“Any Report You Want” – David Carter na Excel Pivot Tables

Ekspert w zakresie Excela, David Carter, przeprowadził niedawno w Wielkiej Brytanii warsztaty online z siostrzaną witryną AccountingWEB na temat korzystania z tabel Pivot w Excelu. Dostarczony przez niego samouczek okazał się być najbardziej czytelnym elementem roku w AccountingWEB i pomyśleliśmy, że przeniesiemy go na tę stronę Atlantyku, aby CPA w całej Ameryce Północnej również mogły z niego skorzystać. Poniżej znajduje się zapis warsztatu, który odbył się 15 grudnia 1999 roku.

Przejdź bezpośrednio do poradnika.

John Stokdyk, AccountingWEB: Witamy wszystkich, dziś odbędzie się sesja praktyczna na temat stołów obrotowych Excel z konsultantem Davidem Carter’em, który napisał tutorial dla AccountingWEB. Jest on dostępny online pod adresem:

https://www.accountingweb.com/cgi-bin/item.cgi?id=10517&d=101

Aby zacząć, David powiedział, że dla księgowych kadry kierowniczej “tabele przestawne stanowią najważniejsze osiągnięcie w informatyce od czasu wynalezienia oryginalnego arkusza kalkulacyjnego. To niektórzy twierdzą, David, jak to uzasadnisz?

David Carter: Właściwie John, powiedziałem “dla księgowego, lub kogoś, kto musi analizować duże ilości danych”.

John Stokdyk: OK. Nie jestem celowo prowokujący, szczery… Ale dlaczego stoły obrotowe są takie użyteczne? Niektórzy ludzie postrzegają Excel z głęboką podejrzliwością w zawodzie.

David Carter: Zasadniczo, możesz usunąć 30 lub 40 tysięcy rekordów z systemu księgowości/ERP i stworzyć dowolny raport.

Bob Jeffries: David ma rację! Od kilku lat korzystamy z tabel przestawnych w celu zapewnienia lepszych informacji zarządczych z systemów księgowych takich jak Pegasus Opera, Sage itp. Siła tabel przestawnych znacznie upraszcza analizę na koniec miesiąca dla większości menedżerów

.

John Stokdyk: Osoby, o których wspomniałem, krytykujące Excel, są często dostawcami oprogramowania, którzy oferują narzędzia do budżetowania, prognozowania, analizy i raportowania. Jaka jest zaleta podejścia DIY z tabelami przestawnymi?

David Carter: Tak, budżetowanie to jeden wniosek. Mam FD, który używa czopów do wykonywania wszystkich swoich zadań i budżetów ogólnych. Poszedł na seminarium Comshare tydzień lub dwa tygodnie temu i uznał, że robią tylko to, co on już robi z Excel. Oczywiście, te pakiety budżetowe kosztują. Z Excel’em już to masz.

John Stokdyk: Bob wspomniał o analizie na koniec miesiąca, a ty o budżetowaniu. Jakie inne zastosowania znalazłeś, gdzie księgowi mogliby stosować tabele przestawne?

David Carter: Mówiąc o konkretnych aplikacjach dla księgowych. Jeden z moich klientów działał w wielu oddziałach i miał plan kont długi na jard. Miał wielosegmentowe konto nominalne – pierwsze 4 cyfry to nominał a/c, następne 2 to numer oddziału itp. To, co zrobiliśmy, to użycie komendy “Dane – Tekst do kolumn” w celu podzielenia tego pola na dwa. Następnie mogliśmy raportować zarówno o nominalnym w/c, jak i o centrach kosztów.

Bob Jeffries: Tabele obrotowe są narzędziem raportowania. Mogą być ustawione tak, aby umożliwić “przewierty” danych i mogą być wykorzystane do zwiększenia informacji o zapytaniach dla każdego użytkownika w sieciowym systemie księgowym.

Martin Povey: Jakieś dobre pomoce szkoleniowe? Pomoc online w Excelu jest trudna do śledzenia.

David Carter: Martin – miejmy nadzieję, że samouczek online odpowie na Twoje pytanie! Problem z tablicami obrotowymi polega na tym, że jest to trochę sytuacja z kurczakiem i jajkiem. Musisz wiedzieć, jakie dane należy umieścić, aby uzyskać żądane raporty. Ale dopóki nie masz tych danych, nie widzisz ich potencjału. Podamy ci kilka przykładów samouczących się demo, żebyś mógł się szkolić. Uważajcie na tę przestrzeń!

