5 Cechy charakterystyczne strategii informatycznej Solidnej Firmy Księgowej

W moim pierwszym artykule przyjrzeliśmy się trzem krytycznym powodom, dla których potrzebna jest solidna strategia informatyczna w 2018 r., ale jak można się upewnić, że strategia ta jest jak najbardziej skuteczna?

Właśnie tym zajmiemy się w tym artykule: w jaki sposób firmy księgowe mogą zbudować silną i solidną strategię IT.

Po pierwsze, czy jesteście gotowi chronić swoje dane przed dzisiejszymi wirtualnymi złodziejami? Następnie nadszedł czas na opracowanie strategii IT, która nakreśli technologie wdrażane w Twojej firmie księgowej oraz to, jak te wybory pozwolą Twojej firmie osiągnąć jej cele.

Muszę cię ostrzec, że jeśli jesteś kuszony do kształtowania swojej strategii IT wokół popularnych haseł, takich jak “zakłócenie” i “user experience”, nie rób tego. Chociaż mogą one mieć pewien wpływ na to, co wchodzi w skład Twojej strategii, same te terminy nie pomogą Ci w opracowaniu strategii IT, której potrzebujesz, aby pozostać konkurencyjnym w 2018 roku.

Zamiast tego, skup się na bardziej praktycznych pomysłach, które sprawią, że Twoje dane będą bezpieczne, a Twoja firma będzie efektywna dzięki tym pięciu niepodlegającym negocjacjom atrybutom solidnej strategii IT:

1. Niezawodny czas sprawności

Kiedy prowadzisz firmę, w której przyszłość finansowa Twojego klienta opiera się na Twoich danych, dostępność nie jest opcjonalna. Aby mieć pewność, że możesz zaspokoić potrzeby klienta przez całą dobę, Twoje rozwiązanie pamięci masowej w chmurze musi oferować imponujący czas sprawności na poziomie 99,999%.

Czy dodatkowe dziesiątki mają znaczenie? Może się wydawać, że to niewielka różnica między 99% a 99,999%, ale w rzeczywistości ta niewielka różnica przekłada się na kilka godzin przestoju w miesiącu (w rzeczywistości 7,3 godziny). Jeśli Twoja strategia IT nie jest zbudowana na technologii, która może dać taką gwarancję, musisz znaleźć bardziej konkurencyjną usługę.

2. Planowanie międzywydziałowe

2.

Jako właściciel małej firmy, możesz być przyzwyczajony do dzielenia swojej pracy na różne kategorie, takie jak marketing, finanse i IT. Chociaż takie podejście może się sprawdzać w przypadku listy rzeczy do zrobienia, jest ono zwodniczo niebezpieczne przy planowaniu strategii informatycznej firmy księgowej, ponieważ technologia funkcjonuje we wszystkich działach organizacji i może zacierać granicę między IT a resztą firmy.

Twoja strategia IT nie powinna łączyć w sobie wymagań działu IT i reszty organizacji, powinna raczej łączyć jedną strategię, która zaspokoi potrzeby każdego działu. Na początku może to prowadzić do pewnego zamieszania, ponieważ trudno jest stwierdzić, gdzie kończy się proces w danym dziale i zaczyna się szansa technologiczna, ale efektem końcowym jest strategia all inclusive o pozytywnym, uniwersalnym oddziaływaniu. Tak więc, wybrana przez Ciebie technologia będzie płynnie łączyć się i ulepszać sposób prowadzenia działalności.

3. Team Buy-In

Nie należy zakładać, że strategia IT wymaga jedynie wkładu zespołu IT. Im więcej osób, od których można uzyskać informacje zwrotne, tym lepiej. Informacje zwrotne od pracowników spoza IT w zakresie usług administracyjnych, marketingu, sprzedaży i HR mogą mieć wkład, który potwierdzi Twoje przeczucia lub ujawni nowe niuanse.

Przyjmowanie i stosowanie informacji zwrotnych przynosi również korzyści w zakresie wdrażania strategii IT. Kiedy wszyscy w Twoim zespole czują, że odegrali rolę w procesie planowania, są bardziej skłonni wkupić się w strategię i wspierać zmiany po wdrożeniu planu.

4. Gęstośćość

Dni 24-stronicowych podręczników procedur, indeksów i załączników dobiegły końca, szczególnie dla małej firmy księgowej. Twoja strategia IT może obejmować tylko kilka akapitów lub kilka stron, które podsumowują podstawowe wartości Twojej organizacji. Z wyjątkiem złożonych sytuacji w przedsiębiorstwie, które mogą wymagać więcej dokumentacji, dokument strategiczny, który jest krótki i słodki, jest bardziej prawdopodobne, że zostanie przeczytany i wchłonięty przez organizację.

5. Nauka ciągła

Kuszące jest myślenie, że po całej pracy włożonej w planowanie strategii dojdziesz do punktu, w którym będziesz mógł powiedzieć: “To jest skończone i zatwierdzone – nasza strategia IT jest skończona”. W rzeczywistości, najpotężniejsza strategia informatyczna firmy księgowej będzie stale ewoluować. Zamiast być zadaniem, które możesz wykonać i kontynuować, strategia IT będzie ewoluować w czasie.

Twoim obowiązkiem jest być na bieżąco z nowymi osiągnięciami w dziedzinie bezpieczeństwa danych i technologii ich przechowywania oraz korzystać z możliwości ciągłej nauki. Celem strategii IT jest zapewnienie, że wybór technologii wspiera rozwój firmy, a nie tylko sporządzenie listy inwestycji technologicznych.

Jeśli chcesz, aby Twoja strategia napędzała cele biznesowe, stwórz elastyczność w sposobie osiągania tych celów, zastosuj strategicznie dostępną Ci technologię i upewnij się, że zawiera ona te pięć cech.

Z dumą przedstawiamy serię Technology Strategy we współpracy z firmą AbacusNext, która podziela nasze zaangażowanie w pomoc firmom w jak najbezpieczniejszym przystosowaniu się do cyfrowego świata. AbacusNext oferuje najlepszy pakiet usług dla księgowych, w tym OfficeTools Practice Management, Results CRM i Abacus Private Cloud.