9 Rzeczy, które powinni wiedzieć klienci firmy Freelancer

Czas podatkowy dla moich starych, niezależnych klientów był przerażający. Wielu z nich nie miało pojęcia, czy osiągnęli zysk, a na pewno nie mieli nic zarezerwowanego na płacenie podatków.

Obecnie pracuję na pełny etat jako niezależny pisarz, więc jestem po obu stronach tej kwestii. Zebrałem zeznania podatkowe z pudełek na buty z paragonami, połączone z odręcznymi listami przychodów i wydatków plus może jakieś wyciągi bankowe i z kart kredytowych wrzucone na dobrą miarę. To ja dostarczyłem złą wiadomość, że mają duży rachunek podatkowy.

I przez ostatnie dwa lata byłem tym, który wyrównywał płatności od klientów z moimi wydatkami biznesowymi i kosztami utrzymania. To ja obcinam te straszne czeki, żeby zapłacić podatki. Współpracuję również z wieloma niezależnymi pisarzami, którzy nie mają takiego zaplecza biznesowego, jak ja, i którzy są całkowicie zestresowani pieniędzmi i podatkami.

Tak więc, jako dawniej aktywny CPA i obecny freelancer, mam kilka rzeczy, które większość z waszych niezależnych wykonawców lub klientów «gig worker» musi wiedzieć, aby odnieść sukces:

1. Traktuj swój biznes jak biznes

Jeśli kiedykolwiek musiałeś bronić klienta przed zasadami hobbystycznych strat w audycie IRS, wiesz, że najlepszą obroną jest wykazanie, że Twój klient traktuje tę działalność jak prawdziwy biznes. Oznacza to posiadanie biznes planu, konsultacje z ekspertami, posiadanie odpowiednich umiejętności, wśród innych czynników, które IRS bierze pod uwagę. Jest to również niezbędna zmiana sposobu myślenia, która pomoże Twojemu klientowi dokonać skoku w kierunku udanej kariery jako samotny przedsiębiorca.

2. Otworzyć oddzielny rachunek bankowy

Dla nas, księgowych, może się to wydawać oczywiste, ale zawsze jestem zaskoczony wieloma freelancerami i gigantami, których spotkałem, a którzy prowadzą swoje firmy wyłącznie poprzez swoje osobiste konta bankowe. Dla tych freelancerów otwarcie osobnego konta bankowego – a tym samym biznesowego – może wydawać się niepotrzebną ekstrawagancją, zwłaszcza na początku, gdy opłaty bankowe pochłaniają cenne zyski.

Ale jak wiemy, prowadzenie wszystkiego przez oddzielne konto bankowe sprawia, że czas podatkowy jest dużo łatwiejszy. I choć nie jest to najlepszy sposób na prowadzenie biznesu, śledzenie stanu konta jest szybkim i brudnym spojrzeniem na kondycję finansową tego biznesu. Przynajmniej Twój klient może stwierdzić, czy nie osiąga zysków.

3. Uzyskać wszystkie wymagane licencje na prowadzenie działalności gospodarczej

Najprawdopodobniej będzie to wymagane do otwarcia rachunku bankowego dla firm. To, co jest potrzebne, będzie się różnić w zależności od lokalizacji i rodzaju działalności. Na przykład, tutaj, w wiejskim Nowym Meksyku, musiałem odwiedzić mój okręgowy wydział planowania przestrzennego i ubiegać się o licencję na prowadzenie działalności gospodarczej.

Musiałem się też zarejestrować, by płacić państwu podatki od dochodów brutto. Posiadanie licencji na prowadzenie działalności gospodarczej jest częścią traktowania biznesu jak biznesu.

4. Nie wydawaj wszystkiego, co zarobisz

W przeciwieństwie do pracy na stanowisku W-2, czek płacowy dla pracownika 1099 nie jest w pełni dostępny do swobodnego wydatkowania. Pieniądze te muszą pokrywać co najmniej koszty działalności gospodarczej i podatki. I miejmy nadzieję, że Twoi klienci również odkładają środki na emeryturę i długoterminowe oszczędności (więcej na ten temat poniżej).

Kiedy moja przyjaciółka Jessica zaczęła pisać na pełny etat, zarabiała wystarczająco dużo, by tylko pokryć swoje wydatki na życie. Mimo że namawiałam ją, by część każdego depozytu odłożyła na podatki i znalazła sposób, by zarobić więcej pieniędzy, po prostu nie mogła go dostać do pracy. Więc kiedy nadszedł czas opodatkowania, nie miała gotówki na zapłacenie podatków i musiała zawrzeć umowę ratalną z IRS.

