Co oznacza praca w chmurze dla księgowych?

Przetwarzanie w chmurze, praca zdalna i wykorzystanie technologii to trendy, które dominują w nagłówkach gazet dla firm i księgowych. Informacje biznesowe i finansowe mają coraz bardziej globalny charakter i ważne jest, aby księgowi pozostali istotni na rynku, który jest coraz szybszy i dynamiczny.

Niemniej jednak, stosunkowo łatwo jest stracić orientację, co dokładnie pojęcia “cloud computing”, “praca zdalna” i “integralność danych” oznaczają dla księgowych – zarówno jako indywidualnych praktyków, jak i jako członków zawodu. Przyjęcie nowych taktyk i strategii technologicznych dla biznesu po prostu w celu utrzymania aktualności na rynku jest receptą na złe wdrożenie, możliwe naruszenia danych i potencjalną stratę czasu, klientów i pieniędzy.

Zanim rozważysz lub zanurkujesz zbyt głęboko w specyfikę lepszego zarządzania pracą zdalną i przetwarzaniem w chmurze, ważne jest, aby pamiętać, co dokładnie oznacza cloud computing w sensie materialnym. Na koniec dnia cloud computing oznacza, że zamiast instalować serwer w biurze lub szafie w hali (w zależności od wielkości firmy), rejestrujesz się na usługę, która pozwala na wynajęcie czasu serwera od zewnętrznego dostawcy. W gruncie rzeczy, zlecasz przechowywanie danych, bezpieczeństwo i przetwarzanie ich z Twojej organizacji do innej organizacji.

Odstępstwem od tego jest możliwość pracy zdalnej ze względu na fakt, że informacje są teraz dostępne z każdego miejsca za pośrednictwem VPN lub innego rodzaju bezpiecznego połączenia. Podstawowe problemy, które się pojawiają, zwłaszcza w związku z tym, że tysiąclecia stają się coraz większym odsetkiem pracowników, dotyczą bezpieczeństwa danych, dostępu do danych oraz zdolności pracowników do skutecznej interakcji zarówno ze sobą, klientami, jak i innymi partnerami biznesowymi.

Wiercąc się szczególnie w zagadnieniach pracy zdalnej i bezpieczeństwa cybernetycznego, istnieje kilka obszarów, w których praktycy i organizacje mogą poprawić swoje bezpieczeństwo danych i dostęp do informacji. Aby sprostać potrzebom prowadzenia działalności gospodarczej, a także klientów, specjaliści od księgowości i informacje muszą być dostępne i elastyczne, ale nie jest to usprawiedliwieniem dla niepodejmowania środków ostrożności i wdrażania kilku pomysłów i taktyk w celu lepszego zabezpieczenia danych i informacji o klientach.

Praca zdalna

Praca zdalna i możliwość dostępu do danych organizacyjnych i danych klientów w podróży to atuty każdej organizacji lub osoby, która stara się dotrzymać kroku szybko zmieniającemu się środowisku biznesowemu. Niemniej jednak, istnieją zagrożenia nieodłącznie związane z pracą zdalną, z których najważniejszym jest to, że poprzez dostęp do informacji i danych na wielu urządzeniach i w wielu miejscach, informacje te są narażone.

Oprócz ryzyka włamania, które omówiono w następnej sekcji, istnieje znacznie bardziej tradycyjne ryzyko związane z pracą na odległość. Zwłaszcza, że praca zdalna zwiększa częstotliwość i staje się coraz bardziej powszechna, należy wdrożyć i rozszerzyć środki bezpieczeństwa zarówno dla sprzętu, jak i oprogramowania.

Być może najprostsze i najskuteczniejsze środki, jakie osoby mogą podjąć pracując zdalnie, są do podjęcia:

  • Zabezpieczaj swoje urządzenia fizycznie pomiędzy miejscami docelowymi.
  • Upewnij się, że urządzenia są zablokowane i zabezpieczone hasłem za każdym razem, gdy odchodzisz, nawet na minutę.

