Chcesz dowiedzieć się więcej o tabelach przestawnych programu Excel? Zacznij tutaj. Przez Davida Cartera

Tabele przestawne są bezpłatne w programie Microsoft Excel i są niezbędne dla każdego, kto chce analizować swoje dane. AccountingWEB już od dłuższego czasu rozpowszechnia tę wiedzę, a nasz pierwszy samouczek na temat tabel przestawnych opublikowaliśmy już w 1999 roku. Obecnie istnieje pełen zestaw tych tutoriali, do których dostęp uzyskaliśmy ponad 100 000 razy.

Dlaczego tutoriale?

Są tam dziesiątki książek, które wyjaśnią Ci, jak stworzyć stół obrotowy. Ale z mojego własnego doświadczenia wynika, że bez względu na to, ile razy ktoś coś wyjaśnia, nigdy nie zrozumiesz tak naprawdę jakiegoś programu, dopóki nie usiądziesz przy klawiaturze i sam nie przejdziesz przez jakiś sprawny przykład.

Po to są te samouczki. Każdy z nich zawiera przykładowe dane i instrukcje krok po kroku informujące o tym, które przyciski należy nacisnąć. A każdy z nich – czy to budżet, analiza sprzedaży, kosztorys, czy cokolwiek innego – jest prawdziwą aplikacją stworzoną przez użytkownika i mnie, gdy instalowaliśmy pakiet konta/ERP.

Praca nad prawdziwym przypadkiem, takim jak samouczek dotyczący analizy sprzedaży, pomoże Ci w wizualizacji tego, jak możesz analizować sprzedaż we własnej firmie i jak obliczyć kluczowe liczby, takie jak marża i procent marży.

Od czego zacząć?

Ile masz czasu? Każdy tutorial ilustruje kilkanaście lub więcej funkcji stołu obrotowego w jednej ciągłej sesji. Realistycznie rzecz biorąc, zajmie Ci to godzinę lub 90 minut. Będziesz musiał się skoncentrować, więc zamknij zasłony i zdejmij telefon z haka.

Jeśli jest to zbyt wiele do strawienia za jednym zamachem, lub po prostu nie masz czasu do stracenia, mamy też serię pięciominutowych wskazówek. Wykorzystuje ona przykłady z pracy, ale tylko dla jednej funkcji na raz.

Kliknij poniżej, aby wybrać plan nauki, który chcesz:

  • 1. Rozpoczęcie pracy – Jeśli nie jesteś księgowym

  • 2. Rozpoczęcie pracy – Jeśli jesteś księgowym

    1. ZACZYNAJĄC – JEŚLI NIE JESTEŚ KSIĘGOWYM

    1. Jeśli chcesz tylko posmakować, czym są stoły obrotowe, zacznij od Pięciominutowych wskazówek dotyczących stołów obrotowych i spróbuj pierwszej wskazówki.

    2. Jeśli poważnie chcesz się uczyć, ale nie masz ani godziny, ani więcej do stracenia, przeprowadź całą serię Pięciominutowych wskazówek dotyczących stołu obrotowego, gdy tylko masz chwilę. Obejmują one większość obszarów samouczka w zakresie analizy sprzedaży, a także kilka innych, takich jak wykresy i najważniejsza funkcja vlookup.

    Pięciominutowa seria końcówek zajmuje bardzo prostą bazę danych zawierającą tylko 27 rekordów faktur sprzedaży i pokazuje, jak je analizować, aby pokazać sprzedaż w podziale na produkty i klientów, marże, procent marży itp. Można je przeglądać w dowolnej kolejności, chociaż najpierw należy wykonać wskazówki od 1 do 3, aby rozpocząć pracę.

    3. Jeśli masz godzinę lub 90 minut na kompletny samouczek, poświęć go na pracę nad analizą sprzedaży z samouczkiem Pivot Tables. Jest on podobny do 5-minutowych wskazówek, ale wykorzystuje znacznie większy (i tym samym bardziej realistyczny) zestaw danych – 4200 rekordów.

