5 Strategia doskonalenia procesów Tendencje firm gotowych do działania w przyszłości

Nie zamierzam zanudzać cię szczegółami Lean Six Sigma w tym artykule. Dlaczego? Wychodzimy poza to do LSS 2.0, a jeśli twoja firma nie wdrożyła jeszcze LSS, to zostajesz w tyle.

Oto fakt z pierwszej linii naszych konsultantów, którzy pracują w firmach CPA tydzień po tygodniu – przepaść między firmami, które są «szczupłe» a tymi, które jeszcze nie są «szczupłe», powiększa się z dnia na dzień, miesiąca i roku.

Firmy, które czuły się komfortowo ze status quo, szczerze mówiąc, będą niegrzecznie budzone, ponieważ skrzyżowanie technologii i procesu nadal zmienia grę wokół nich. Nie pozostaje mi nic innego, jak tylko pomyśleć o takich firmach jak Blockbuster i Kodak, które kiedyś czuły się komfortowo ze status quo.

Jeśli nadal czytasz, jesteś zainteresowany byciem agentem zmiany wewnątrz firmy i nie czuć się komfortowo z status quo. To dobrze – kochamy ludzi takich jak ty!

W tym artykule zamierzam zwrócić uwagę na pięć trendów poprawy procesów, które dostrzegam w najlepszych z najlepszych firm. Są to firmy, które przyjęły LSS, rozwijają się powyżej benchmarków branżowych i są w stanie nadal odnosić sukcesy w ciągu pięciu, dziesięciu, a nawet dwudziestu lat. Miejmy nadzieję, że będziesz mógł czerpać pomysły z tych trendów, aby utrzymać swoją firmę na ścieżce przygotowanej na przyszłość.

Strategy Trend #1: Proces jest głównym filarem strategicznym firmy

Dni myślenia, że «proces» to coś, nad czym pracują tylko pracownicy niskiego szczebla i pracownicy administracyjni, dobiegły końca. Dni te powinny były minąć ponad 10 lat temu, ale na pewno minęły już dziś.

W przyszłościowych firmach proces stanowi główny filar strategiczny planu strategicznego organizacji. Oznacza to, że posiada on przywództwo na poziomie partnerskim i wykupienie udziałów. Oznacza to również, że zespoły są angażowane przez cały rok w celu ciągłego doskonalenia procesów.

Nie tylko czerpanie najlepszych praktyk z konferencji i innych firm – ale tworzenie najlepszych praktyk jutra. Jeśli czujesz się komfortowo przyjmując tylko najlepsze praktyki innej firmy, to jesteś zadowolony z obecnego stanu rzeczy. Te najlepsze praktyki są prawdopodobnie już nieaktualne.

Oto doskonały przykład: Prawie każda firma CPA, z którą rozmawiamy, mówi, że jest bez papieru. Są bez papieru od 10 lat. Jeśli Twoja firma uważa, że jesteś nowoczesna, ponieważ nie masz papieru – lub, co gorsza, partnerzy uważają, że Twoje procesy są dobre, ponieważ nie masz papieru – to jest przerażające.

Na jednej ręce mogę policzyć liczbę firm, które widzę każdego roku, a które są prawdziwie bez papieru.Zdecydowana większość firm «bez papieru» po prostu tak mówi, a kiedy obserwuje się je z dnia na dzień, to są one niczym innym jak tylko bez papieru. Jeśli proces jest głównym filarem strategicznym w firmie, twoje działania są zgodne z twoimi słowami.

Strategy Trend #2: The Digital Client Experience

W ciągu ostatnich kilku lat, największą transformacją, jaką widzieliśmy w najlepszych z najlepszych firm jest to, że są one naprawdę zaangażowane w oferowanie klientom przyjazne dla klienta «cyfrowe doświadczenie klienta».Po raz kolejny, dni wymówek i myślenia «moi klienci tego nie chcą» dobiegają końca.

Nawet gdyby tak było, jeśli Twoi klienci nie chcą korzystać z technologii, to czy jest to baza klientów, z którą chcesz się rozwijać w ciągu najbliższych 10-20 lat? Nie chciałbym kupować jako nowy partner tego modelu firmy.

