5 Wskazówki dotyczące lepszych spotkań z klientami

W związku z tym, że firmy CPA coraz częściej stają się zaufanymi doradcami biznesowymi i odbywają bardziej celowe spotkania ze swoimi klientami niż kiedykolwiek wcześniej, ważne jest, aby zapewnić, że spotkania z klientami działają na optymalnym poziomie.

Ogólnie rzecz biorąc, chcesz się upewnić, że Twój zespół i Twój klient rozumieją, jaki jest cel każdego spotkania i upewnić się, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie przed i po spotkaniu. W związku z tym, oto nasza piątka najlepszych wskazówek, które pomogą Ci lepiej zorganizować spotkanie z klientem:

1. Mieć Clear Leader i Scribe

1.

Nierzadko zdarza się, że na spotkaniach z klientami bierze udział więcej niż jedna osoba z Twojego zespołu w dyskusji. Chcesz mieć pewność, że wiesz, kto będzie prowadził dyskusję, aby uniknąć niezręcznej ciszy i potknięcia się o siebie, starając się rozpocząć spotkanie w tym samym czasie. Chcesz również mieć pewność, że wiesz, kto będzie odpowiedzialny za sporządzanie notatek podczas całego spotkania, aby lider mógł skupić się na dyskusji z klientem.

2. Umowa przedterminowa i agenda

Umowy wstępne są niezbędne, aby każdy, kto weźmie udział w spotkaniu, zrozumiał jego cel i oczekiwane rezultaty. Umowa wstępna powinna nie tylko określać cel spotkania i oczekiwane rezultaty, ale także informować o wszelkich oczekiwaniach wobec członków zespołu i klienta.

W przypadku konieczności dostarczenia informacji przed spotkaniem, należy zaznaczyć to w umowie wstępnej. Powinna ona również zawierać porządek obrad spotkania, aby pomóc w kontynuacji dyskusji. Oto przykład tego, jak może wyglądać umowa wstępna:

Witaj John, Lisa i Tom,

XYZ CPA Firm cieszy się na nasze nadchodzące spotkanie, aby omówić przyszłość Państwa firmy. Podczas tej wstępnej dyskusji chcielibyśmy usłyszeć krótką historię Państwa firmy, jej dzisiejszą pozycję i przyszłe cele. Poświęcimy trochę czasu na przedstawienie siebie i ról, które będziemy odgrywać w naszych bieżących relacjach, jeśli zdecydują się Państwo na kontynuację współpracy z nami.

Na koniec tego spotkania będziemy mieli lepsze wyobrażenie o usługach, które możemy zaoferować Twojej firmie i czy będzie to dobrze pasować. Jeśli wspólnie uzgodnimy, że jest to dobre dopasowanie, nasz zespół będzie pracował nad przygotowaniem propozycji tych usług, które możemy świadczyć.

3. Bądź na czas

Musisz zaczynać i kończyć spotkania na czas.To pokazuje klientowi, że jest podekscytowany rozmową z nim i że szanuje jego czas.

Jeśli wygląda na to, że spotkanie może zacząć się kończyć, oceń swój porządek obrad i daj znać, że chcesz zająć się pewnymi sprawami, które mają wyższy priorytet. Potasuj kilka przedmiotów i upewnij się, że dotykają one przedmiotów o wyższym priorytecie; inne rzeczy mogą poczekać do następnego spotkania. Pamiętaj, że jeśli jedno spotkanie się zakończy, prawdopodobnie zrzuci wszystkie inne spotkania.

4. Zarządzajcie uważnie swoimi spotkaniami

Jak wspomniałem wcześniej, posiadanie porządku obrad przed spotkaniem jest istotną częścią prowadzenia udanego spotkania z klientem. Kolejną wskazówką w porządku obrad jest próba przydzielenia określonej ilości czasu na dany temat. Wykorzystując powyższy przykład, powiedzmy, że spotkanie ma trwać 60 minut. Oto jak może wyglądać porządek dzienny spotkania:

  • Wprowadzenia: 5 minut
  • Historia klienta/stan bieżący/przyszłość wizji: 30 minut
  • Pytania: 10 minut
  • Nasze rozwiązania: 10 minut
  • Opakowanie i następne kroki: 5 minut

Wiedz, że zawsze jest pomieszczenie, w którym można się poruszać, ale posiadanie pewnych parametrów pomaga w śledzeniu i prowadzeniu rozmowy. Uważajcie na “królicze szlaki.” To jest, gdy ktoś na spotkaniu mówi i rozmawia, powodując, że dyskusja toczy się po stycznych, które nie są istotne dla porządku obrad. W takich przypadkach potrzebny jest “parking” lub lista nowych tematów do omówienia później.

Stworzenie parkingu uspokaja osobę, która podniosła kwestię, że jej temat nie zostanie zapomniany. Jeśli pojawią się jakieś królicze szlaki, upewnij się, że korzystasz z parkingu.

5. 5. Zakończenie spotkania Clear Next Steps i Action Items

Udane spotkanie musi się zakończyć jasnymi kolejnymi krokami i punktami działania dla odpowiednich osób. Przedyskutujcie, kiedy powinno się odbyć kolejne spotkanie i ustalcie jego termin. Jeśli planujesz przedstawić klientowi propozycję, upewnij się, że omówisz jego oczekiwania co do jej otrzymania i kiedy będziesz ją wysyłał.

Jeśli potrzebujesz od nich dodatkowych informacji, zwróć się o nie ustnie. Zapisz je i ponownie wyślij krótką wiadomość e-mail z opisem tych pozycji. Twoim obowiązkiem jako dostawcy usług jest zapewnienie, że klient pozostaje na bieżąco i dostarcza wszelkich informacji, których potrzebujesz, aby zapewnić mu najlepszą możliwą obsługę.

Wniosek

Istnieje wiele innych wskazówek, które pomogą w organizacji owocnych spotkań, ale z naszego doświadczenia wynika, że jeśli zastosujesz się do tych pięciu wskazówek na każde spotkanie, zobaczysz pozytywne rezultaty i szczęśliwszych klientów, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Ten artykuł pierwotnie pojawił się na blogu Boomer Bulletin.