Co musisz wiedzieć o nowych zasadach DOL dotyczących nadgodzin

Jak zapewne wiesz, amerykański Departament Pracy wydał w zeszłym tygodniu oczekiwane nowe przepisy dotyczące nadgodzin, dzięki czemu szacunkowo 4,2 mln pracowników kwalifikuje się do otrzymania wynagrodzenia za nadgodziny. Dla księgowych nowe zasady dotyczące nadgodzin będą miały wpływ nie tylko na to, jak działają wewnętrznie, ale jako zaufani doradcy właścicieli firm, będziesz prawdopodobnie otrzymywał pytania od klientów o to, jak najlepiej poruszać się po tych przepisach.

Nowe zmiany podwajają próg wynagrodzenia za zwolnienia “białych kołnierzyków” z 23.660 dolarów rocznie do 47.476 dolarów. Zaktualizowane zasady zwiększają również minimalną pensję pracowników wysoko wynagradzanych z $100,000 do $134,004 rocznie oraz ustanawiają mechanizm automatycznej aktualizacji wysokości pensji i wynagrodzeń dla zwolnionych pracowników co trzy lata.

Zmiany te będą miały wpływ na prawie każdego pracodawcę w Stanach Zjednoczonych. Zawody, na które największy wpływ będą miały te zmiany to pracownicy biurowi i administracyjni (46 procent), transport i przemieszczanie materiałów (40 procent) oraz rolnictwo, rybołówstwo i leśnictwo (40 procent).

AICPA informuje, że zasady te będą miały również znaczący wpływ na firmy księgowe (w szczególności na mniejsze firmy i pracowników młodszego szczebla w obszarach o niższym wynagrodzeniu w całym kraju).Jednak z ostatnich badań ADP wynika, że tylko 25 proc. właścicieli małych firm i 50 proc. średnich pracodawców jest świadomych i podejmuje działania mające na celu dostosowanie się do nowych przepisów dotyczących nadgodzin.

Ważne jest, aby klienci biznesowi upewnili się, że prawidłowo klasyfikują i płacą pracowników, a także dokładnie śledząc czas, aby upewnić się, że są one zgodne z terminem 1 grudnia 2016 roku. Postępując zgodnie z poniższymi krokami i dzieląc się nimi, księgowi będą na właściwej drodze do osiągnięcia zgodności.

1. Dokonaj podsumowania i przeglądu klasyfikacji. Zgodnie z nowymi zasadami, każdy zwolniony pracownik, który zarabia mniej niż kwota progowa ($47,476) nie jest już zwolniony z płacenia za nadgodziny bez względu na to, czy osoba ta wykonuje głównie obowiązki wykonawcze, administracyjne lub zawodowe. Zgodnie z Robert Half 2016 Salary Guide , istnieje kilka podstawowych stanowisk księgowych, które mają wynagrodzenia poniżej progu, w tym główni księgowi, analitycy budżetowi i analitycy finansów publicznych.

Pracodawcy powinni upewnić się, że dokładnie rozumieją obecną strukturę wynagrodzeń swoich pracowników, klasyfikacje i zasady dotyczące Ustawy o Uczciwych Standardach Pracy (Fair Labor Standards Act – FLSA), w odróżnieniu od statusu pracownika zwolnionego od zwolnienia. Ci, którzy robią mniej niż próg, powinni być dokładnie rozważeni przy zmianie klasyfikacji. Należy również pamiętać, że każdy stan może uchwalić przepisy, które różnią się od przepisów federalnych; przedsiębiorstwa będą podlegać temu, który zestaw dyrektyw jest bardziej hojny dla pracowników.

2. Ściśle zarządzać i monitorować godziny pracy pracowników oraz kontrolować koszty. Większość firm księgowych już teraz uważnie monitoruje godziny pracy pracowników, aby móc wystawiać rachunki za pracę klientów. Jednakże, niektóre wewnętrzne zespoły finansowe mogą nie być obecnie zobowiązane do monitorowania i śledzenia czasu pracy. Aby lepiej zrozumieć godziny pracy w godzinach nadliczbowych, ważne jest, aby upewnić się, że godziny pracowników są monitorowane i że używasz odpowiednich narzędzi, aby pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących planowania.