Bob Jeffries: Zgadzam się, że pomoc Excela nie jest szczególnie dobra. Kluczem do łatwości i sukcesu pivotów jest dostęp do informacji. Czy Twoje informacje źródłowe mają łącza ODBC do Excela, czy też musisz wypuścić dane poprzez jakiś rodzaj transferu plików?

David Carter: Pomoc online jest bardzo trudna. A Microsoft naprawdę nie rozumie, co może zrobić. Ale książki Microsoftu mają serię samouczków w Excelu, a sekcja z tabelą przestawną nie jest zła.

Christopher Bales: Z mojego doświadczenia wynika, że książki Microsoftu zakładają zbyt wiele i zbyt często pomijają obszary.

John Stokdyk: Wypróbowałem to demo i całkiem łatwo się z nim dogadałem, David. To dobre podejście. Ale to, co ułatwiasz studentowi, to jeden ze słabych punktów – dane są tam gotowe w postaci tabelarycznej (w demo budżetowym wiem, że masz przykład eksportu danych w rękawie). Jakieś porady, jak ludzie mogą dotrzeć do danych, które już mają w swoim oprogramowaniu księgowym?

David Carter: Tak, przykłady z Microsoftu są oparte na prostych raportach giełdowych lub innych, a nie na zapisach transakcji. Mówiąc o ODBC, I ‘m nie-techie i po prostu użyć pakietu kont generator raportów do wyjścia danych w formacie przecinka lub tekstu. Przypuszczam, że może być lepiej, aby wyjść prosto z bazy danych poprzez ODBC, ale rzeczy takie jak formaty daty mogą wymagać zmiany i można to zrobić w programie Excel kreatora importu.

Martin Povey: Bob, wszystkie moje dane są generowane w formacie CSV, który już analizuję poprzez Excel & Access, ale przypuszczam, że tabele przestawne zaprowadzą mnie do następnego etapu.

John Stokdyk: Jaka byłaby różnica, powiedzmy, między formatowaniem i eksportowaniem danych do tabeli przestawnej przez użytkownika Sage’a a a użytkownikiem Pegaza? Bob, powiedziałeś, że już robisz tego typu rzeczy z Pegazem. Jak tworzysz swoje raporty na koniec miesiąca?

David Carter: To jest ten trudny kawałek. Musisz porozmawiać z facetem w twojej organizacji, który może skorzystać z generatora raportów z pakietu kont. Następnie zaprojektować raport, ale wyjście na “Przecinek”. Powiedz mu, jeśli chciałbyś przeanalizować faktury zakupu, na przykład, aby wypisać raport, który zawierał datę, nr faktury, numer konta, kwotę, nominalny kod, nominalny opis. Gdyby udało mu się to zrobić i udało Ci się zaimportować to do Excela, uzyskasz kilka dobrych wyników.

Bob Jeffries: Martin, to powinno być w porządku, jeśli otworzysz dane w arkuszu kalkulacyjnym Excel, a następnie umieścić kursor w dowolnej komórce danych, powinieneś być w stanie przejść do narzędzi, tabel przestawnych itp. i postępować zgodnie z instrukcjami. Główna funkcja Pivot pozwala na podział danych na grupy, więc np. jeżeli Twoje dane są listą sprzedaży z kodami klientów i produktów, umieść pola z numerami klientów w lewym panelu (tzn. wiersze), umieść kod produktu w górnym panelu (tzn. komórki) i umieść wartość sprzedaży w środku. Powinno to dać Ci jasny obraz całkowitej sprzedaży w podziale na klientów i produkty.

David Carter: John, rozmawialiśmy o tych samouczących się demach. Mam trochę starych danych Sage w domu. Jeśli jesteście zainteresowani, zbudujemy demo samouczka na temat pobierania danych z Sage przez Report Writer.

John Stokdyk: Nie możemy przejść przez to krok po kroku (właściwie to nie jest zły pomysł – może spróbujemy następnym razem na prawdziwej sesji “hands-on”). Ale jakie są kluczowe funkcje, których potrzebujesz, aby nauczyć się wykorzystywać stoły obrotowe?

Christopher Bales: Pytanie John’a oddelegowane!