Chociaż mogą się wydawać proste wskazówki i porady, rozglądając się po każdej sali konferencyjnej, sali konferencyjnej, dworcu kolejowym czy lotnisku, na pewno zobaczysz nienadzorowane urządzenia oraz urządzenia otwarte i odblokowane. Takie proste wskazówki z pewnością staną się jeszcze ważniejsze, gdy praca zdalna stanie się bardziej normą, a mniej wyjątkiem.

Bezpieczeństwo cybernetyczne

Bezpieczeństwo cybernetyczne może wydawać się domeną ekspertów i specjalistów w dziedzinie technologii, ale jest to kwestia, która powinna być przedmiotem troski każdego, kto pracuje lub zarządza innymi osobami w dziedzinie rachunkowości. Podstawową funkcją rachunkowości i finansów, w istocie, jest informacja i dane, które są dostarczane przez specjalistów księgowych do innych aspektów przedsiębiorstwa, lub od specjalistów księgowych do klienta. W każdym konkretnym przypadku, w którym się znajdziesz, założenie, że bezpieczeństwo cyberprzestępczości jest ważne jest uniwersalne.

Rozwiązania, oprogramowanie i porady dotyczące tego, jak chronić siebie, swoje dane i swoich klientów, ale jest kilka stosunkowo prostych rzeczy, które można zrobić, aby zachować bezpieczeństwo informacji, bez konieczności uzyskania doktoratu z informatyki.

1. Często zmieniaj swoje hasła. To powinno być oczywiste, ale większość ludzi nigdy nie aktualizuje swoich haseł, chyba że są do tego zmuszeni. To jest Cybersecurity 101, i powinno być robione często, może kwartalnie, aby dostosować się do innych procesów biznesowych, które i tak robisz. Podczas pracy nad tym zagadnieniem należy wykazać się kreatywnością w posługiwaniu się swoimi hasłami (tzn. używanie “hasła1”, ponieważ domyślne hasło może nie być idealnym wyborem).

2. Aktualizuj swoje oprogramowanie antywirusowe. Ponownie, jest to stosunkowo prosta taktyka, która powinna być stosowana zarówno przez osoby prywatne, jak i organizacje, ale często zdarza się, że program antywirusowy wygasa lub używana jest starsza wersja. Choć w krótkim czasie można zaoszczędzić kilka dolarów, narażenie siebie i danych organizacyjnych na cyberprzestępstwo nie jest realną długoterminową strategią biznesową.

3. Bądź proaktywny. LifeLock może być najbardziej agresywną firmą zajmującą się kradzieżą tożsamości i bezpieczeństwem cybernetycznym w zakresie reklamy i przyciągania uwagi, ale istnieje wiele dostępnych opcji ochrony i monitorowania tożsamości online. Podobnie jak osoby prywatne rutynowo sprawdzają swoje wyniki punktowe, organizacje i osoby prywatne powinny regularnie otrzymywać oceny i testy podatności na zagrożenia. Z pewnością lepiej jest być bezpiecznym niż przepraszać.

4. Luka powietrzna w krytycznych danych. Jeśli zarządzasz danymi klienta lub posiadasz informacje, których nie chcesz naruszać (np. ważne informacje finansowe lub medyczne), jedną z najlepszych rzeczy, jakie możesz zrobić, jest stworzenie szczeliny powietrznej na maszynie lub serwerze, na którym te informacje są przechowywane. Nie podłączając tej maszyny do Internetu i ściśle monitorując, jakie ewentualne urządzenia zewnętrzne są podłączone do tej maszyny, będziesz miał znacznie lepszą kontrolę i pewność co do integralności swoich danych.

Praca zdalna i rosnąca cyfryzacja informacji radykalnie zmieniły sposób prowadzenia działalności gospodarczej przez organizacje. Podczas gdy taka łączność zaowocowała większą elastycznością i mobilnością zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, konieczne jest, aby osoby i organizacje dostrzegły niektóre z zagrożeń związanych z tymi zmianami.

Nie ma jednak powodu, by przy kilku zdroworozsądkowych i prostych zasadach i zmianach w istniejących procesach, ludzie i firmy nie mogli wykorzystać łączności, zabezpieczając jednocześnie swoje informacje.