4 Strategie na rzecz uspokojenia klientów w tym sezonie podatkowym

Chociaż w tegorocznym sezonie jest jeden dodatkowy dzień, to prawdopodobnie nie powstrzyma to tych napiętych klientów, którzy martwią się o wszystko, począwszy od dotrzymania terminów składania wniosków, a skończywszy na niespokojnym oczekiwaniu na otrzymanie zwrotu.

Chociaż niekoniecznie możesz kontrolować, jak czują się twoi klienci, istnieje kilka taktyk, które możesz zastosować, aby utrzymać klientów na poziomie podczas tego okresu, który jest napędzany deadlinem. Użyj tych czterech strategii, aby zachować spokój swoich klientów i siebie samego w tym sezonie podatkowym:

1. Stosować technologię Cloud Technology do utrzymywania porządku

Nastroje mogą być zaskakująco zaraźliwe. Jeśli jesteś chłodny, spokojny i zebrany, to są szanse, że twoje usposobienie będzie odzwierciedlone przez klientów. Korzystanie z technologii chmury opartej na współpracy, aby pozostać zorganizowanym, może pomóc złagodzić obawy klientów o to, gdzie są ich finanse.

Możesz wykorzystać narzędzia do przechowywania i gromadzenia dokumentów w chmurze, aby zachować porządek i przyspieszyć przepływ pracy. Może to być znacznie bezpieczniejsze niż tradycyjne metody składania dokumentów.

Dropbox i Google Drive są doskonałe do przechowywania i szybkiego udostępniania plików swoim klientom i pracownikom. Wszyscy mamy klientów pokazać się z różnych statków pełnych rachunków i innych dokumentów finansowych.

Od szeroko stosowanego pudełka na buty do niestety prawdziwej historii klienta przychodzącego do biura swojego księgowego z kuwetą z paragonami – można zminimalizować tego typu przypadki poprzez włączenie ich do narzędzi mobilnych takich jak Hubdoc. Użytkownik pstryka zdjęcie niezbędnych dokumentów, a dane są zbierane automatycznie, importowane do ich platformy księgowej w chmurze i kodowane. Masz do dyspozycji narzędzia ułatwiające rozliczanie podatku; to tylko kwestia wyboru tych, które są najlepsze dla Ciebie i Twoich klientów.

2. Dyskusja na temat opłaty z góry

2.

Przed podjęciem pracy, porozmawiaj ze swoimi klientami o tym, jak mogą zapłacić za Twoje usługi, w przybliżeniu, ile mogą się spodziewać i w jakim terminie. Pomagając im dowiedzieć się, czego mogą się spodziewać, nie będą zaskoczeni rachunkiem na koniec zaangażowania.

Po zakończeniu sezonu podatkowego ważne jest, aby wycofać się z pracy i pomyśleć o wynagrodzeniu sobie bardzo potrzebnego urlopu. Ostatnią rzeczą, którą chcesz mieć na głowie, są zaległe faktury od klientów.

Zastanów się, czy nie wziąć z góry karty kredytowej do swojego pliku i pozwolić im używać go do płatności – mogą nawet lubić płacić z czasem. O wiele łatwiej jest przeprowadzić rozmowę w sprawie płatności na początku niż na końcu.

Wykorzystaj koniec sezonu podatkowego jako okazję do nawiązania stałej relacji z klientem na nadchodzący rok. Przedyskutuj z klientem plan opłat miesięcznych, który może zawierać jego roczne podatki, a także miesięczną księgowość lub przegląd jego finansów, aby mógł on pozostać na bieżąco przez cały rok, a następny sezon podatkowy mógł być łatwiejszy.

3. Czysta komunikacja przez cały czas

W sezonie podatkowym, twoi klienci chcą tylko wiedzieć. O tej porze roku trudniej jest utrzymać się na szczycie skrzynki odbiorczej, ale staraj się utrzymać te linie komunikacyjne tak otwarte, jak to tylko możliwe.

Jeśli posiadasz przepustowość, rozważ możliwość oferowania miesięcznych lub cotygodniowych odpraw poza usługami przygotowywania deklaracji podatkowych, aby mogli oni być na bieżąco informowani o tym, jak wygląda ich powrót. Spotkania osobiste nie są tutaj całkowicie konieczne – spróbuj wirtualnych konferencji za pośrednictwem Google Hangouts lub nawet zwiększ swoją dostępność w komunikatorach internetowych, takich jak Slack.

Twoja strona internetowa i profile w mediach społecznościowych mogą być doskonałym źródłem informacji dla Twoich klientów w sezonie podatkowym, jeśli poświęcisz czas na zamieszczanie treści. Informuj klientów o ważnych terminach składania i przedłużania zeznań podatkowych oraz o wszelkich nowych wymaganiach i przepisach.

Weź pod uwagę również automatyczne mailery jako opcję. Jako bonus, wypieranie tego typu treści pomoże zbudować autorytet i reputację Twojej firmy, a może nawet przyciągnąć nowych klientów.

4. Upewnij się, że wiedzą, że Ci zależy

W końcu każdy jest człowiekiem – i wzmacniając swoje zaangażowanie na rzecz klientów w czasie podatkowym, zobaczymy, że wracają oni nie tylko w następnym sezonie podatkowym, ale przez cały rok. Wyraźne komunikowanie się z nimi i uspokajanie ich obaw jest tu pomocne. Wzmocnij swoje zaangażowanie w sprawy klientów i pozostań z nimi w kontakcie w trakcie i po zakończeniu sezonu podatkowego. Oto okazja do dodania wartości i umocnienia swojego statusu zaufanego doradcy, wykraczającego poza składanie zeznań podatkowych.

Po zakończeniu pracy, poświęć czas na edukację swoich klientów na temat tego, w jaki sposób mogą oni lepiej wykorzystać ulgi podatkowe w przyszłym roku. Bądź proaktywny – pomóż im zebrać budżet, który pozwoli im przetrwać i rozwijać się w nadchodzącym roku, wraz z zapewnieniem im innych cennych porad finansowych. W czasie, gdy je masz, zobowiąż się do kwartalnych spotkań w ich kalendarzu, abyś mógł dalej rozmawiać z nimi o tym, co muszą zrobić, aby odnieść sukces nie tylko w czasie podatkowym, ale przez cały rok.

Każdy sezon podatkowy ma potencjał, aby być lepszym z każdym rokiem.Dzięki temu, że jest zorganizowany i zapewnia klientom spokój, ten sezon podatkowy może być jeszcze najlepszy.