, ale w żadnym wypadku nie bez znaczenia; rzeczywisty wpływ tej grupy jest w centrum uwagi, jeśli chodzi o wpływ na gospodarkę: 92 procent wszystkich amerykańskich przedsiębiorstw jest uważanych za mikroprzedsiębiorstwa!

Krajowe Stowarzyszenie Małych Przedsiębiorstw (NSBA) informuje, że przestrzeganie przepisów podatkowych jest jednym z najważniejszych problemów, z jakimi borykają się małe przedsiębiorstwa; w rzeczywistości jedno na trzy małe przedsiębiorstwa informuje, że każdego roku poświęcają ponad 80 godzin na przestrzeganie przepisów podatkowych dotyczących sprzedaży.

Oczywiście, małe przedsiębiorstwa są kuzynami mikroprzedsiębiorstw w kraju, ale ich wielkość nie zmniejsza obciążeń związanych z przestrzeganiem przepisów. Właściciele mikroprzedsiębiorstw są często naciskani na czas i zasoby, ponieważ chcą się skupić na rozwoju swoich firm, a nie na sprawach związanych z zapleczem biurowym.

W rzeczywistości mikroprzedsiębiorstwa mają większe ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów niż małe przedsiębiorstwa, ponieważ zazwyczaj mają większą część sprzedaży z Internetu i nie dysponują budżetem na oprogramowanie wspomagające zarządzanie sprzedażą, CRM lub nawet wysyłką.

Oto jak ocenić i poprawić zgodność z przepisami podatkowymi w zakresie sprzedaży Państwa obecnych lub potencjalnych klientów mikroprzedsiębiorstw:

1. Zrozumieć wymogi “państwo po państwie”

1.

Zacznij od zdefiniowania wymagań nexusu stawianych przez państwa, z którymi Twoi klienci obecnie prowadzą interesy i określ, jaki jest ich aktualny proces ustalania i naliczania podatku od sprzedaży. Czy są jakieś luki?

Następnie należy ocenić wymagania nexusu dla stanów, z którymi Państwa klient może zacząć robić interesy, określone na podstawie ich działań reklamowych lub marketingowych oraz lokalizacji przeglądarek stron internetowych (dostępnych za pośrednictwem Google Analytics). Nawet jeśli Twoi klienci obecnie spełniają te wymagania, mogą nie posiadać systemu zapewniającego zgodność z dodatkowymi obszarami.

Należy zwrócić szczególną uwagę na próg nexusu dla każdej jurysdykcji podatkowej. Ważne jest, aby nie składać wniosku o lokalną licencję podatkową zbyt wcześnie, ponieważ może to spowodować stratę czasu na złożenie $0 deklaracji później.

Pomóż swojemu klientowi zrozumieć, jaka może być definicja “materialnej kwoty” sprzedaży w każdym stanie, co daje podstawę do ubiegania się o stanową i lokalną licencję podatkową. Miej na uwadze ambicje klienta do ekspansji biznesowej lub działań marketingowych, złożenie wniosku o licencję zbyt późno zwiększy ryzyko zaległych podatków i kar.

Księgowi powinni również pomagać swoim klientom mikrofirmowym w zrozumieniu, co może wyzwolić nexus w danym stanie. W miarę jak mikroprzedsiębiorstwo rozwija się lub rozszerza swoją działalność, powinno być świadome konsekwencji podatkowych związanych ze sprzedażą – podobnie jak Ty, ponieważ będziesz czuwać nad ich przestrzeganiem. Magazyny (w tym Amazon’s), partnerzy biznesowi (w tym click-through affiliates lub online-referrers), pracownicy zdalni, inwentaryzacja lub drop wysyłki od zewnętrznego dostawcy w innym stanie może wyzwolić nexus.