James McQuaid: Zacząłem ostatnio używać Pivot Tables z naszym istniejącym oprogramowaniem księgowym opartym na DOS-ie. Chociaż są one świetne do przesłuchiwania/sortowania naszych danych na żywo, niestety, gdy trzeba zaktualizować/zmian zapytań potrzebujesz wyłącznych praw [wszyscy z tego programu sieciowego], to czy jest to tylko problem DOS-u? W przeciwnym razie ogranicza on potencjał produktu. Wkrótce przeniesiemy się do 32-bitowego systemu Windows… czy wyłączny problem wtedy zniknie?

Bob Jeffries: John, zarówno w Sage, jak i Pegasusie dane są BEZPOŚREDNIO czytelne, ponieważ oferują łącza ODBC. W przypadku Sage musisz zainstalować łącze Sage ODBC, ale Pegasus jest bazą danych MS FoxPro, a Microsoft udostępnia narzędzia ODBC. Sztuczka” polega na zrozumieniu, które pliki i pola danych zawierają użyteczne informacje. Potrzebowałbyś porady od producenta oprogramowania lub sprzedawcy. Jako dealer sam byłem w stanie pomóc wielu klientom uzyskać więcej z systemu kont, niż pozwala na to standardowe oprogramowanie.

David Carter: Gulp. Jestem trochę zdenerwowany patrzeniem na dane na żywo. Chyba nie wolno ci ich zmieniać. Znowu eksportowałbym w przecinkach i pracował nad kopią. Ale ja jestem bardzo podstawowa.

Ben Heald: Bob, ja tu skaczę, ale czy ty mówisz, że możesz użyć tablic Pivota do analizy danych z plików Sage na żywo?

David Carter: W porządku, pierwszy tutorial, który zrobiłem, to ustalenie budżetu za pomocą tabel przestawnych. Za każdym razem, gdy Twój budżet przekroczy pewną wielkość, musisz to zrobić w bazie danych, aby dać trochę kontroli nad zmianami. Tabele przestawne czynią z nich idealną bazę danych. Spróbuj demo!

John Stokdyk: Potrzeba pracy w trybie off-line jest tam, gdzie Comshares i Analyst Financials atakują Excel – jeśli poświęcasz pół godziny lub więcej na opracowanie skomplikowanej analizy, podstawowe dane transakcyjne mogą się zmienić w szybko zmieniającym się środowisku.

James McQuaid: Nie, nie zmieniam danych na żywo, tylko używam ich do podsumowania danych według typu/deptu itp. Jednak ze względu na potrzebę wyłącznego dostępu do plików księgi głównej przestaliśmy używać tabel przestawnych… lub poczekać, aż wszyscy wrócą do domu.

David Carter: Przeprowadziłem również inną analizę sprzedaży – sprzedaż według grupy produktów, sprzedaż według miesiąca, sprzedaż według klienta według miesiąca, itp. Ten pokazuje jak zaimportować dane CDF do Excela za pomocą kreatora importu. Aplikacja do analizy sprzedaży jest tylko hurtownią danych pod inną nazwą. To drugie demo odbędzie się dziś po południu w AccountingWEB.

Bob Jeffries: David, jednym z najlepszych aspektów tablic przestawnych jest to, że dane nie mogą być “zwrócone” do systemu na żywo, a zatem nie może być żadnej korupcji, choć uwaga, że jest to proces wyłączny. W przypadku większości analiz na koniec miesiąca wystarczy kliknąć ikonę odświeżania danych w Excelu, odświeżenie danych w Excelu potrwa kilka sekund/minutę, a po zakończeniu można grać z informacjami (‘slice & dice’ to okropny amerykański żargon) bez dostępu do oryginalnych plików z danymi

.

David Carter: James, być może nie masz reportera i masz bezpośredni dostęp do plików z danymi.

John Stokdyk: -Przepraszam za wtargnięcie Jima – twoje pytanie jest ważne, ale wydaje mi się, że DOS może być ograniczeniem. Bob – czy możesz “złapać” swoje dane OK, podczas gdy inni ludzie są w programach księgarskich?

Christopher Bales: James, spodziewałby się, że 32-bitowe środowisko będzie w stanie poradzić sobie ze zmieniającymi się na żywo danymi – ale może inni wiedzą lepiej niż ja.

