A Nonobvious Source of Tax Season Help

Czasami pomoc, której potrzebujesz, aby przejść przez sezon podatkowy, jest tuż pod twoim nosem. Tak było w zeszłym sezonie podatkowym w Satter & Hiller LLC, sześcioosobowej firmie CPA w Albuquerque w Nowym Meksyku.

Ten ostatni sezon podatkowy był jednym z najbardziej produktywnych i płynnie działających, jakie miałem w ciągu 16 lat pracy jako księgowy, a to z powodu tajnej broni, którą znaleźliśmy w naszej nowej asystentce administracyjnej, Marisie Pacini.

Marisa była asystentką administracyjną w firmie architektonicznej i pracowała jako menedżer w handlu detalicznym, ale to była jej pierwsza praca po ukończeniu studiów z zakresu komunikacji. Poznała Russa Hillera IV, CPA, CGMA, ABV, właściciela naszej firmy, za pośrednictwem jego ojca, i od razu to zrobiła. Russ kupił firmę w 2015 roku od jej założyciela, Dicka Sattera, CPA, który pozostał, aby pomóc w przejściu jego długoterminowych klientów do następnego pokolenia.

Wkrótce po rozpoczęciu pracy w naszej firmie, Marisa odkryła ukrytą umiejętność przygotowywania deklaracji podatkowych i rozmawiania z klientami o sprawach podatkowych. Niedawno usiadłam z nią na lunchu, aby porozmawiać o jej roli w firmie.

Liz: Zanim przyszłaś do Satter & Hiller, czy kiedykolwiek myślałaś o robieniu podatków lub księgowości?

Marisa: Zdecydowanie nie. Nie było to coś, o czym początkowo myślałam lub rozważałam. Byłam po prostu otwarta na możliwości po ukończeniu studiów i gotowa zobaczyć, co moja przyszłość może mieć. W miarę jak moja rola ewoluowała w Satter & Hiller, tematyka księgowości stawała się coraz bardziej interesująca. I wtedy ten balon przerodził się w potrzebę większej edukacji, więc latem zeszłego roku wzięłam udział w trzech kolejnych zajęciach z edycji, całkiem niedługo po rozpoczęciu pracy, tylko dlatego, że chciałam zrozumieć dynamikę pracy i to, jak części się do siebie odnoszą.

Liz: Jak to się stało, że zaczęłaś robić zeznania podatkowe?

Marisa: Po kilku pierwszych zajęciach z kontynuowania programów ed, Russ i ja zaczęliśmy rozmawiać o mojej chęci zrobienia czegoś więcej w tym biznesie. Czułam, że mogłabym być atutem zespołu, mogąc się uginać w pewnych porach roku. Wspomniałem Russowi, że jestem nim zainteresowany, a on wiedział, że biorę udział w tych zajęciach, więc zaproponował mi zrobienie jeszcze kilku szkoleń i od tego momentu wszystko się zaczęło.

Liz: Więc co dokładnie robiłaś podczas pracowitego sezonu?

Marisa: Marisa: Rany, trochę wszystkiego. Znaleźliśmy kogoś do pomocy w obowiązkach administracyjnych i zatrudniliśmy ją na pół etatu na sezon podatkowy, aby dać mi więcej czasu na skupienie się na przygotowaniach.

Pomagałem również w rozmowach telefonicznych z klientami, którzy w normalnych warunkach byliby kierowani do jednego z CPA w urzędzie – pytania o status ich deklaracji, pytania o szacunkowe płatności, jakich mogliby dokonać lub o to, w jaki sposób odnosiłoby się to do ich zobowiązań podatkowych. Oczywiście wykonałem wiele pracy przygotowawczej, wiele z podstawowych 1040 deklaracji.

Ja też pomagałem przy przepływie. Każdy powrót, który przychodził, najpierw przechodził przez moje biurko. Następnie przydzielalibyśmy je i rozdzielali. Każdy powrót, który wychodził, przechodził przez moje biurko w celu rozliczenia. Więc widziałem wiele zwrotów w pełnym kręgu. Pomagałam w obciążeniu pracą i ukierunkowywaniu naszej pracy, upewniając się, że zwroty przychodziły i wychodziły jak najszybciej, śledząc z klientami, aby upewnić się, że dokumenty źródłowe zostały otrzymane, i zadając pytania wyjaśniające. Jednym z moich celów było po prostu utrzymanie ruchu w biurze.

Wykonywałem również wiele prac kontrolnych dla niektórych innych przygotowujących, którzy nie byli w biurze tak często.

Liz: Wykonałaś wiele telefonów do Dicka, które normalnie by odebrał. To naprawdę bardzo mu pomogło, więc mógł po prostu skupić się na pracy z klientami, których chciał.

Marisa: Tak. I to było jedno z największych wyzwań – dynamika w naszym biurze zmienia się. Dick ma tak długoletnich klientów z naprawdę silnymi powiązaniami. Więc częścią tego, w czym starałam się pomóc, było sprawić, aby poczuli się doceniani i mile widziani, a także zrozumieć, że oprócz Dicka istnieją inne zasoby i inni ludzie, z którymi mogą pracować.

Niektóre z jego powodów, dla których kazał mi wykonać niektóre z tych wezwań, miały na celu złagodzenie presji, jaką wywiera na niego to wszystko. Tak wielu ludzi spodziewało się, że będą z nim rozmawiać, spotykać się z nim, podrzucać mu rzeczy bezpośrednio, ponieważ był w zasadzie jedynym właścicielem przez długi czas. Pomogło to w rozwoju naszej firmy i pomogło naszym długoletnim klientom zrozumieć, że pewnego dnia może on nie być jej częścią. Na razie nim jest, ale na pewno patrzy na emeryturę, a wraz z tym przychodzi zmniejszenie liczby godzin i obciążenia pracą.

Liz: Jakie są twoje plany na przyszłość?

Marisa: Jestem teraz naprawdę otwarta na możliwości. Zgłosiłam się do szkoły średniej i rozważam przystąpienie do egzaminu CPA, więc biorę udział w kursach związanych z CPA. Staram się myśleć o tym, jak moje umiejętności w zakresie zarządzania i komunikacji mogą wpłynąć na moją przyszłą karierę.

Myślę, że jedną z rzeczy, które naprawdę staram się rozwijać, jest uczynienie z podatku przedmiotu, który nie jest przytłaczający dla klientów, rozmowa o nim, która nie sprawia, że chcą się ukryć, przestraszyć lub przestraszyć. I tak nie wiem dokładnie, jaka byłaby to rola. W mojej głowie, to jest gdzieś pomiędzy rolą kierowniczą a koordynacyjną, ale także możliwość pomocy w przygotowaniu, w razie potrzeby.

A Terrificite Solution

Dzięki temu, że Marisa realizowała większość prostszych połączeń od klientów, miałam mniej przerw i więcej czasu na skupienie się na wykonywaniu swojej pracy. Tylko to obniżyło poziom stresu w moim sezonie podatkowym.

Pracuję w księgowości publicznej wystarczająco długo, aby wiedzieć, jak rzadko zdarza się znaleźć administratora, który robi coś więcej niż tylko odbieranie telefonów. Ponieważ Russ był skłonny pozwolić Marisie wykroczyć poza parametry opisu jej pracy, znaleźliśmy wspaniałe rozwiązanie dla obecnego kryzysu talentów w księgowości.

Jestem pewna, że jest wiele innych osób, takich jak Marisa, które już pracują w firmach księgowych i podatkowych, czekając tylko na okazję, aby się rozwijać i robić więcej.