Czas i rachunki – Oświeć swój zespół o wpisie czasu

Witamy w serii AccountingWEB “Possibilities for CPA Firm Management” autorstwa Rity Keller , konsultanta ds. zarządzania firmą CPA. Wszystkie jej artykuły można zobaczyć tutaj.

Jeśli jesteś firmą cenową, nie zwracaj uwagi. Dobrze dla ciebie. Założę się, że masz wielu szczęśliwych członków zespołu. Wyobrażam sobie również, że macie dobrze wyszkolonych menedżerów, którzy doradzają i prowadzą ich przez zaangażowanie klientów.

Jeśli nie jesteś firmą cenową, jak większość firm, z którymi rozmawiam i pracuję, to założę się, że jesteś pytany: “Jak wprowadzić nasz czas na podróż do lokalizacji klienta? Czy jest to płatne czy nie?”

Kwestia ta została poruszona w pytaniu na forum dyskusyjnym Stowarzyszenia na rzecz Administracji Rachunkowej (Association for Accounting Administration Discussion Forum – Q&AAA), a odpowiedzi na to pytanie były różne.

Po prostu FYI, oto co polecam:

  • Członkowie zespołu odnotowują czas przekraczający ich normalne dojazdy do pracy, jeśli udają się na stronę klienta bezpośrednio z domu.
  • Zastosowany kod czasowy to połowa normalnej stawki rozliczeniowej. Dzięki temu członek zespołu może mieć płatny czas.
  • Opłata milowa jest również pobierana od klienta.
  • W przypadku opuszczenia biura w celu przejścia na stronę klienta, członek zespołu rejestruje swój czas i przebieg od biura do strony klienta.
  • Powiedz członkom zespołu: Nie podejmuj decyzji o rozliczeniu podczas nagrywania czasu – dokładne wpisanie czasu jest najwyższym priorytetem.
  • Cały czas związany z klientem powinien być rejestrowany. Każdy członek zespołu powinien zadać sobie pytanie”, Czy wykonałbym to zadanie, gdybyśmy nie mieli tego klienta?” Jeśli odpowiedź brzmi “nie”, to jest to płatny czas.

Nie należy mylić czasu naliczania opłat z czasem rozliczeniowym. Cały czas płatny powinien być rejestrowany – nie oznacza to, że wszystko zostanie rozliczone.

Rozważ zorganizowanie na początku stycznia sesji szkoleniowej na czas, aby odświeżyć doświadczonych ludzi i pomóc oświecić nowe osoby. Ważne jest, aby przekazać “sposób FIRM” i nie pozostawiać go w kaprysach poszczególnych osób. Pierwszym krokiem jest umieszczenie wszystkich partnerów na tej samej stronie.

O autorze:

Rita Keller jest znaną w całym kraju konsultantką ds. zarządzania firmą CPA, prelegentem, autorką, mentorką i blogerką. Posiada ponad trzydziestoletnie praktyczne doświadczenie w zarządzaniu firmą CPA, marketingu, technologii i działaniach administracyjnych.