Bob Jeffries: John, odpowiedź brzmi: nie mogę chwycić danych, jeśli pliki są w użyciu, ale na szczęście Pegasus (mój główny system księgowy) segreguje dane w taki sposób, że pliki, których używam najczęściej nie są “otwarte”, gdy użytkownik wprowadza normalne codzienne transakcje. Gdybym to zrobił, zaadoptowałbym technikę Davida polegającą na eksportowaniu danych do konkretnego pliku znajdującego się pod moją kontrolą.

James McQuaid: Zauważyłem wzmiankę o demo… jak to widzisz?

John Stokdyk: Jim – ten URL ponownie: https://www.accountingweb.co.uk/cgi-bin/item.cgi?id=9748&d=47

David Carter: Skoro o tym mowa – więcej aplikacji. Jeden z klientów miał wspólny problem – ich budżety były w innym formacie niż wydruki z pakietu kont, a ona spędzała godziny na przestawianiu kont tak, aby były do siebie dopasowane. Użyliśmy polecenia vlookup, aby przeciągnąć nazwy kont budżetowych do aktualnej bazy danych, a następnie sformatować je w tym samym formacie co budżet. Możesz również użyć tego do konsolidacji. Jeśli posiadasz 4 firmy z różnymi wykresami rachunków, możesz stworzyć wykres grupy głównej, a następnie vlookupować odpowiedniki grupy głównej w każdej firmie. Następnie za pomocą sworznia można wyświetlić grupę w całości.

Christopher Bales: vlookup i hlookup są niezwykle przydatne do łączenia danych.

David Carter: Absolutnie, jeśli poważnie zagłębisz się w czopy, vlookup staje się niezbędny. Zasadniczo pozwala on na dodanie kolejnych pól analizy, których nie ma w oryginalnych danych.

Bob Jeffries: Innym punktem dostępu do danych na żywo jest to, że Excel używa MS Query do chwytania danych. Czasami nie jest to możliwe lub możliwe do wykorzystania, zwłaszcza jeśli pliki są zbyt duże (ponad 64 000 rekordów), udało nam się to pokonać w niektórych programach, hakując dane na żywo za pomocą zapytania Access, a następnie używając programu Excel do “obracania” Access “kopię” danych.

Christopher Bales: Dzięki, Bob.

Bob Jeffries: David, dzięki za komentarz na temat VLOOKUP, będę musiał się temu przyjrzeć, żeby zobaczyć, czy może mi się przydać.

W każdej chwili, Bob. Jeszcze jedna rzecz, czy korzystałeś z obiektu Group and Outline do grupowania sum według miesiąca, tygodnia, dnia itd. To naprawdę genialne. Naprawdę chciałbym poznać faceta, który zaprojektował stoły obrotowe.

James McQuaid: Zrozum, co mówisz, Bob, ale nawet w bardzo małych plikach danych pojawia się wyłączny problem… jeśli dzieje się to tylko ze mną, a nie z innymi użytkownikami, to musi się zdarzyć, ponieważ technologia oprogramowania DOS jest przestarzała.

Bob Jeffries: James, moje oprogramowanie to w zasadzie DOS, ale jak już mówiłem, to właśnie struktura danych pakietu pozwala na używanie pivotów bez “wyłącznego” ograniczenia, które jest problemem.

Christopher Bales: James i Bob – jakich pakietów oprogramowania używacie?

Bob Jeffries: David, I grupować dane według roku/miesiąca itp. poprzez dodanie kolumny w zapytaniu, która wyodrębnia np. rok/miesiąc z pola daty w danych. Ułatwia to sporządzenie raportu sprzedaży według miesiąca według klienta lub przedstawiciela handlowego itp.

Ben Heald: David, masz jakieś wskazówki, jak sprawić, by osoby nie będące ekspertami używały stołów obrotowych?

David Carter: Ben, podnosisz kwestię nakłaniania ludzi do używania stołów obrotowych. Często o tym myślałem. Spójrzmy prawdzie w oczy, są tu od Excela 5 w 1994 roku. To jest ten problem nie wiedząc, co mogą zrobić, dopóki nie zobaczysz ich używanych przez eksperta. Tak czy inaczej, proponuję pobrać dema, które tworzymy na AccountingWEB i przejrzeć je w wolnym czasie. Każde z nich zawiera plik danych składający się z kilkuset lub kilku tysięcy rekordów (format tekstowy, więc są one małe), a do pliku danych dołączony jest dokument Word, który prowadzi Cię krok po kroku – naciśnij ten przycisk, wpisz “123” itd. Jeśli nie możesz dostać się do demo od eksperta, to jest to najlepszy sposób na zapoznanie się z nim.

