5 Błędy, które popełniają małe przedsiębiorstwa przy zatrudnianiu CPA

Rachunkowość: zorganizowany sposób na śledzenie wymiany. Brzmi dość prosto, prawda? Na tyle intuicyjna, na ile mogłoby się wydawać, precyzyjna księgowość jest kluczowa dla kondycji Twojego małego biznesu. Dokładna księgowość dostarcza danych, które możesz wykorzystać do podejmowania mądrych decyzji finansowych, a jeśli Twoje dane są niedokładne, prawdopodobnie Twoje decyzje również będą niedokładne.

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz pełnoetatowego księgowego dla swojej firmy, czy też zlecasz prowadzenie księgowości firmie CPA, musisz mieć pewność, że Twoja księgowość jest we właściwych rękach.

Oto pięć typowych błędów, których małe przedsiębiorstwa muszą unikać.

1. Skupienie się na niewłaściwych kwalifikacjach. Jest dużo więcej do księgowania niż tylko chrupiące liczby. Księgowi muszą dogłębnie rozumieć Twoją firmę, ponieważ – bezpośrednio lub pośrednio – dotykają wszystkich jej różnych elementów. Od czasu do czasu księgowi muszą ściśle współpracować z Twoimi pracownikami, aby uzyskać informacje istotne dla ich dokumentacji. Zdolność księgowego do komunikowania się i współpracy z innymi może być równie istotna, jeśli nie bardziej istotna, niż informacje zawarte w jego życiorysie lub w miejscu uzyskania dyplomu.

Ponieważ istnieje wiele różnych rodzajów księgowości, musisz się również upewnić, że zatrudnisz kogoś, kto ma odpowiednie przygotowanie księgowe i cechy. Na przykład, księgowość techniczna wymaga pewnego zestawu umiejętności i osobowości, gdzie trzeba często zanurzać się w złożonych technicznych wytycznych. Czy Twój księgowy wydaje się niecierpliwy lub łatwo sfrustrowany? Jeśli tak, to może nie być wycięty do tego zadania.

2. Rozpocznij proces zatrudniania przed ustaleniem, czego potrzebujesz. Jakie są specyficzne potrzeby księgowe Twojej firmy? Czy potrzebujesz kogoś, kto będzie przetwarzał Twoje rachunki do zapłacenia i faktury sprzedaży, zajmował się podatkami i płacami, czy też tworzył budżety i sprawozdania finansowe? Zanim zrobisz cokolwiek innego, powinieneś wymyślić âshopping listâ” usług, których ty i twoja firma potrzebujecie â i czego możecie potrzebować po drodze â, a następnie znaleźć księgowego lub firmę CPA, która poradzi sobie z tym wszystkim.

Pamiętaj, że same dochody nie zawsze decydują o potrzebach księgowych Twojej firmy. Jeśli posiadasz wysokiej klasy galerię sztuki, która sprzedaje tylko kilka obrazów miesięcznie, możesz zarabiać duże pieniądze, ale to nie oznacza, że masz wolumen transakcji, które wymagałyby pomocy księgowego w pełnym wymiarze godzin. Z drugiej strony, jeśli masz warsztat samochodowy z dużą ilością zakupów i zapasów, aby nadążyć za każdym dniem, prawdopodobnie będziesz potrzebował bardziej kompleksowej i częstej obsługi.

3. Wynajęcie firmy CPA, która cię nie wykupiła. Zrozumienie jest kluczowe w naszym zawodzie, a otwarta komunikacja z Twoją firmą CPA jest krytyczna. Jeśli zatrudniasz zewnętrzną firmę CPA, musi się ona nauczyć, co robisz, zanim zacznie działać, nawet jeśli firma właśnie robi Twoje podatki, są niezliczone rzeczy, które mogą pójść źle, jeśli naprawdę nie rozumie biznesu. Upewnij się, że firma może przeprowadzić Cię przez ten proces i wyznaczyć jasne oczekiwania dla obu stron.

Powinieneś również wybrać praktykę, która jest chętna do współpracy z Tobą i docenia Twoją działalność. Zwróć uwagę na znaki ostrzegawcze, takie jak powolny czas reakcji. Jeśli firma ma zbyt wielu klientów, czy jest w stanie poświęcić Ci osobistą uwagę, której potrzebujesz, czy też zostaniesz przeoczony?

Think Big: A New Perspective on Accounting Service
.
Kluczowe kroki w kierunku stania się bardziej proaktywną, biznesową praktyką doradczą. Pobierz ten przewodnik już teraz, aby rozpocząć swoją ewolucję zawodową.

4. Wybranie usługi księgowej, która nie zajmuje się analizą finansową. Dobra usługa księgowa musi być w stanie dokonać przeglądu swojej kondycji finansowej. Najlepiej byłoby, gdybyś na co dzień otrzymywał kluczowe wskaźniki zdrowotne (np. marżę zysku brutto, zysk netto, starzejące się należności itp.), ponieważ im więcej masz istotnych informacji, tym lepiej będziesz informowany o swoich decyzjach biznesowych.

Powiedzmy, że masz sklep telefoniczny, który przynosi straty na telefonach komórkowych, ale robisz ogromne zyski na akcesoriach. Jeśli tylko przeglądasz swoje dane dotyczące sprzedaży w formie ryczałtu, nie będziesz w stanie zrozumieć, które oferty produktów są najlepsze z klientami. Ale jeśli ta informacja sprzedaży jest rozbity i dostarczane do Ciebie na podstawie linii produktów, można przyjąć inne podejście z klientami, aby zwiększyć sprzedaż i skupić swoją uwagę na zakupie akcesoriów, a nie telefonów komórkowych.

5. Rachunkowość typu “zrób to sam”. Rachunkowość to zawód specjalistyczny; jest powód, dla którego ludzie chodzą za nią do college’u. Doświadczony księgowy rozumie ten proces i może go wykonać bezbłędnie, co jest kluczowe, ponieważ błędy mogą mieć wpływ na Twoją firmę. Jeśli nie masz doświadczenia w księgowości, lepiej zostawić je profesjonalistom.

Choć nie zawsze jest to najbardziej efektowne zadanie, księgowość jest ważną częścią recepty na sukces małej firmy. Zrób sobie przysługę i zatrudnij pomoc, postępując zgodnie z najlepszymi praktykami opisanymi powyżej. Jako właściciel firmy, nie powinieneś spędzać czasu na rozwiązywaniu kwestii oprogramowania księgowego i wprowadzania danych. Zamiast tego, należy skupić się na tym, co robisz najlepiej â budowania swojej firmy.