9 Znaki, że Twoi klienci ponoszą ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów podatkowych dotyczących sprzedaży.

Z ponad 10,000 jurysdykcji, które nakładają podatki na sprzedaż i korzystanie z usług w Stanach Zjednoczonych – 14,500 jeśli obejmują one specjalne okręgi podatkowe – zarówno duzi jak i mali klienci detaliczni mogą nie być świadomi swoich obowiązków podatkowych, szczególnie jeśli sprzedają towary przez Internet.

Aby pomóc w prowadzeniu klientów, oto przegląd dziewięciu obszarów, które mogą stwarzać ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów podatkowych dotyczących sprzedaży:

1. Brand New Compliance Requirements – Każdego roku wprowadzane są całkowicie nowe wymogi lub zwolnienia z podatku od sprzedaży, a sam brak świadomości w związku z nowością polityki podatkowej może prowadzić do ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów podatkowych. Mogą one dotyczyć zmian stawek podatkowych, kwot opodatkowania, opodatkowania produktów, granic podatkowych, zwolnień lub stosowania zmienionych lub nowo wprowadzonych (i kontrowersyjnych) przepisów dotyczących podatku od sprzedaży.

Ważne jest, aby pomagać klientom w śledzeniu nowych przepisów dotyczących zgodności z przepisami, które będą obowiązywać w każdym kwartale, a także istotnych spraw sądowych i federalnych rachunków dotyczących podatku od sprzedaży, które mogą mieć wpływ na podatek od sprzedaży. Na przykład, obecnie rozważane są cztery akty prawne dotyczące federalnego podatku od sprzedaży, które miałyby znaczący wpływ na politykę w zakresie podatku od sprzedaży w całym kraju.

2. Fuzja lub przejęcie – Za każdym razem, gdy przedsiębiorstwa Twoich klientów rozwijają się, może dojść do szeregu potencjalnych zmian wynikających z restrukturyzacji, przeniesienia działalności lub innych zmian. Nawet przed zakończeniem fuzji lub przejęcia, proces due diligence może ujawnić nexus i potencjalne narażenie na podatek od sprzedaży w państwach niezarejestrowanych.

Jest prawie pewne, że połączenie lub przejęcie doprowadzi do istotnych zmian w ich profilu podatkowym. Twoi klienci będą potrzebowali pomocy w ponownej ocenie ich nowego powiązania, zwolnień, możliwości opodatkowania produktów oraz procesów podatkowych lub oprogramowania.

3. Sprzedaż online – Sprzedaż i wysyłka towarów przez linie państwowe lub krajowe powoduje ryzyko naruszenia lokalnych przepisów podatkowych dotyczących sprzedaży. Podatki stanowe i lokalne są zróżnicowane i szczegółowe, i muszą być odpowiednio stosowane do transportu towarów lub sprzedaży online.

Sklep internetowy “przedsiębiorstwa” musi być przygotowany do stosowania odpowiedniej stawki podatkowej (w tym odpowiedniej połączonej stawki krajowej i lokalnej) dla transakcji internetowych dotyczących produktów podlegających opodatkowaniu. Może to mieć znaczenie zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw, ponieważ są one najbardziej narażone na brak odpowiedniego oprogramowania lub słabo rozwinięte procesy pobierania podatku od sprzedaży.

Ponadto, przedsiębiorstwa muszą stosować się do praktyk dotyczących źródeł zaopatrzenia w państwach, w których mają one zastosowanie. Chociaż większość państw ustala podatek od sprzedaży na podstawie miejsca przeznaczenia sprzedaży online, dziewięć państw stosuje zamiast tego zasadę “miejsca pochodzenia”.

4. Zarządzanie certyfikatami zwolnienia – Firmy muszą skoncentrować się na swojej polityce dotyczącej certyfikatów zwolnienia, na przykład określając, kiedy certyfikaty zwolnienia są zbierane w momencie sprzedaży lub podczas procesu obsługi nowego klienta na pokładzie. Ponieważ audyt podatkowy dotyczący sprzedaży zazwyczaj będzie obejmował przegląd certyfikatów zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych – zwłaszcza jeśli sprzedaż zwolniona z podatku jest często zgłaszana w deklaracjach – wskazane jest, aby upewnić się, że ktoś w firmach Twoich klientów ocenia certyfikaty zwolnienia pod kątem dokładności, kompletności i czasu, przez jaki certyfikat był przechowywany, ponieważ niektóre państwa wymagają, aby certyfikaty zwolnienia były okresowo odnawiane.