Phil Thomas: Czy ktoś może mi pomóc w faktycznym wykorzystaniu danych po zbudowaniu tabeli obrotowej? Często mam trudności z kopiowaniem danych do późniejszego wykorzystania/prezentacji i dlatego często buduję raport krzyżowy w Access z arkusza kalkulacyjnego Excel, który po zbudowaniu jest zapisywany jako plik arkusza kalkulacyjnego do późniejszej pracy

.

Bob Jeffries: Zmuszanie ludzi do korzystania z czopów można zrobić tylko poprzez pokazanie im prędkości i korzyści. Niedawno “nawrócony” w moim biurze nie mógł uwierzyć, że nie zdał sobie sprawy z potencjału, kiedy rzeczywiście zaczął z nich korzystać. Wcześniej polegał na pisaniu raportów w kodzie lub w generatorach raportów

.

David Carter: Tak, Bob, uważam, że menedżerowie zawsze reagują w ten sam sposób. Najpierw są obijani, gdy pokazujesz im, co potrafią zrobić stół obrotowy. Po drugie mówią: i masz na myśli, że mieliśmy je cały czas. Dlaczego nikt nam nie powiedział?

James McQuaid: Christopher, obecnie używam pakietu DOS typu szytego na miarę przez lokalną firmę, chcemy przejść do pakietu dostarczonego przez Great Plains o nazwie E-Enterprise.

David Carter: Phil, myślę, że chcesz skopiować ostatnią tabelę przestawną bez danych, a następnie przeformatować ją. Aby to zrobić, kliknij gdziekolwiek w obrębie tabeli przestawnej. Podświetl całą tabelę przegubową, przytrzymując Ctrl-Shift. Następnie naciśnij 8 na górze klawiatury. Teraz Control-C do Kopiuj. Teraz Ctrl-N, aby otworzyć nowy arkusz. Aby skopiować do nowego arkusza, NIE naciskaj klawisza Ctrl-V, ale wybierz opcję Wklej specjalne – wartości. Spowoduje to jedynie przeniesienie wartości do nowego arkusza. Następnie można je przeformatować według własnego uznania.

Phil Thomas: David – dzięki za to. James, obecnie używamy Great Plains Dynamics C/S+ i przez pewien czas korzystałem z łącza ODBC, aby wyodrębnić dane z wielu tabel i analizować je za pomocą tabeli przestawnej w Excelu. Łącze ODBC zostało łatwo zbudowane, a wyniki pęcherzykowo szybko i dobrze pomaga w podświetlaniu obszarów do dalszego badania

James McQuaid: Z pewnością tabele obrotowe są smakiem miesiąca, jak już wspomnieliśmy szukamy nowego oprogramowania księgowego i każda firma, która demo’d ich oprogramowanie spędził kilka minut pokazując przydatność tabel obrotowych… Tak je odkryłem po raz pierwszy. Wykorzystywałem je do analizy kosztów podróży według działów, personelu, miasta, a nawet hotelu… pozostali dyrektorzy zostali oszukani.

John Stokdyk: David – jakie są kluczowe komendy, którymi ludzie muszą się wygodnie posługiwać w stolikach obrotowych i czy są jakieś pułapki na nieostrożnych?

Christopher Bales: David – pytanie Johna oddelegowane.

David Carter: Więcej aplikacji: bardzo przydatne w Job Costing. Po raz pierwszy użyłem ich z FD firmy, która projektowała i produkowała wewnętrzne magazyny dla takich ludzi jak Ford i Royal Sun Alliance. Zdał sobie sprawę, że może wykonywać całą swoją pracę budżetowania i budżetowania kosztów ogólnych na czopy. Robi to już od dwóch lat.

John Stokdyk: Tak, ale… JAK? Gdybyś chciał nam powiedzieć 3 słowa kluczowe do wpisania w pomocy Excel, co by to było?

David Carter: Phil, to co mówisz o OBDC mnie interesuje. Problem z moim sposobem na to (eksport w CDF) polega na tym, że tydzień później musisz powtórzyć raport od nowa. Problem polega na tym, że menedżer, który korzysta z raportu, musi czekać, aż wejdziesz i to zrobisz. Teoretycznie, jeśli jesteś połączony z danymi na żywo przez ODBC, wszystko co musiałby zrobić, to nacisnąć “Odśwież dane” i raport zostałby zaktualizowany automatycznie z najnowszymi danymi.

