Przez Davida H. Ringstroma, CPA
Wielu użytkowników zmęczonych powtarzaniem tytułów raportów, takich jak «Za okres zakończony 31 października 2012 r.», miesiąc po miesiącu. Ponadto, jeśli jesteś taki jak ja, czasami drukowanie raportu przypomina Ci, że tytuł wymaga aktualizacji. Wyjaśnię kilka technik, które można wykorzystać do uproszczenia, a nawet zautomatyzowania takich tytułów raportów opartych na datach.
Załóżmy najpierw, że każdego miesiąca będziesz wpisywał datę, np. 10/31/12, do komórki A1. Możemy to przekształcić w «Na okres do 31 października 2012 r.» za pomocą prostego triku formatowania. W programie Excel 2007 i późniejszych kliknij przycisk Formatuj komórki: Przycisk numeryczny na karcie głównej, jak pokazano na rysunku 1. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Formatuj komórki, jak pokazano na Rysunku 2. (W programie Excel 2003 i wcześniejszych, wybierz Format, a następnie Komórki)
Rysunek 1: Formatowanie komórek: Przycisk numeryczny powoduje wyświetlenie okna dialogowego Format cells (Formatuj komórki).
:
W zakładce Number w oknie dialogowym Format Komórek wybierz opcję Custom, a następnie wprowadź następujący tekst w polu Type:
«Dla okresu zakończonego» mmmm d, yyyyy
Rysunek 2: Niestandardowy format numeru może przekształcić datę taką jak 10/31/12 w tytuł raportu.
Pamiętaj, aby umieścić podwójne cytaty przed For, po Ended, i umieścić miejsce przed mmmm. Cztery m w formacie oznaczają, że chcemy przekonwertować numeryczny miesiąc na jego równoważną nazwę miesiąca. W formacie d wyświetlana jest część dnia, data, którą wpisujemy w komórce A1, a rrrr przedstawia czterocyfrowy rok. Chociaż mógłbym użyć mmmm d, rrrr samodzielnie jako niestandardowego formatu do przeliterowania daty w długiej formie, w tym przypadku dołączyłem dodatkowy tekst w cudzysłowie. Idąc dalej, można po prostu wpisać nową datę w formacie mm/dd/yyy, a tytuł zostanie zaktualizowany automatycznie.
Rysunek 3: Data raportu może być aktualizowana poprzez wpisanie nowej daty w komórce A1 w formacie mm/dd/yy.
Zakładając, że daty raportów są zawsze ostatnimi datami poprzedniego miesiąca, można całkowicie zautomatyzować tytuł raportu za pomocą prostej formuły. W tym celu użyjemy funkcji DATA, wraz z funkcjami ROK, MIESIĄC i TERAZ.
Funkcja DATA posiada trzy wejścia: rok, miesiąc i dzień. Każda z funkcji ROK i MIESIĄC akceptuje datę jako jedyne odniesienie. Funkcja TERAZ zwraca dzisiejszą datę, a więc używaj tych funkcji razem, jak pokazano na rysunku 4:
=DATA(ROK(TERAZ()),MIESIĄC(TERAZ()),0)
Aby rozbić formułę, umieściłem funkcję NOW() odpowiednio wewnątrz funkcji YEAR i MONTH. To daje mi rok i miesiąc na dzisiejszą datę. Chociaż mogłem użyć funkcji DAY Excela, aby wyodrębnić dzienną część daty, w tym przypadku użyłem zera. Czyniąc to instrukcja dla Excela, aby zwrócić ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Połącz tę formułę z wyżej wymienionym niestandardowym formatem numeru i już nigdy nie będziesz musiał ponownie aktualizować tego tytułu raportu.
Rysunek 4: Połączenie funkcji DATA i niestandardowego formatu numeru automatyzuje tytuł raportu.
Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB .