Ankieta stwierdza, że dane dotyczące zarządzania danymi nie przynoszą korzyści.

przez Jasona Bramwella

O ile przekształcenie danych o członkostwie w Business Intelligence jest najważniejszym priorytetem dla strategicznych liderów nienastawionych na zysk, o tyle zarządzanie tymi danymi z powodzeniem może stanowić wyzwanie. Według nowego badania przeprowadzonego przez Waszyngton, CPA z siedzibą w DC i firmę konsultingową Tate & Tryon, główną przeszkodą w gromadzeniu, analizie i/lub raportowaniu danych dotyczących członkostwa jest brak lub niedokładność danych.

Wiele organizacji, szczególnie w sektorze non-profit, nie jest przygotowanych do wykorzystania siły dużych danych – informacji istniejących w bardzo dużych i/lub nieustrukturyzowanych bazach danych – znacznie mniej małych danych, takich jak informacje o zaangażowaniu członków lub działaniach organizacyjnych.

Jeśli chodzi o dane – duże czy małe – nienastawione na zysk zmagają się z rozwojem infrastruktury technicznej i organizacyjnej, aby wykorzystać siłę informacji o interesariuszach, według Tate & Tryon. W szczególności, nie dla zysku często brakuje współpracy, struktur organizacyjnych i procesów oraz strategicznego dopasowania wymaganego do skutecznego zbierania, analizowania, raportowania i podejmowania działań na danych. Trudno jest im również określić złożone, wielowymiarowe mierniki sukcesu, takie jak zaangażowanie członków.

Spośród czterdziestu ośmiu liderów nienastawionych na zysk – głównie dyrektorów generalnych (40 procent) i dyrektorów finansowych (38 procent) – którzy zostali zapytani wcześniej tego lata przez Tate & Tryon o jej wskaźniki członkostwa: Ankieta “Current and Best Practices” , w której prawie połowa (45 proc.) stwierdziła, że największym wyzwaniem związanym z gromadzeniem danych jest brak lub niedokładność danych, a następnie formatowanie danych, które nie pozwala na analizę lub raportowanie (24 proc.). Inne przeszkody to niewystarczające zasoby (17 proc.) oraz personel nieposiadający odpowiednich umiejętności (2 proc.). Dziesięć procent liderów nienastawionych na zysk zgłosiło, że nie doświadcza żadnych wyzwań.

Tate & Tryon mówi”, Nie rozumiejąc, co tak naprawdę uniemożliwia Twojej organizacji pełne wykorzystanie Twoich danych, możesz w końcu stracić czas i pieniądze – np. kupując nowe oprogramowanie do baz danych – naprawiając coś, co nie zostało zepsute”. Firma zaleca przeglądanie całego procesu przetwarzania danych od samego początku, w tym źródeł danych i danych wejściowych, w celu określenia, które części mogą nie działać efektywnie. Należy dostosować procesy robocze i role do potrzeb, aby ujednolicić dane i zachować ich integralność.

Prawie połowa (47 proc.) respondentów jest niezadowolona lub bardzo niezadowolona z łatwości uzyskiwania informacji z ich bazy danych (Association Management Software [AMS] lub Customer Relationship Management [CRM]), a 40 proc. jest niezadowolona lub bardzo niezadowolona z technologii wykorzystywanej do zbierania, analizowania i/lub raportowania wskaźników członkostwa.

Z drugiej strony, ponad połowa (56%) respondentów stwierdziła, że jest zadowolona lub bardzo zadowolona ze sposobu definiowania lub wyliczania ich wskaźników członkostwa, podczas gdy około połowa (51%) jest zadowolona lub bardzo zadowolona z jakości swoich danych.

Pięć powodów, dla których należy zintegrować swoje zbiory danych

Frustracje i przeszkody związane z gromadzeniem, analizowaniem i raportowaniem danych mogą wynikać z faktu, że tylko 24% respondentów podało swoją stronę internetową, AMS lub CRM, a system księgowy jest w pełni zintegrowany.