Widzimy, że firmy gotowe na przyszłość przyjmują technologie ułatwiające pracę swoim klientom. O wiele łatwiej jest klientom kliknąć na link i automatycznie podpisać list motywacyjny.

O wiele łatwiej jest nie przepychać się przez 50 stronicowy organizator podatkowy. Klienci uwielbiają łatwe w obsłudze programy do składania wniosków PBC. A przede wszystkim, cyfrowe kopie i podpis elektroniczny formularzy e-plików dla podatników dopełniają przykładowe doświadczenia klientów cyfrowych.

Kluczowa sprawa, o której należy pamiętać: To, że ułatwiasz klientowi robienie z tobą interesów drogą elektroniczną, nie oznacza, że przestajesz się komunikować. Twarz twarzą w twarz, wideokonferencja i dobry staromodny telefon są nadal niezbędne do budowania i rozwijania relacji z klientem. Ty tylko ułatwiasz im pracę z Tobą.

Strategy Trend #3: Openness to Automation and Growth

Technologia, automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają się i nadal będą zmieniać grę w obszarach zgodności Twojej firmy. Od automatycznych deklaracji podatkowych po automatyczne wypełnianie dokumentów roboczych na potrzeby audytu, technologia jest tutaj i zwiększa nasze możliwości w zakresie automatyzacji więcej tego, co robimy.

Może to niektórych przestraszyć, ale moim zdaniem stanowi to wielką szansę na przyszłość. Wpłynie to na przychody i marże w pracach związanych z przestrzeganiem przepisów. Więc jeśli to wszystko, na czym skupiasz się jako firma, to tak, powinieneś się martwić.

Wiodące firmy przekształcają to jednak w swoją największą szansę – wyjść poza podstawowe prace w zakresie zgodności z przepisami i zaoferować klientom więcej wydajności i usług strategicznych. To właśnie tutaj w 100 największych firmach następuje znaczny wzrost przychodów.

Strategy Trend #4: « Prostota»

«Prostota» to termin, który stworzyłem kilka miesięcy temu, aby naprawdę pomóc w podsumowaniu tego, czym LSS 2.0 staje się w naszym zawodzie. Wiele firm, zwłaszcza tych, które jeszcze nie przyjęły LSS, przez lata nadmiernie skomplikowały swoje procesy.

Poszerzyli swoje procesy. To, co wiele firm robi dziś, jeśli chodzi o liczbę kroków i czas, jest znacznie większe niż 10 do 20 lat temu. Jaki jest główny powód?

Ponieważ dodali nowe oprogramowanie i technologię, nigdy nie myśleli o prawidłowym ułożeniu i aktualizacji swoich procesów. Jeśli dodajesz kroki, to co zabierasz? Ile czasu naprawdę eliminujesz w tym procesie?

Widzimy ogromną potrzebę, aby firmy myślały «prostotą» – znajdowały proste i praktyczne sposoby na zmniejszenie złożoności, którą stworzyłeś. Nie tylko poprawi to wydajność, ale również znacznie poprawi jakość.

Strategy Trend #5: Partners Get Out of the Way (if They’re in the Way)

Wreszcie, co nie mniej ważne, firmy gotowe na przyszłość rozumieją, że stare sposoby myślenia powstrzymują wszystkich.Podczas gdy liderzy na poziomie partnerskim są mistrzami w swoich wysiłkach na rzecz poprawy, wiodące firmy pozwalają swoim wschodzącym liderom błyszczeć i napędzać zmiany procesowe i technologiczne, które zachodzą wewnątrz ich firm.

Usprawnienie procesu naprawdę wymaga globalnego spojrzenia na proces, aby go ulepszyć.

Nie pozwól, aby twoja firma była powstrzymywana przez kilku partnerów ze «starej szkoły». Choć w krótkiej perspektywie czasowej może się wydawać konieczne, to jednak jest to długoterminowe zobowiązanie wobec firmy.

Nikt nie lubi pracować w przestarzałych procesach z przestarzałą technologią. Nie pozwól, aby twoi partnerzy trzymali się status quo.

Ten oryginalny blog pojawił się w Boomer Bulletin.