Jedną ze skutecznych metod jest wdrożenie automatycznego systemu zarządzania czasem i pracą, który śledzi przepracowane godziny. Pomaga to firmom monitorować, kiedy pracownik zbliża się do progu godzin nadliczbowych i ułatwia tworzenie bardziej opłacalnych harmonogramów. Aby kontrolować koszty, pracodawcy powinni opracować alternatywne strategie pracy, które umożliwią przenoszenie drogich godzin nadliczbowych do innych pracowników, którzy mogą być opłacani regularnie lub po niższej stawce. Monitorowanie wahań i wzorców wolumenu pracy oraz odpowiednie dostosowanie harmonogramów pracy pracowników w celu zapewnienia, że praca jest zakończona bez tworzenia sytuacji nadgodzinowych.

3. Porównaj koszty opcji płatności. Podobnie jak w przypadku obliczeń, które wielu pracodawców przeszło z ustawą o niedrogiej opiece zdrowotnej, ważne jest, aby obliczyć i porównać koszty podnoszenia wynagrodzeń pracowników w celu spełnienia kryteriów zwolnienia z pracy z tym, co kosztowałoby przeklasyfikowanie pracowników na zwolnionych i wypłacenie im nadgodzin. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, pracodawcy będą mogli korzystać z premii nieuznaniowych i płatności motywacyjnych (w tym prowizji), aby zaspokoić do 10 procent nowego standardowego poziomu wynagrodzenia. Jeśli pracodawcy zdecydują się na wykorzystanie tego dodatkowego dochodu, płatności będą musiały być dokonywane przynajmniej raz na kwartał.

Jeżeli pracodawca stwierdzi, że pracownik nie zarabia w danym kwartale wystarczająco dużo na premiach uznaniowych lub płatnościach motywacyjnych, aby utrzymać status zwolnionego, wówczas może wypłacić pracownikowi na koniec kwartału wypłatę uzupełniającą, aby zapewnić, że wynagrodzenie nadal będzie spełniać minimalny próg. W przypadku braku gwarancji wypłaty, pracodawca będzie zobowiązany do zastosowania dodatkowych metod śledzenia lub zaryzykuje utratę zwolnienia na dany kwartał. Choć może się to wydawać bardzo pracochłonnym przedsięwzięciem, dostępnych jest wiele kalkulatorów, które mogą dać pracodawcom przybliżone szacunki tych kosztów.

4. Rozważenie wpływu na kapitał własny z tytułu wynagrodzeń wewnętrznych. Oprócz kosztów związanych z podnoszeniem wynagrodzeń zwolnionych pracowników, należy rozważyć wpływ na kapitał własny z tytułu wynagrodzenia wewnętrznego, co oznacza, że pracownicy są wynagradzani sprawiedliwie w porównaniu z innymi pracownikami w firmie. Będzie to szczególnie istotne dla pracowników zatrudnionych w zawodach umysłowych, takich jak księgowość. Jeśli, na przykład, firma księgowa podniesie wszystkie stanowiska początkowe do ponad 47 476 USD, inni pracownicy, którzy mogliby zacząć od niższej stawki, mogliby mieć wątpliwości, dlaczego ich wynagrodzenie nie wzrasta.

Pracodawcy, którzy nie stosują się do nowych przepisów dotyczących nadgodzin, mogą podlegać audytowi i/lub zgłaszać roszczenia o niewłaściwą klasyfikację i/lub niewykorzystane nadgodziny od pracowników. i mogą być zobowiązani do zwrócenia pracownikom podwójnej kwoty, którą są im winni, tzw. odszkodowania umownego, zgodnie z Ustawą o Uczciwych Standardach Pracy.

Niezastosowanie się do nowych zasad wynagradzania za nadgodziny może być kosztowne. Według najnowszego badania ADP Midsized Business Owners Study , ponad jedna trzecia pracodawców stwierdziła, że doświadczyła niezamierzonych kar za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących podatku od wynagrodzeń i innych przepisów dotyczących siły roboczej, a prawie połowa nie wiedziała, ile kar poniosła lub ile kosztowała ich organizacja.

Chociaż od księgowych nie oczekuje się, by byli ekspertami w dziedzinie zgodności, te najlepsze praktyki mogą również stanowić ogólne wskazówki dla klientów. Jednakże, w celu uzyskania bardziej szczegółowych i osobistych porad, księgowi powinni skierować klientów do eksperta ds. zgodności lub konsultanta ds. zarządzania kapitałem ludzkim.

Wynik końcowy? Nie zwlekaj! Zacznij przygotowywać swój zespół i klientów już teraz, aby nie napotkali na bóle głowy i ostre mandaty za nadgodziny.