Co Twoi klienci muszą wiedzieć o formularzu 1095-C

Jest to drugi rok sprawozdawczości pracodawcy zgodnie z Ustawą o Opiece Ekonomicznej (ACA) i choć prawo to może wkrótce zostać zmienione lub zastąpione, na razie proces ten pozostaje bez zmian.

Co niestety oznacza, że wokół formy znanej jako 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage jest jeszcze sporo zamieszania.

W związku z trwającym już sezonem sprawozdawczym i zamknięciem okna dystrybucji 2 marca, Twoi klienci biznesowi i ich pracownicy mogą mieć kilka pytań dotyczących tego notorycznie trudnego formularza.

Co to dokładnie jest 1095-C?

Pomimo dużej liczby pracowników, którzy mają otrzymać jedną z tych form w pierwszych miesiącach 2017 roku, niewielu z nich faktycznie wie, co to jest. Najprościej mówiąc, 1095-C jest formularzem rozprowadzanym wśród pracowników i udostępnianym IRS. Dokumentuje on i potwierdza, że pracodawcy zapewniają właściwym pracownikom odpowiednią ofertę opieki zdrowotnej – w pełni ubezpieczonej lub samofinansowanej – w przystępnej cenie.

Są trzy części formularza. Pierwsza dokumentuje podstawowe informacje, takie jak nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego pracownika. Druga zawiera informację o tym, czy zaoferowano lub zapewniono jakiekolwiek ubezpieczenie, czy było ono przystępne cenowo, oraz o wszelkich istotnych wyjątkach. Trzecia część ma zastosowanie tylko w przypadku, gdy ubezpieczenie przedsiębiorstwa jest finansowane z własnych środków, i zawiera dokumenty, które są objęte planem zdrowotnym pracownika.

Kto powinien dostać 1095-C?

Po pierwsze, Twoi klienci biznesowi muszą ustalić, czy jako pracodawca w ogóle muszą rozprowadzać 1095-C. Jeśli w poprzednim roku kalendarzowym zatrudnili oni 50 lub więcej pracowników na pełny etat, to powinni oni oferować firmowe ubezpieczenie zdrowotne i będą musieli rozdawać formularze lub kary pieniężne.

Pracownikami, którzy powinni otrzymać formularz 1095-C są następujący pracownicy:

  • Każdy, kto był pracownikiem etatowym przez co najmniej jeden miesiąc w roku 2016.
  • Każdy, kto był ekwiwalentem ACA w pełnym wymiarze czasu pracy (pracował średnio ponad 30 godzin tygodniowo przez cały okres pomiaru), którego okres stabilności – czas w ciągu roku, w którym pracownik musi mieć zagwarantowany dostęp do ubezpieczenia – przypada na rok 2016.
  • Każdy pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, któremu zaproponowano i zapisano się na opiekę zdrowotną (choć pracodawcy nie są zobowiązani przez prawo do oferowania tym pracownikom opieki zdrowotnej). Ma to zastosowanie jedynie w przypadku pracodawców oferujących pokrycie kosztów opieki zdrowotnej we własnym zakresie.

Do obowiązków klienta jako pracodawcy należy określenie jego statusu jako obowiązującego dużego pracodawcy, jak również statusu każdego z jego pracowników jako ACA w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Jeśli Państwa klienci nie rozpowszechnią formularzy w terminie, nawet jeśli po prostu nie byli świadomi, że tego potrzebują, mogą zostać narażeni na wysokie kary z IRS.

Co powinni wiedzieć pracownicy?

Podczas gdy odpowiedzialność za wypełnianie i dystrybucję formularzy 1095-C spoczywa na pracodawcach, pracownicy mogą być również zdezorientowani co do tego, co są zobowiązani zrobić z tymi formularzami. Z tego powodu, istnieje kilka ogólnych informacji, które mogą być pomocne dla Twoich klientów, aby podzielić się nimi z pracownikami otrzymującymi 1095-C.

W większości przypadków osoby, które otrzymają 1095-C, nie będą musiały nic z tym robić poza złożeniem dokumentów podatkowych. Nie trzeba nawet mieć pod ręką tego dokumentu, aby wypełnić swoje dokumenty podatkowe, więc pracownicy mogą iść do przodu i zakończyć ten proces, kiedy tylko uznają to za stosowne.

W innych przypadkach pracownicy mogą znaleźć błąd na swoim 1095-C – zazwyczaj w pierwszej sekcji zawierającej dane osobowe. Jeśli tak się stanie, powinni zadzwonić pod podany w formularzu numer kontaktowy, kierując ich w stronę najlepszego sposobu postępowania.

Jeśli nie otrzymają 1095-C i uważają, że powinni mieć, powinni po prostu skontaktować się z pracodawcą. Następnie do obowiązków klienta należy ustalenie, co się stało.

Jest też formularz 1095-B
.
Bez względu na to, jaki rodzaj ubezpieczenia ma pracownik, jeśli otrzymuje 1095-C, powinien on również otrzymać formularz 1095-B, Health Coverage . Jeśli firma Twojego klienta oferuje samofinansowanie, będzie on odpowiedzialny za dystrybucję formularzy 1095-B przed 2 marca. Jeśli jednak oferuje w pełni ubezpieczoną ochronę ubezpieczeniową, to ubezpieczyciel jest tym, który ją wysyła.

Po raz kolejny, ten formularz nie jest konieczny do złożenia zeznania podatkowego i nie wymaga żadnych działań. Powinien on mieć zasadniczo te same informacje, co formularz 1095-C, tylko w nieco innym formacie.

Coś jeszcze trzeba wiedzieć?

Ogólnie rzecz biorąc, 1095-C nie zmienił się wiele od zeszłego roku. Istnieją dwa nowe dodatkowe kody wskaźników, które należy stosować przy wypełnianiu oferowanego zakresu, ale w przeciwnym razie formularz jest taki sam.

Jeśli Twoi klienci zmagali się z problemami w zeszłym roku, upewnij się, że znaleźli odpowiednie zasoby, aby prawidłowo złożyć wniosek w tym roku i uniknąć kar. W przeciwnym razie powinni po prostu kontynuować proces zgodności i rozpowszechniać te formularze przed upływem terminu 2 marca.