5. Opracowanie systemu śledzenia dochodów i wydatków

Wypychanie paragonów w kopercie manilskiej i przekazywanie ich w czasie podatkowym nie jest systemem. Sortowanie tych paragonów w kategorie i umieszczanie ich w folderach jest ledwie systemem. Minimalny system polega na zestawieniu wszystkich numerów w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak dzięki oprogramowaniu do księgowości w chmurze istnieje łatwiejszy sposób.

Oprogramowanie do księgowania w chmurze, takie jak QuickBooks Online, Xero, FreshBooks czy Wave, może importować transakcje bezpośrednio z banków i kart kredytowych. Prowadzenie księgowości nie jest już obciążeniem. Nienawidzę wprowadzania danych i nigdy nie byłem zbytnio księgowym, ale potrzebuję tylko pięciu minut tygodniowo, aby moje księgi były aktualne.

Zaproponuj ustawienie swojego klienta za pomocą jednej z powyższych opcji i pokaż mu, jak odświeżyć jego zasilenie bankowe i skategoryzować wydatki. Może być nominalna opłata miesięczna, ale zaoszczędzą na opłatach za przygotowanie podatkowe i zawsze będą wiedzieć, gdzie znajduje się ich firma.

Większość z nich ułatwia również wysyłanie profesjonalnie wyglądających faktur i często oferuje klientom opcje płatności kartą kredytową poprzez kliknięcie przycisku bezpośrednio na fakturze. Dzięki temu klienci mogą płacić szybciej i nie będą potrzebować konta handlowego.

6. Rozwój nawyku długoterminowego oszczędzania

Jeden z moich klientów pisarskich zapoznał mnie z systemem Profit First Mike’a Michalowicza, co zostało wyjaśnione w jego książce o tym samym tytule. Kiedy zacząłem pisać na pełny etat, wdrożyłem ten system do zarządzania finansami mojej firmy.

Profit First jest odmianą starego systemu kopertowego do budżetowania pieniędzy. W systemie kopertowym, wpływy pieniężne z każdej wypłaty są dzielone na różne koperty na rzeczy takie jak «Hipoteka», «Artykuły spożywcze», «Rachunek za prąd» i «Wakacje». Tylko pieniądze z tej koperty mogą być wykorzystane do pokrycia tego konkretnego wydatku.

Zgodnie z systemem Profit First, 10 i 25 dnia każdego miesiąca, sumuję wszystkie depozyty sprzedaży na moim biznesowym koncie bankowym i dzielę je na oddzielne rachunki oszczędności długoterminowych, rekompensat dla właścicieli, podatków i operacji z wykorzystaniem określonych procentów alokacji.

Mam też rachunki do zapisania na konferencje i nowy komputer. Długoterminowe oszczędności, czyli zysk, wypadają na pierwszym miejscu (stąd nazwa). W ten sposób mam gwarancję, że będę czerpać zyski z mojej działalności. Osiąganie zysków jest najlepszym sposobem na obronę przed zasadami hobbystycznych strat.

Ogranicza to środki dostępne na pokrycie moich wydatków biznesowych oraz na zapłacenie sobie. Wymaga to dyscypliny i czasami oznacza trudne wybory. Daje mi również znać, ile muszę co miesiąc zarabiać na sprzedaży, aby móc zapłacić sobie wystarczająco dużo, by pokryć koszty utrzymania.

Czas podatkowy jest znacznie mniej bolesny, ponieważ pieniądze są już odłożone. Wszystko co muszę zrobić, to wypisać czek. W zeszłym roku moje konto podatkowe miało nadwyżkę, więc włożyłem ją na moje IRA.

Michałowicz przyznaje, że oszczędzanie i dyscyplina mogą być trudne, więc raz na kwartał radzi wziąć połowę salda na rachunek zysków i wypłacić je jako bonus za coś zabawnego. Na początku była to tylko miła kolacja. Teraz moje kwartalne bonusy płacą za urlopy.

7. Fundusz F-U i Fundusz Przetrwania

System Profit First może być dla niektórych zbyt trudny do zarządzania. John Carlton, znany i cieszący się ogromnym powodzeniem copywriter, wzywa freelancerzy do odłożenia dwóch kawałków gotówki: Funduszu F-U i Funduszu Przetrwania.

