4 Wskazówki, jak firmy mogą zlikwidować lukę technologiczną w departamencie podatkowym

W rozmowach na temat decyzji dotyczących podatku od osób prawnych dominują destrukcyjne strategie manewrów podatkowych, takie jak inwersje i międzynarodowe ceny transferowe. Jednak te opcje wysokich stawek nie są jedynym skutecznym sposobem na obniżenie efektywnej stawki podatkowej Twojej organizacji. Wiele firm traci podstawowe możliwości oszczędności podatkowych z powodu braku inwestycji w nowoczesną lub nawet obecną podatkową platformę technologiczną.

Chociaż technologia odgrywa coraz większą rolę w dzisiejszym świecie podatku dochodowego od osób prawnych, to jednak nadal istnieje rozdźwięk między potrzebami departamentu podatkowego a dostępnymi narzędziami technologicznymi. Istnieje wiele przyczyn tej luki, z najbardziej rażące jest wyłączenie liderów podatkowych z procesu wyboru i wdrażania systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). To wyłączenie z inicjatyw oprogramowania w całej firmie nie tylko uniemożliwia departamentowi podatkowemu dzielenie się swoimi spostrzeżeniami, obawami i wiedzą na temat zgodności, ale także wzmacnia dysfunkcyjne procesy i zwiększa ryzyko korporacyjne.

Podatek wymaga szczególnej uwagi przy ocenie opcji technologicznych, zarówno ze względu na złożoność przepisów podatkowych (i związanych z nimi atrybutów), jak i fakt, że przepisy te zmieniają się w czasie. Solidne oprogramowanie podatkowe, które odpowiada na potrzeby działu podatkowego może ostatecznie zmniejszyć ryzyko braku zgodności, zwiększyć produktywność i zwiększyć spójność w całej organizacji, co ostatecznie może zwiększyć zyski i zmniejszyć ryzyko.

Oto cztery rzeczy, które organizacje powinny rozważyć podczas procesu wdrażania oprogramowania podatkowego.

1. Zacznij od profesjonalistów podatkowych. Zbyt często pierwsze kontakty z profesjonalistami podatkowymi z nowym systemem oprogramowania są spóźnione w procesie wdrażania. Nawet w przypadku aplikacji, które wspierają funkcję podatkową, takich jak ogólne systemy księgowe, dział podatkowy zazwyczaj nie jest zaangażowany aż do fazy wdrożenia, długo po ustaleniu wymagań. Niestety, usuwa to specjalistów, którzy faktycznie używają tych programów do wykonywania swoich funkcji pracy z procesu projektowania. Użytkownicy ci zapewniają krytyczny wgląd w potrzeby systemu podatkowego firmy.

Zaangażowanie działu podatkowego na wczesnym etapie procesu technologicznego zapobiega przykrym niespodziankom i zapewnia bardziej płynne i terminowe wdrożenie. Specjaliści podatkowi powinni wyrazić swoje potrzeby i spostrzeżenia na początku projektu. Stając się kluczowymi interesariuszami w fazach planowania, specjaliści podatkowi mogą pomóc uniknąć przepychanek z działem IT podczas realizacji projektu.

Otwarcie procesu planowania pozwoli również pracownikom podatkowym na zrozumienie i przygotowanie się do wdrożenia, co ostatecznie pomoże zmniejszyć tarcie podczas i po wdrożeniu. Jednakże, ze względu na złożoność i znaczenie oprogramowania podatkowego i księgowego, firmy powinny mieć więcej niż tylko IT buy-in do projektu platformy ERP.

