«Jesteśmy w obsłudze klienta, ale komunikacja pisemna to katastrofa», napisała kierowniczka, która potrzebuje pomocy dla swojego zespołu. Prośby o pisemną pomoc biznesową i warsztaty dla firm CPA są na najwyższym poziomie.
Co ciekawe, z próśb, które otrzymałem w ciągu ostatnich kilku miesięcy, 75 procent dotyczyło pomocy w czyichś problemach z pisaniem. Aby pomóc Ci w dążeniu do wysokiej jakości komunikacji, oto pięć najczęstszych błędów pisarskich w biznesie, a także sposób, w jaki możesz pomóc swoim kolegom zrobić lepsze wrażenie.
No. 5: Błędy ortograficzne i gramatyczne
Oto prawdziwy scenariusz, którego nie chcesz mieć: Dostałem maila od 10 najlepszych firm z załącznikiem, który zawierał wskazówki do ich biura. Odbiorcom kazano «przejść całą drogę przez rampę parkingową». Niestety, sprawdzanie pisowni nie może ci tam pomóc. To był drugi przypadek «cichego t» na to słowo, które widziałem w ciągu zaledwie dwóch tygodni.
Jak pomóc: Przypomnij kolegom, dlaczego pisanie biznesowe jest ważne: To elektroniczne oblicze Twojej firmy. Każdy popełnia literówki i błędy (nawet Ty); kluczem jest czuwanie nad powtarzającymi się problemami, które można naprawić przy pomocy delikatnej edukacji i korekcji.
Mów, gdy widzisz, że te same błędy zdarzają się raz po raz, i nie bierz tego do siebie, jeśli po kolei wskazują na Twoje problemy. Jak szpinak w zębach, lepiej być na wieść.
No. 4: Komunikat ma nieprawidłowy poziom szczegółowości
Jeden z seniorów wysłał kiedyś 200-słowny email z pytaniem «Czy ta wiadomość była przeznaczona dla innego odbiorcy?» o 2,000 procentowy wzrost słów, w większości niepotrzebny. Partnerzy rutynowo wysyłają e-maile z jednym słowem «thx», wyrażając swoje serdeczne uznanie dla dobrze wykonanej pracy.
Jak pomóc: Spraw, by dobre pisanie było priorytetem w twojej firmie. Można to zrobić poprzez korektę mandatów, ćwiczenia, zaproponowanie bycia czyimś mentorem piszącym lub założenie klubu pisarskiego w swojej firmie – nazwij to Typemasters.
No. 3: Inappropriate Tone
Niektórzy ludzie nie oddychają przed wysłaniem naładowanego emocjonalnie maila. Inne rzucają światło na sytuację, która jest bardziej poważna dla czytelnika niż dla nadawcy, lub używają języka, który jest subtelnie protekcjonalny. Ton jest trudny do przekazania i łatwo go źle zinterpretować za pomocą języka pisanego.
Jak pomóc: Przejrzyj wiadomości z autorem i przedyskutuj, jak czytelnik może je zinterpretować lub mógł je zinterpretować. Skoncentruj się na celu komunikacji i znaczeniu relacji.
No. 2: Komunikat nie ma mocy
Jest to duży obszar możliwości dla tych, którzy chcą dodać mocy swoim przekazom. Wiele razy księgowi i inni specjaliści używają wyrafinowanych terminów i przysłówków, aby wyglądać inteligentnie w e-mailu lub w bardziej formalnej komunikacji. Na przykład: «Jeśli chodzi o recenzję ostatnio ukończonych bieżących sekcji plików, wydaje się, że niektóre z naszych dyskusji i moich komentarzy recenzyjnych na temat poprzednich zobowiązań dotyczących organizacji, schludności i dokumentacji kompletności, nie miały takiego wpływu, jaki zamierzałem».
Jak pomóc: Ćwiczyć usuwanie zbędnych słów z wiadomości, aby odzyskać siły bez utraty profesjonalizmu i uprzejmości: «Nasze dyskusje i moje recenzje dotyczące organizacji, schludności i kompletności twoich akt nie przyniosły takiego efektu, jaki zamierzałem».
Nr 1: Wiadomość została napisana zamiast słownej
Tutaj upuściłbym mikrofon. Poza tym, że piszę ten kawałek, a nie mówię do ciebie. Dużo piszemy w dzisiejszych czasach, ale odbieranie telefonu lub osobiste spotkanie jest często o wiele lepszym środkiem komunikacji.
Jak pomóc: Jeśli komponowanie wiadomości trwa zbyt długo, ponieważ trudno jest wybrać odpowiednie słowa, należy dodać trochę koloru wokalu do sytuacji. Zachęcaj członków zespołu, aby mniej pisali, a więcej mówili. Jest to bardziej wydajne i skuteczne, co przekłada się na lepszą obsługę klienta.
Jeśli jesteś zainteresowany poprawą pisania w swojej firmie poza przeczytaniem tych pięciu wskazówek:
- Zapoznaj się z Top 5 Tips to Cut the Clutter out of your writing.
- Przeczytaj Grammar Girl’s Proofreading Tips.
- Praktykuj te umiejętności i nie tylko poprzez warsztaty pisania biznesowego.
Duże postępy można osiągnąć w krótkim czasie dzięki ćwiczeniu dobrych nawyków pisarskich!
O autorze:
Kristen Rampe jest CPA, która prowadzi warsztaty dotyczące strategii, kierunku i rozwoju zawodowego w zakresie komunikacji, budowania zespołu i obsługi klienta – a wszystko to w połączeniu z dowcipem i mądrością. Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, możesz znaleźć jeszcze więcej sposobów na poprawę swojej praktyki na jej blogu lub śledząc ją na Twitterze @KristenRampe.