Bob Jeffries: John, wiedza o używaniu MS Query jest ważna (co oznacza, że potrzebujesz MS Office PRO), w przeciwnym razie wolę trzymać się z dala od sekcji pomocy excel i utrudnień

.

David Carter: Bob, wiem wszystko o MS Query. Powiem ci co, nauczę cię vlookupu, jeśli ty nauczysz mnie MS Query.

Bob Jeffries! Umowa stoi!

John Stokdyk: Jeszcze 2 wskazówki pomocne/pomagające, David? (dzięki za MS Query tip Bob, jestem kolejnym nowicjuszem)

David Carter: John, moimi wskazówkami musi być praca nad samouczącymi się demami z AccountingWEB. Pomoc online Microsoft i podręczniki nie łączą wszystkich informacji. Używam tabel przestawnych od około 3 lat i wciąż się uczę.

Phil Thomas: Zastosowaliśmy sterownik ODBC Pervasive i Query jako front-end – można to było zrobić używając Access lub Excel jako front-end, ale ponieważ były pytania o dostęp do danych na piśmie, Query uznano za lepsze narzędzie. Raport jest wtedy, gdy identyfikujesz narzędzie użytkownika, które może być uruchomione w dowolnym momencie.

John Stokdyk: To była naprawdę przydatna sesja – i być może udało się stworzyć kilka kolejnych konwerterów dla Microsoft Excel. Ale AccountingWEB Temat Expert Dennis Howlett wysłał sarkastyczny e-mail, który zacytuję: “Promując tabele przestawne w Excelu? Czy znasz zarejestrowany wskaźnik awaryjności przy użyciu spreadów Excela? KPMG ostatnio powiedział, że jest on bliski 85% w firmach świadczących usługi finansowe. Bacardi Martini przestał z nich korzystać kilka lat temu z powodu dużego kokpitu i kosztów utrzymania spreadu bieżącego (kupili Comshare)”. Czy masz odpowiedź na skargi Dennisa dotyczące możliwości zarządzania/skalowania. Czy jest jakiś limit sytuacji, w których używalibyście stołów obrotowych?

Bob Jeffries: Dennis może mieć rację w dużych organizacjach, ale 95% firm to małe/średnie, mogą one uzyskać ogromne korzyści z narzędzi takich jak czopy

.

Christopher Bales: Kłopot z wieloma aplikacjami arkusza kalkulacyjnego jest to, że euforia dostania ich do pracy maskuje potrzebę przetestowania ich do zniszczenia później.

John Stokdyk: Ooops! Mów o diable!!!

Dennis Howlett: I przybywa! Głównym problemem, jaki widziałem, jest brak odpowiedniej dokumentacji, która pozostawia podążając za użytkownikami drapiącymi się po głowie zastanawiającymi się nad logiką

James McQuaid: Jaki jest porównywalny koszt Comshare w porównaniu z Excel?

John Stokdyk: Excel kosztuje kilkaset (chyba, że otrzymasz “darmową” wersję dołączoną do komputera. Comshare itp. zaczynają się od kilku tysięcy za miejsce i idą w górę

David Carter: Dennis, dlaczego arkusze badań KPMG zawiodły? Ogólnie rzecz biorąc, powiedziałbym, że musisz zrozumieć, co te dane tak naprawdę MAJĄ. Często, gdy pracuje się przez długi czas analizując dane z pakietu kont, poznaje się wewnętrzne gubbiny i wzajemne powiązania plików z danymi. Musisz sprawdzić swoje obroty w stosunku do raportów generowanych przez pakiet, aby upewnić się, że nie poczyniłeś żadnych fałszywych założeń co do danych.

Bob Jeffries: Dennis, dokumentacja jest bezcelowa – nieważne jak dobra jest instrukcja, mało kto ją czyta. Najlepszą metodą jest profesjonalne szkolenie lub pomoc. Spędzenie kilkuset funtów na szkoleniu może zaoszczędzić mnóstwo czasu na uzyskiwaniu potrzebnych raportów bez konieczności zwracania się do KPMG o bieżącą pomoc!

