7 Kroki mające na celu zapewnienie stabilności w praktyce dzięki systemom pisemnym

Każda udana praktyka księgowa, którą studiowałem, zapewnia usługi księgowe w sposób przewidywalny i spójny, za każdym razem.

Jak to możliwe, pytasz?

Cóż, ich polityka i procedury dokładnie wyjaśniają, jak i kiedy sprawy są załatwiane.

A "How We do It Here"manual, also called policies and procedures, gives accounting practices an organised and professional approach to all circumstances. Standaryzuj swoje procedury tak, aby każdy wiedział, czym są i jak je wykonać.

Bez tych systemów wszystko zależy od ciebie. Wyobraźcie sobie, że gdyby coś wam się stało, nawet na krótki czas, cała praktyka zostałaby wrzucona w chaos.

Tuż przed jednym z moich programów coachingowych, podczas sezonu podatkowego kilka lat temu, jeden z członków coachingu cierpiał na atak serca. Nie było go w pracy przez sześć tygodni, nie miał żadnych systemów, które mogłyby pozwolić komuś innemu na utrzymanie jego biura w ruchu. Stracił nie tylko ogromną część klientów, ale także członków zespołu, którzy mieli dość braku stabilności. W ostatecznym rozrachunku miało to wpływ na wynik końcowy, jego dochody. Kiedy wyzdrowiał, wrócił do mojego programu coachingowego, a naszym pierwszym zadaniem było stworzenie segregatora procedur.

Systemy dokumentacji zapewniają stabilność w Twojej praktyce dla Ciebie i w usługach, które świadczysz dla klientów.

Te siedem kroków pomoże ci zaprowadzić porządek w twojej praktyce, pokazując ci jak stworzyć systemy, które są skuteczne dla twojej praktyki:

1. Zorganizuj się

Podziel sektory swojej firmy, aby zorganizować "how-to"processes. Tworzenie procedur dla każdej grupy, takich jak zarządzanie przedsiębiorstwem, finanse i księgowość, sprzedaż i marketing, operacje (obsługa klienta), zarządzanie personelem, informatyczne systemy komputerowe, bezpieczeństwo i ochrona.

W mojej praktyce mam siedem obszarów: przywództwo, marketing, zarządzanie, pieniądze, generowanie ołowiu, konwersja ołowiu i realizacja klienta. Nie ma dobrego i złego sposobu na zdefiniowanie tych kategorii, więc zrób to, co dla Ciebie najlepsze.

Stwórz na swoim komputerze folder, który nazywa się "Policies and Procedures" aby utrzymać swoje udokumentowane procesy. Ponadto, kup kilka segregatorów, które pomogą Ci zorganizować pracę i w łatwy sposób podzielić się z członkami Twojego zespołu najbardziej aktualnymi procedurami w ładnie opakowanym podręczniku.

2. Wskazać zdarzenia, które wymagają zastosowania procedury

Stwórz listę wydarzeń, które mają miejsce w Twojej praktyce, od uzyskania nowego ołowiu i otrzymania rachunku od dostawcy, po zamówienie materiałów biurowych i wyjęcie śmieci. Stwórz wstępną listę, a następnie przejrzyj ją, aby określić, które z nich wymagają procedury.

3. Rozpocząć od najważniejszych elementów

Zacznij od tych, które są dla Ciebie najważniejsze – które zarabiają Twoje pieniądze, zwalniają Twój czas, powodują obecnie słabą obsługę klienta lub powielanie wysiłków Twojego zespołu. Wiele osób uważa, że muszą wybrać grupę, jak na przykład zarządzanie firmą, a następnie stworzyć wszystkie procesy, które zmieściłyby się w tej sekcji. Z osobistego doświadczenia wynika, że korzystniej jest skupić się na procedurach, które kosztują Cię pieniądze lub marnują czas.

4. Wyznaczyć zadanie

Jeśli jesteś jedynym praktykującym bez pomocy, możesz być odpowiedzialny za wykonanie wielu z tych zadań. Ale jeżeli masz innych pracujących dla siebie, to zrzuć na nich odpowiedzialność. Kiedy przygotowujesz się do udokumentowania systemu, spotkaj się z osobą, którą uważasz za najlepszą w napisaniu tego systemu, porozmawiaj o tym, co twoim zdaniem powinien on obejmować, a następnie wyślij ją na swoją drogę.

5. Jak zrobić «Jak dozować»

Po wybraniu procedur, które chcesz udokumentować, zbierz swoje zasoby, takie jak formularze, listy kontrolne, itp. których obecnie używasz do realizacji zadań. Możesz użyć arkuszy kontaktowych klientów lub skryptów do odbierania telefonów, które mogą być rozproszone po całym domu, ale upewnij się, że masz wszystkie zasoby potrzebne do stworzenia udanej procedury.

Zapisuj krok po kroku, co robisz, i Trzymaj się tego prosto.

Należy dołączyć formularze referencyjne lub listy kontrolne, które mają zastosowanie do procedur. Pomoże to tobie i twojemu zespołowi w przyszłości w uzyskaniu referencji, skopiowaniu lub wydrukowaniu w razie potrzeby. Po wpisaniu i wypełnieniu formularza, zapisz go w odpowiednim folderze cyfrowym i wydrukuj kopię dla swojego segregatora.

6. Przekazywać i wdrażać

Rozumiem, że zmiana może być nieco niepokojąca, ale jeśli zostanie dobrze zakomunikowana, wtedy twój zespół dostrzeże korzyści.

Nie ma potrzeby czekać, aż wszystkie procedury zostaną zakończone, aby rozpocząć wdrażanie. W rzeczywistości, często łatwiej jest wdrożyć jedną na raz niż kilka zmian na raz. Należy pamiętać o wyjaśnieniu procedury i zachęcaniu do przekazywania informacji zwrotnych, które skłonią innych do dalszego poszukiwania lepszych sposobów załatwiania spraw w biurze.

7. Monitorować i modyfikować

Zawsze jest lepszy sposób na załatwienie sprawy, ale rzadko kiedy o tym myślimy lub dokonujemy zmian. Tak więc, wykorzystujmy informacje zwrotne i obserwacje, aby nadal szukać sposobów na poprawę nowszych procedur.

Brak udokumentowanych systemów jest brakującym elementem dla wielu praktyków, którzy czują się całkowicie przytłoczeni całą pracą, jaką wykonują w swojej praktyce.

Naprawianie tego uwolni cię od tych codziennych zadań i da ci więcej osobistej wolności za to, co kiedyś miałeś… życie.