6 Wskazówki dotyczące najbardziej efektywnego sezonu podatkowego

Sezon podatkowy może być najlepszą porą roku w Twojej firmie lub najgorszą, a to, jak się przygotujesz, może oznaczać, że Twój biznes, zyski i reputacja pompują Cię w górę lub w dół.

W związku z tym, prowadzenie praktyki podatkowej w sposób jak najbardziej efektywny i przemyślany pomoże Ci osiągnąć sukces w sezonie i roku. Poniżej znajduje się kilka kluczowych wskazówek, aby mieć najbardziej wydajny i produktywny sezon, jaki możesz mieć:

1. Użyj potężnej technologii : Tak, potężna technologia może być kosztowna, ale jest koszt i korzyść, którą należy rozważyć przed jej wykluczeniem. Dla jednego, oprogramowanie podatkowe, które można zintegrować z oprogramowaniem księgowym, oprogramowanie amortyzacyjne, przechowywania dokumentów / paragonów, podpisu elektronicznego, oprogramowanie do planowania podatkowego, a nawet e-mail może zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu.

Oprogramowanie podatkowe, które może umożliwić poszczególnym deklaracjom dzielenie się danymi z osobistymi deklaracjami, może pomóc w identyfikacji informacji, które mogły nie trafić do akt papierowych – a nawet w zatrzymaniu czegoś, co mogłoby skutkować zmianą deklaracji podatkowych lub informacji podatkowych.

Sprzęt komputerowy, taki jak wiele ekranów lub duże monitory dzielone pozwalają na jednoczesne wyświetlanie dokumentów źródłowych, ekranów wejściowych i wynikających z nich deklaracji podatkowych. Nie musisz już tracić czasu na przerzucanie się tam i z powrotem.

2. Set Client Expectations : Niezależnie od tego, czy pracujesz z klientami biznesowymi czy osobistymi, określ oczekiwania wobec tego, czego od nich oczekujesz, zanim rozpoczniesz ich pracę. W przypadku klientów biznesowych, wyślij pakiet obsługi klienta zawierający szczegółowe informacje na temat elementów potrzebnych do przygotowania się do pracy oraz datę, w której elementy te mają być gotowe. Pozycje te mogą obejmować dostęp do systemu księgowego, ich saldo próbne, uzgodnienia bankowe, dowód inwentaryzacji, itp.

W przypadku klientów indywidualnych, poproś ich o przejrzenie informacji, które wysłali ci w zeszłym roku, najlepszym sposobem na to jest wysłanie organizatora klienta lub listy informacji i upewnienie się, że dostarczają każdej z tych rzeczy ponownie lub mają powód, dla którego tego nie zrobili. Dla wszystkich zwrotów bez względu na biznes, osoby fizyczne, nieruchomości, itp., przygotować list motywacyjny przedstawiający zrozumienie pracy do wykonania, więc zarówno klient jak i firma są na tej samej stronie.

3. Planowanie : Zaplanuj harmonogram dla swoich klientów biznesowych tak, aby zwroty były rozłożone na cały sezon, a personel był cały czas produktywny. Kiedy klienci mogą przynieść zwroty, kiedy tylko chcą, istnieje tendencja do zwlekania dla wielu, a następnie nagle pojawiają się wszystkie mniej więcej w tym samym czasie powodując szyjkę butelki. Ani personel, ani klient nie jest zadowolony.

Debata nad zaplanowaniem 1040 spotkań nadal istnieje; niektóre firmy lubią to robić, inne nie. Nawet jeśli jesteś na pierwszym miejscu, pierwsze wyjście z systemu bez klienta zaplanowane spotkania należy zaplanować czas w biurze, że jesteś gotów spotkać się z klientami w porównaniu do czasu, że praca będzie produkowana. Pozwala to na myślenie.

Jeśli twoje spotkania są rozproszone w ciągu tygodnia o różnych porach dnia, trudno jest wykorzystać twój mózg, który jest źródłem jednej rzeczy, za którą ludzie naprawdę ci płacą – twojej wiedzy, aby pozostać skoncentrowanym i skutecznym. Spotkania przerywają twój tok myślenia.

Odłóż to i odbierz» skomplikowanej pracy w celu zatrzymania się na spotkanie jest całkowicie nieefektywne. Czasami jest prawie niemożliwe, aby wrócić do skomplikowanego obszaru po przerwaniu pociągu myślowego.

Niektóre firmy będą robić spokojne godziny. Niektóre z nich pozwolą każdemu z osobna decydować o własnych blokach czasowych. Zastanów się, jak to najlepiej dla ciebie działa.

4. Trenuj swój personel : Przejrzyj swoje procesy, aby upewnić się, że zeznanie podatkowe zostanie dotknięte jak najmniej razy. Przeszkolić personel, aby przygotował całą listę pytań dla recenzenta lub partnera przed przyjazdem do nich, zamiast zatrzymywać się, aby uzyskać odpowiedź na każde pojedyncze pytanie naraz.

Personel przygotowujący powinien mieć możliwość uzyskania odpowiedzi na wszelkie proceduralne lub «jak» pytania, zanim do Ciebie przyjdzie. Oczekuj, że personel sam naprawi swoje błędy. Obydwaj ostatni pomagają przygotowującym zdobyć doświadczenie, rozwiązać problem i stać się lepszymi, bardziej efektywnymi przygotowującymi w przyszłości.

5. Rozwijaj przepływ pracy : W ramach szkolenia personelu upewnij się, że każda osoba wie, za jakie obowiązki w firmie jest odpowiedzialna, od recepcjonisty do partnera. Zaprojektuj system i obowiązki służbowe tak, aby wiedzieli, kiedy mają przenieść się z powrotem do następnego obszaru.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami w celu śledzenia przepływu pracy pomoże Ci utrzymać się na szczycie, gdy zwroty są w drzwiach, w procesie, w przeglądzie, a wreszcie w posiadaniu klienta. Możesz zidentyfikować wszelkie słabe punkty i poprawić je, zanim staną się prawdziwym problemem.

6. Zrób notatki : Aby wszyscy pracownicy, a nawet klient byli na tej samej stronie, zrób notatki z rozmów z klientami, prowadź dziennik, który przygotowujący może zobaczyć, przejrzeć i dodać do niego, jeśli są pytania po powrocie. Róbcie to zarówno przez cały rok, jak i w trakcie sezonu.

Jeśli cokolwiek specjalnego wymaga rozpoznania, należy to zaznaczyć w ramach procesu przygotowania podatkowego, aby nie zostało zapomniane i trzeba było ponownie zaplanować zwrot lub planowanie podatkowe w najbardziej napiętym okresie roku. Zrób notatki przeglądowe w pierwszym kroku procesu przygotowania podatkowego.

Ten artykuł został kupiony we współpracy z Receipt Bank jako część ich misji, aby zapewnić narzędzia i wiedzę, jak napędzać rozwój praktyki i transformacji w amerykańskiej firmie księgowej.