Dennis Howlett: Nie mówiąc o podręcznikach – mówiąc o logice w rozprzestrzenianiu się – jest to notorycznie powszechny obszar nieporozumień – “kruchy, gdyby to zależało ode mnie, zdecydowałbym się na WinForecast. Może nie być całkowicie kompleksowy, ale dla małych biznesmenów szukających łatwego budżetowania, myślę, że to psie doo-dahy

Bob Jeffries: Komentarz Davida na temat zrozumienia struktury Twoich danych nie może być niedoceniany

David Carter: John, ocieplając się o mój temat, mówimy tu o zupełnie nowej nauce – o przekształcaniu danych dotyczących transakcji w informacje dotyczące zarządzania. Kiedy korzysta się z autorów raportów standardowego typu, wybierają i podsumowują różnorodność, raport końcowy wygląda jak oryginalne dane, a zdrowy rozsądek wystarczy, aby zobaczyć, co się stało. Ale tabele przestawne mogą tworzyć raporty, które nie mają żadnego związku z formatem oryginalnych danych. W tym przypadku zdrowy rozsądek nie jest żadnym przewodnikiem. Zdecydowanie uważam, że każdy, kto uczy się informatyki na uczelni itp. powinien zostać przeszkolony w zakresie interpretacji plików z danymi transakcyjnymi i przekształcania ich w raporty zarządcze.

Christopher Bales: David – wydajesz się wskazywać, że tabela przestawna powinna być ustawiona w Excelu, aby pokazać te same dane co format źródłowy w pierwszym widoku, zanim przejdziesz dalej.

David Carter: Christopher, niezupełnie. Chodzi mi o to, że dobrym pomysłem jest próba powielenia istniejącego sprawozdania w pakiecie rachunków. Jeśli możesz, to wiesz, że prawidłowo interpretujesz dane. Na przykład, ostatnio próbowałem odtworzyć raport starszych dłużników z pliku transakcji w księdze sprzedaży. Ale ponieważ pakiet został zaprojektowany, noty kredytowe nie miały żadnego minusa z przodu. Przeprowadziłem więc symulację Aged Debtors, stwierdziłem, że nie pasują, a następnie zdałem sobie sprawę, że muszę pomnożyć wartości not kredytowych przez minus 1. Pamiętajcie, sworznie to raporty podsumowujące na jednej stronie z około 20.000 transakcji. Nie możesz po prostu zakładać, że pivot ma rację automatycznie i będziesz wyglądał na głupca w oczach kierownictwa dając im raport, który później okazał się błędny.

Bob Jeffries: Christopher, celem tabel przestawnych jest ponowne sformatowanie danych. Tablice przestawne nie zmieniają danych, pomagają odróżnić drewno od drzew. Można również korzystać z innych narzędzi, takich jak Crystal Reports, Forest & Trees, ale większość ludzi ma Excel w zasięgu ręki

.

Dennis Howlett: Crystal – eeek! F&T – tylko to!

John Stokdyk: Dobra, czas zacząć wszystko kręcić. W imieniu AccountingWEB, chciałbym podziękować Davidowi za podzielenie się z nami swoim tutorialem – i czekamy na więcej – jak również za wzięcie udziału w dość ciężkiej dyskusji. Jestem naprawdę zainteresowany wykorzystaniem warsztatu do przeprowadzenia tutorialu, aby zamiast o nim rozmawiać, David mógł dać nam instrukcje, nad którymi będziemy pracować, a następnie być tam online w razie jakichkolwiek problemów. Czy zechciałbyś kiedyś to zrobić i czy inni uczestnicy byliby zainteresowani pracą nad tutorialami online?

David Carter: Tak, John. Porozmawiajmy o tym, jak to zrobić. Albo spróbuj pilota.

Christopher Bales: John – w skrócie, TAK

Bob Jeffries: Do widzenia wszystkim i dziękuję za rybę!

David Carter: John, na koniec chciałbym ci dać 3 lub 4 dema samouczka pokazujące przykładowe zastosowania czopów. To jedyny sposób na naukę. Jeśli ktoś ma jakieś szczególne życzenie, proszę o kontakt mailowy. Dzięki!

Dennis Howlett: Pozdrówcie mnie, kochanie. Do zobaczenia w dziale opinii…

John Stokdyk: Końcowe komentarze lub pytania, ktoś?

Christopher Bales: Dziękuję wszystkim. Kolejny przydatny środowy lunch. Bye

John Stokdyk: Bye Bob, Dennis, Chris i wszyscy.