2. Zatrzymaj złe procesy. Często wdrożenie systemu korporacyjnego koncentruje się wyłącznie na automatyzacji istniejących procesów, a nie na tym, czy procesy te rzeczywiście służą swojemu celowi. Takie podejście często powoduje, że systemy ERP automatyzują uszkodzone lub dysfunkcyjne procesy, co tylko pogłębia istniejące problemy. Zamiast tego, przedsiębiorstwa powinny skierować swoją uwagę na rozwiązanie problemu luki pomiędzy działem podatkowym a technologią, na której się opiera. Specjaliści podatkowi powinni dokładnie przeanalizować swoje obecne procesy pod kątem potencjalnych usprawnień technologicznych przed automatyzacją istniejących procesów.

Należy również zauważyć, że dokonywanie zmian w systemach podatkowych i księgowych po ich wprowadzeniu jest znacznie trudniejsze i bardziej kosztowne. W celu zapewnienia silnej, wrażliwej na kwestie podatkowe konfiguracji systemu, niezbędne jest zapewnienie profesjonalistom podatkowym wystarczającej ilości czasu na właściwy przegląd projektu przed jego wdrożeniem. Właściwy przegląd zapewni, że organizacja będzie w stanie zidentyfikować krytyczne potrzeby i niedociągnięcia systemu przed jego wdrożeniem, a także zaoszczędzić czas i pieniądze.

3. Należy pamiętać o zarządzaniu ryzykiem. Kierownictwo musi również postrzegać technologię nie tylko jako narzędzie, ale jako część szerszej strategii zarządzania ryzykiem. Każdy etap procesu wdrażania systemu może wiązać się z istotnym ryzykiem, jeśli nie jest prawidłowo obsługiwany. Na przykład sparaliżowana automatyczna kalkulacja lub brakujące pole aktywów mogą spowodować ogromne szkody dla wyniku finansowego i reputacji firmy, jeśli nie zostaną one poddane kontroli.

Potencjał takiego ryzyka wyjaśnia popularność i wartość zarządzanych rozwiązań. Rozwiązania te są projektowane i aktualizowane tak, aby spełniały najnowsze wymogi prawne i łagodziły niezgodności oraz związane z nimi kary. Tradycyjnie, wewnętrzne utrzymanie systemu podatkowego w firmie jest czasochłonne i zależy od niewielkiej grupy ekspertów, którzy rozumieją tę technologię. Jednak zarządzane platformy podatkowe mają tę zaletę, że są utrzymywane przez strony trzecie, a także pozwalają na dostosowanie funkcjonalności do potrzeb wewnętrznego działu podatkowego.

4. Zróbcie to wspólnym wysiłkiem. Luki technologiczne między działem podatkowym Twojej organizacji a jej oprogramowaniem ostatecznie obniżają wydajność, stwarzają ryzyko braku zgodności oraz zwiększają koszty utrzymania i wdrożenia. Często problemy te występują, ponieważ specjaliści podatkowi zostali wykluczeni z procesu i nie dano im wystarczająco dużo czasu na planowanie zakresu platformy i jej funkcji.

Aby rozwiązać te problemy, organizacje powinny spojrzeć na wdrażanie oprogramowania w ramach bieżącej strategii zarządzania ryzykiem, która może wyeliminować kosztowne błędy. Kiedy organizacje angażują dział podatkowy, mogą wdrażać oprogramowanie, które zwiększa produktywność i zmniejsza szanse na popełnienie błędu. Ostatecznie, wysiłki te mogą być równie korzystne, ale znacznie mniej kłopotliwe niż wykonywanie uciążliwych manewrów podatkowych.

O autorze:

Dean Sonderegger jest dyrektorem wykonawczym ds. zarządzania produktem dla segmentu oprogramowania Bloomberg BNA. Bloomberg BNA jest spółką zależną należącą w całości do Bloomberga, będącą wiodącym źródłem informacji prawnych, regulacyjnych i biznesowych dla specjalistów. Dean ma ponad 20-letnie doświadczenie w opracowywaniu i dostarczaniu rozwiązań w zakresie oprogramowania podatkowego i księgowego, ze szczególnym uwzględnieniem dużych klientów korporacyjnych.