Dlaczego integracja waszych zbiorów danych jest ważna? Tate & Tryon oferuje pięć następujących powodów:

  1. Zmniejsza to potencjał dla zbędnych procesów.
  2. Usprawnia on czynności takie jak czyszczenie danych.
  3. Pomaga w organizacji ról i obowiązków.
  4. Lepiej zapewnia porównywanie jabłek z jabłkami i trendów.
  5. Jest to warunek wstępny dla analiz na wyższym poziomie, takich jak modelowanie predykcyjne i analiza behawioralna.

Tate & Tryon zaleca przeglądanie bieżących zbiorów danych i procesów danych w celu określenia kroków, które należy podjąć w celu zintegrowania zbiorów danych.

Technology Not the Only Issue

Podczas gdy kwestie technologiczne pozostają problemem dla liderów non-profit, strukturalne, proceduralne lub inne kwestie organizacyjne mogą stwarzać inne problemy.

“Większość naszych klientów koncentruje swój czas, energię i pieniądze na informatycznych aspektach zarządzania danymi, pomijając znaczenie strategicznego wyboru wskaźników, które mają zostać pozyskane i jak je zgłosić, a także procesów biznesowych wykorzystywanych do pozyskania danych i zapewnienia ich wiarygodności”, powiedział Charles Tate & Tryon, Partner Zarządzający Tate w raporcie z badania.

Niedawno utworzona grupa fokusowa dla kadry kierowniczej stowarzyszeń, prowadzona przez Lauren Malone, dyrektorkę badań strategicznych w Tate & Tryon, stwierdziła, że stowarzyszenia mają trudności z zebraniem podstawowych informacji na temat członkostwa, takich jak skąd pochodzą nowi członkowie i dlaczego członkowie odchodzą.

Kilku przedstawicieli kadry kierowniczej, którzy uczestniczyli w grupie fokusowej, stwierdziło, że nie konsultują swoich wskaźników członkostwa przy podejmowaniu decyzji strategicznych ani przy ocenie postępów w realizacji swoich celów. Na szczęście, według Tate & Tryon, wydaje się, że jest to raczej wyjątek niż reguła, ponieważ 83% respondentów deklaruje, że wykorzystuje wskaźniki członkostwa do kierowania planem strategicznym swojej organizacji.

Jednak mniej niż połowa (47%) respondentów konsultuje plan strategiczny swojej organizacji przy podejmowaniu decyzji o tym, jakie mierniki członkostwa należy zebrać. Wyniki te sugerują, że choć wiele organizacji wykorzystuje wskaźniki członkostwa do mierzenia postępów w realizacji celów, nie wykorzystują one swojego planu strategicznego do podejmowania decyzji o tym, jakie wskaźniki zainwestować w gromadzenie, analizowanie i raportowanie zasobów.

Bez stosowania strategicznego podejścia do podejmowania decyzji o tym, które wskaźniki należy śledzić, organizacje mogą inwestować zasoby w wskaźniki, które nie mają znaczenia dla oceny sukcesu organizacji lub dostarczania informacji biznesowych. Nie tylko może to potencjalnie odwrócić uwagę od bardziej użytecznych wskaźników, ale także może wprowadzać w błąd organizację lub dostarczać niedokładnych informacji o jej członkach lub programach. Tate & Tryon zaleca, aby zapewnić, że wskaźniki mogą być powiązane z celami, priorytetami i misją organizacji.

O badaniu:

Czterdziestu ośmiu liderów nienastawionych na zysk wypełniło ankietę online w okresie od 18 czerwca do 12 lipca. Większość respondentów (92 procent) pochodzi ze stowarzyszeń zawodowych lub handlowych. Czterdzieści dwa procent to osoby fizyczne, 35 procent to członkowie niebędący osobami fizycznymi, a 23 procent to mieszanka osób fizycznych i nie będących osobami fizycznymi. Respondenci reprezentują różne wielkości przychodów, przy czym 39% respondentów ma roczny przychód w wysokości 10 milionów dolarów lub więcej.