2. Skutki podatkowe sprzedaży w odniesieniu do sposobu i rodzaju sprzedaży towarów

Ważne jest, aby sporządzić bilans towarów i/lub usług, które sprzedają Twoi klienci z mikrofirm i jak je sprzedają. Byłbyś zaskoczony niektórymi wyróżnieniami podatkowymi w księgach sprzedaży. W niektórych stanach, na przykład, wymogi dotyczące podatku od sprzedaży różnią się w zależności od tego, czy jedzenie jest podawane w torbie na wynos czy na talerzu.

Pobór podatku od sprzedaży może się również różnić, jeśli buty są uważane za “ubrania codziennego użytku” lub buty fantazyjne. Pomóż swoim klientom zrozumieć, jak oficjalne definicje odpowiednich towarów i usług mogą wpływać na ich obowiązki w zakresie podatku od sprzedaży. Odpowiednie środki mogą zostać podjęte w celu zminimalizowania wymogów w zakresie podatku od sprzedaży, takich jak sprzedaż sześciu lub więcej pączków na raz, a nie mniej.

3. Kontrola zgodności

Właściciele mikroprzedsiębiorstw zazwyczaj mają gorączkowe harmonogramy, przeciążenie obowiązków i małych pracowników. Według tego samego badania NSBA, 65 procent właścicieli firm mikro i małych przedsiębiorstw twierdzi, że przestrzeganie przepisów podatkowych w zakresie sprzedaży ma znaczący wpływ na codzienne funkcjonowanie ich firmy.

Biorąc pod uwagę ograniczone zasoby i znane obciążenia związane z przestrzeganiem przepisów, księgowi powinni zaproponować kilka kontroli zgodności w ciągu roku. Zapobiegnie to eskalacji lub niezauważeniu jakichkolwiek problemów przez zbyt długi czas.

Sprawdzanie zgodności pozwoli również księgowym na zaproponowanie odpowiedniego podejścia lub zmiany procedury biznesowej w celu uwzględnienia zmieniających się potrzeb w zakresie podatku od sprzedaży, takich jak zatrudnienie dodatkowego personelu, zakup niezbędnego oprogramowania lub negocjowanie korzystniejszych stawek ze sprzedawcami lub nadawcami w miarę wzrostu wolumenu sprzedaży. Wreszcie, kontrole zgodności będą okazją do przeglądu wszelkich ostatnich zmian w wymaganiach podatkowych dla obszarów, w których Twoi klienci prowadzą działalność.

4. Ocenić opcje automatyzacji

Najskuteczniejszym sposobem na zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi klientów z sektora mikrofirm jest wykorzystanie oprogramowania z chmurowymi, zautomatyzowanymi funkcjami do automatycznego naliczania właściwego podatku od sprzedaży w oparciu o zakupione towary i miejsce wysyłki klienta. Dzięki ponad 11 000 jurysdykcji podatkowych w Stanach Zjednoczonych, ręczne śledzenie lokalizacji sprzedaży Twoich klientów może sprawiać więcej problemów niż jest to warte.

Nagły wzrost sprzedaży może oznaczać kosztowną karę za nieprzestrzeganie przepisów. Automatyzacja poboru podatku od sprzedaży i przekazów pieniężnych zmniejsza liczbę błędów ludzkich i braków w poborze podatku od sprzedaży, problemów, które często dręczą mikroprzedsiębiorstwa.

Określ swoje opcje

Wielu księgowych może odrzucić mikroprzedsiębiorstwa jako opłacalne i stałe źródło dochodów, ale należy pamiętać, że właściciele mikroprzedsiębiorstw są nadal właścicielami firm, którzy potrzebują twojej pomocy i wskazówek, aby nie tylko zachować zgodność z przepisami, ale także odnieść sukces w sprawach księgowych i podatkowych.

Jeśli nie masz jeszcze klientów mikro biznesu, może wyznaczyć sobie cel na Nowy Rok i znaleźć sposób na dotarcie do nich. Pamiętaj, że oni potrzebują Cię tak samo, jak Ty ich potrzebujesz!