    W tym ćwiczeniu importujesz do Excela kilka tysięcy pozycji faktur sprzedaży pobranych z pakietu księgowego/ERP. Następnie za pomocą tabel przestawnych możesz analizować sprzedaż i zysk brutto w dowolny sposób – sprzedaż według klientów miesięcznie, sprzedaż według produktów, sprzedaż według kierowników sprzedaży, zysk brutto według wykonawców sprzedaży, uszeregować swoje najlepiej sprzedające się produkty według wartości, itp.

    2. ROZPOCZĘCIE PRACY – JEŚLI JESTEŚ KSIĘGOWYM

    1. Jeśli chcesz tylko posmakować, czym są stoły obrotowe, zacznij od Pięciominutowych wskazówek dotyczących stołów obrotowych i spróbuj pierwszej wskazówki.

    2. Jeśli poważnie chcesz się uczyć, ale nie masz ani godziny, ani więcej do stracenia, przeprowadź całą serię Pięciominutowych wskazówek dotyczących stołu obrotowego, gdy tylko masz chwilę. Obejmują one większość obszarów samouczka w zakresie analizy sprzedaży, a także kilka innych, takich jak wykresy i najważniejsza funkcja vlookup.

    Pięciominutowe serie końcówek stanowią bardzo prostą bazę danych zawierającą tylko 27 rekordów faktur sprzedaży i pokazują, jak je analizować, aby pokazać sprzedaż w podziale na produkty i klientów, marże, procent marży itp. Można je przeglądać w dowolnej kolejności, chociaż najpierw należy wykonać wskazówki od 1 do 3, aby rozpocząć pracę.

    3. Jeśli masz godzinę na pracę nad kompletnym samouczkiem, najprostszym z nich jest budżetowanie z tabelami obrotowymi

    .

    Skonfiguruj miesięczne budżety dla kilku działów w firmie, a następnie użyj tabeli przestawnej do obliczenia całkowitego budżetu firmy. Wywierć “dół” miesięcznych danych, aby sprawdzić wątpliwe salda. Dowiedz się, jak korygować budżety poszczególnych działów, a następnie użyj polecenia Odśwież dane, aby ponownie obliczyć sumę całkowitą firmy.

    4.(a) Po tym możesz wybrać. Albo możesz zakończyć ćwiczenie budżetowania przechodząc do Budżetowanie z Tablicami Obrotowymi, część 2.

    Jest to kontynuacja pierwszego samouczka budżetowego. Dodawaj aktualizacje do budżetów każdego miesiąca w miarę ich pojawiania się, a następnie wykorzystuj tabele przestawne do tworzenia miesięcznych raportów rentowności porównujących wartość rzeczywistą z budżetem oraz zmienność.

    4.(b) Albo, jeśli chcesz wyeksportować salda z pakietu kont i utworzyć raporty finansowe, możesz pominąć część 2 budżetowania i przejść do sekcji Przekształcenie salda próbnego w P&L z tabelą przestawną

    .

    Wyeksportowałeś raport Trial Balance z pakietu kont i do programu Excel. W tym poradniku zastosujesz tabele przestawne i funkcję Vlookup w Excelu do danych Bilansu Próbnego, aby utworzyć rachunek zysków i strat dla każdego działu Twojej firmy.

    5. W następnym tutorialu eksportujesz transakcje z pakietu kont i tworzysz raporty finansowe. Używaj go tam, gdzie pakiety kont nie posiadają sald. Na przykład, każdy pakiet będzie posiadał nominalne salda kont dla całej firmy, ale bardzo niewiele z nich będzie posiadało salda dla każdego działu. W tym przypadku będziesz musiał wyeksportować surowe transakcje i samemu obliczyć salda poszczególnych działów. Tworzenie raportów finansowych z wyeksportowanych transakcji

    Eksportuj 2000 transakcji z pakietu księgowego i wykorzystaj tabele przestawne do sprawdzenia ewentualnych błędów – np. transakcji analizowanych na niewłaściwy rachunek nominalny, dlaczego Kontrola Dłużników nie zgadza się z sumą sald klientów, itp. Po udowodnieniu, że dane zostały poprawnie przeanalizowane, użyj tabeli przestawnej, aby wygenerować Raport Salda Próbnego, Raport Zysku i Straty oraz Bilans.