Dobrze spędzony czas! Audyt może łatwo przekształcić wiele “zwolnionych transakcji sprzedaży” w sprzedaż podlegającą opodatkowaniu i dodatkowe zobowiązanie podatkowe, jeśli certyfikat zwolnienia jest niekompletny lub nie ma go wcale.

5. Keep up With Use Tax – W przypadku pomocy klientom w przestrzeganiu przepisów podatkowych dotyczących użytkowania istnieją dwie kwestie: wymóg klienta dotyczący pobierania podatku od użytkowania przez sprzedawcę od sprzedaży klientom spoza państwa oraz wymóg dotyczący samooceny podatku od użytkowania przez własnych nabywców lub w przypadku zamiany zapasów lub innych towarów biznesowych na użytek własny. Na przykład, klient pozapaństwowy może mieć powiązanie ze stanem magazynowym ze względu na przechowywanie zapasów w stanie, w którym nie znajduje się żaden sklep detaliczny.

W niektórych stanach sprzedawca pozapaństwowy pobiera podatek od sprzedaży klientom w tym stanie (a nie podatek od sprzedaży). Przedsiębiorstwo, które wycofuje towary z zapasów w celu ich wykorzystania lub jako darowiznę promocyjną, jest zobowiązane do samodzielnego oszacowania podatku od wykorzystania zapasów.

Może się to łatwo zdarzyć poprzez proste pobieranie materiałów biurowych, od których nie zapłacono podatku od sprzedaży na użytek pracowników, lub poprzez wykorzystanie zapasów w ekspozytorach lub jako próbek produktów. Podobnie jak w przypadku świadectw zwolnienia z podatku, jeżeli nie prowadzi się ewidencji, że przedsiębiorstwo samodzielnie oszacowało i zapłaciło podatek od użytkowania tych artykułów, audytor prawdopodobnie założy, że podatek nie został zapłacony.

Należy ostrzec przedsiębiorstwa, ponieważ państwa nasilają obecnie działalność kontrolną, próbując zwiększyć przychody poprzez pobieranie podatku konsumpcyjnego.

6. Transakcje biznesowe – Twoi klienci mogą stworzyć dla siebie, nieświadomie, nexus poprzez swoje transakcje biznesowe i być narażeni na ryzyko związane z zaległymi podatkami lub karami, jeśli zrobią następujące rzeczy:

– Twoi klienci mogą być narażeni na ryzyko związane z zaległymi podatkami lub karami, jeśli

  • Uczestniczyć w targach.
  • Korzystaj z usług producenta lub niezależnych przedstawicieli handlowych w celu pozyskania sprzedaży.
  • Pracuj z pozapaństwowymi freelancerami.
  • Prowadzić marketing internetowy lub reklamę w innym stanie.
  • Korzystaj z centrum danych lub magazynu zapasów, nawet jeśli są one własnością osób trzecich.
  • Współpracować z zewnętrznymi partnerami biznesowymi lub sprzedawcami, którzy otrzymują rekompensatę za skierowanie sprzedaży do działalności pozapaństwowej.

Wiele stanów przyjęło przepisy dotyczące podatku od sprzedaży, które nakładają na firmy utrzymujące partnerskie stosunki handlowe w stanie obowiązek pobierania podatków. Prawa te często odwołują się do praw Amazonki i są wzorowane na nowojorskim prawie Amazonki – pierwszym takim prawie w kraju.

Twoi klienci powinni być również świadomi, że wszelkie zmiany w zakresie obszaru sprzedaży, strategii dystrybucji, nowego wykorzystania magazynu lub nowych strategii marketingowych mogą stworzyć nowy nexus dla ich działalności. Czasami wewnętrzni specjaliści od podatków od osób prawnych lub księgowi mogą być ostatnimi, którzy wiedzą o niektórych z tych zmian biznesowych, które mogą mieć wpływ na nexus. Ważne jest, aby pracownicy odpowiedzialni za podatki od sprzedaży byli na bieżąco ze zmianami biznesowymi i strategicznymi.

7. Regularne zakupy technologii – niezależnie od tego, czy chodzi o zakup sprzętu, oprogramowania, czy usług technologicznych, wszystkie one mogą być oznaką ryzyka niezgodności. Sprzedawcy technologii często dostarczają usługi i produkty poprzez zdalne połączenie przez Internet.

Ponadto, klienci powinni dokonać przeglądu umów dotyczących oprogramowania, licencji i metod dostawy w celu określenia podatności i potwierdzenia, że podatki zostały należycie zapłacone. Na przykład, oprogramowanie pobrane z Internetu oraz programy typu “Software-as-a-Service” (SaaS) podlegają opodatkowaniu w niektórych państwach, ale nie w innych.

Opodatkowanie oprogramowania i związanych z nim produktów, w tym SaaS, jest jednym z najgorętszych tematów dla państwowych administratorów podatkowych, którzy zmagają się z zastosowaniem przestarzałych przepisów do nowszych technologii. Klienci, którzy kupują lub sprzedają oprogramowanie i inne produkty związane z technologią, muszą być na bieżąco z postępem w tej dziedzinie.

8. Łańcuch dostaw i sprzedawcy – Dla producentów i dystrybutorów zarządzanie zgodnością z przepisami podatkowymi dotyczącymi transakcji może stanowić wyzwanie, dlatego klienci mogą nie być pewni, kto w łańcuchu dostaw jest odpowiedzialny za płacenie podatków i jak ta osoba powinna to wszystko właściwie udokumentować. Dobrym pomysłem jest prowadzenie otwartych dyskusji ze wszystkimi członkami łańcucha dostaw w celu zapewnienia zgodności z przepisami. Przepisy dotyczące podatku od sprzedaży odnoszące się do transakcji “drop ship” są jednymi z najbardziej skomplikowanych, które należy zrozumieć.

Ponieważ transakcje “drop ship” zawsze obejmują co najmniej dwie transakcje – jedną z nich jest sprzedaż w celu odsprzedaży – te złożone zasady mogą mieć wpływ na to, która strona jest odpowiedzialna za pobór podatku i czy certyfikat zwolnienia odsprzedawcy jest akceptowalny. Z tego powodu, drop shipments może być oznaką ryzyka niezgodności z przepisami dla Twoich klientów.

Korzystanie z usług drop shipping dodaje dodatkową warstwę złożoności do ich obowiązków w zakresie podatku od sprzedaży, zwiększając tym samym ryzyko wystąpienia błędów. Upewnij się, że Twój klient ma wdrożony proces gwarantujący, że podatek zostanie zapłacony przez jedną z trzech stron za każdą stosowną sprzedaż: Twojego klienta, drop shipper’a lub klienta. A jeśli Twój klient jest sprzedawcą w transakcji drop ship, upewnij się, że rozumie zasady dotyczące certyfikatów zwolnienia z podatku w stanach swoich klientów.

9. Poprzednie audyty – Jeśli Twoi klienci przeszli już wcześniej audyt, prawdopodobnie nie rozwiązali wszystkich poprzednich problemów lub nie przeprowadzili odpowiednich kontroli zgodności. Rozpocznij od oceny poprzednich kwestii dotyczących zgodności, które spowodowały rozpoczęcie badania: czy oznacza to słabość w nadzorze, procesie lub czymś innym? Zachęcaj swojego klienta do poważnego potraktowania kwestii zgodności z przepisami podatkowymi dotyczącymi sprzedaży, ponieważ kary za zaniedbania mogą wynosić od 10% do 30% należnego podatku.

Branże o większym ryzyku związanym z przestrzeganiem przepisów

Ogólnie rzecz biorąc, charakter niektórych przedsiębiorstw naraża je na większe niż przeciętne ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów. Producenci, wielcy detaliści, sprzedawcy w handlu elektronicznym, towary i usługi cyfrowe (oprogramowanie, muzyka i doradztwo marketingowe) oraz firmy medyczne i zdrowotne mają większe szanse na naruszenie przepisów dotyczących podatku od sprzedaży.

Jeśli masz klientów w tych branżach, zaoferuj im pomoc w dokładnej ocenie ich ewentualnego ryzyka braku zgodności.