Fundusz F-U powinien być wykorzystany w tragicznej sytuacji tylko wtedy, gdy klient musi odejść od zaangażowania. Powinien on wystarczyć na pokrycie kosztów utrzymania przez okres od trzech miesięcy do trzech lat, w zależności od tego, który z nich jest najbardziej uspokajający. Odłożone na bok pieniądze dadzą klientom freelancerów pewność siebie, że powiedzą «nie» złym sytuacjom i będą szukać lepszej pracy.

Fundusz na rzecz przetrwania jest wykorzystywany do pokrycia nieuchronnego spowolnienia gospodarczego, które jest częścią samozatrudnienia. Carlton proponuje oszczędności na poziomie od jednego miesiąca do jednego roku wydatków.

Konta te mogą być zapełniane poprzez odłożenie części każdej płatności, może 10% lub, jak to zrobił Carlton, poprzez wpłacanie każdego innego czeku na te konta.

8. Zapisz na przyszłość

Tak jak ja, prawdopodobnie widziałeś przynajmniej kilku klientów o zdrowych dochodach, którzy wydali praktycznie wszystkie pieniądze, które przyszły im do głowy. Widziałem zaskakującą liczbę profesjonalistów, którzy odnieśli sukces, z pensjami lub podziałem dochodów w połowie szóstki, ale praktycznie bez dochodów z inwestycji, i którzy nie odkładali wiele – jeśli w ogóle – na konta emerytalne.

Samozatrudnienie oznacza, że jesteś swoją własną siatką bezpieczeństwa. Miałem szczęście, że miałem dobry start w kwestii oszczędności emerytalnych od poprzednich pracodawców, ale niektórzy z twoich klientów freelancerów mogą nie mieć zbyt wiele – jeśli w ogóle – oszczędności na emeryturę. Upewnij się, że ułożyłeś wszystkie opcje oszczędzania na emeryturę i pomóż im wybrać taką, która ma sens.

9. Czy twój model cenowy ma sens?

Ustalanie cen jest wyzwaniem zarówno dla księgowych, jak i dla freelancerów. W świecie pisania, w którym pracuję, wielu freelancerów ma standardowe arkusze stawek, które wykorzystują jako podstawę do wystawiania rachunków dla klientów. Ilise Benun, konsultant biznesowy ds. kreatywnych profesjonalistów, sugeruje opracowanie minimalnych stawek rozliczeniowych dla projektów poprzez oszacowanie godzin, które będą zajmować, i pomnożenie ich przez pożądaną wewnętrzną stawkę godzinową. Ta minimalna stawka rozliczeniowa nie jest ujawniana potencjalnym klientom, ale służy jako bezwzględna cena minimalna projektu.

Wewnętrzna stawka godzinowa jest obliczana przez podzielenie całkowitej kwoty środków pieniężnych, które firma musi wnieść na pokrycie wszystkich wydatków – w tym podatków i kosztów utrzymania wolnego strzelca – przez liczbę godzin, które dana osoba chce przepracować w miesiącu. Na przykład, jeśli Twój klient musi przynieść 10.000 dolarów miesięcznie, a chce spędzać 30 godzin tygodniowo na płatnych projektach, będzie musiał zarobić średnio 83,33 dolarów za godzinę (10.000 dolarów / 120 godzin). Jeśli konkretny projekt lub usługa zajmuje osiem godzin, minimalna stawka wynosi 8 x 83,33$, lub 6666,67$.

Jeśli Twój klient pobiera tylko 200 dolarów za tę usługę, może mieć trudności z zarabianiem wystarczającej ilości pieniędzy, aby związać koniec z końcem. Spacer klientów przez to ćwiczenie cenowe może pomóc im dowiedzieć się, czy są one ładowania wystarczająco dużo, lub jeśli ich model biznesowy jest realistyczny.

Bądź Doradcą, którego potrzebują Twoi klienci

To tylko kilka specjalnych zagadnień, które pojawiają się dla freelancerów. Mogą się one wydawać oczywiste dla nas, jako praktyków, ale wielu freelancerzy i pracowników koncertowych nie ma pojęcia o podatkach i zarządzaniu swoimi finansami. Pomaganie klientom pracującym na własny rachunek w tych drażliwych sprawach sprawi, że staniesz się bohaterem w ich oczach.