Czas na kontrolę podatków stanowych i lokalnych

Ten pracowity sezon może być idealnym momentem na przeprowadzenie stanowego i lokalnego badania podatkowego dla Twoich klientów.

Wiem, że to prawdopodobnie ostatnia rzecz, jaką chcecie teraz zrobić, ale biorąc pod uwagę obecny klimat podatkowy w Stanach Zjednoczonych, aktywne doradzanie klientom w sprawach podatkowych na szczeblu stanowym i lokalnym powinno być kluczowym elementem zarządzania ich podatkami, jak również zapewnienia dobrej obsługi klienta. Zajęcie się poniższymi trzema punktami pomoże Państwu zidentyfikować potencjalne zobowiązania lub błędy i da możliwość zminimalizowania lub skorygowania tych kwestii przed dokonaniem dalszych szkód.

1. Nexus

1.

Identyfikacja miejsca, w którym klient “prowadzi działalność”, jest pierwszym krokiem do oceny jego odpowiedzialności za podatki państwowe i lokalne. Nexus jest minimalnym połączeniem lub ogniwem łączącym Twojego klienta ze stanem, który chce je opodatkować.

Historycznie, związek ten został ustanowiony poprzez fizyczną obecność (tj. pracowników, niezależnych wykonawców lub podmiotów stowarzyszonych poszukujących sprzedaży lub świadczenia usług; posiadanie lub leasing nieruchomości lub rzeczowego majątku osobistego; przechowywanie zapasów w magazynie, itp.) Zakres Państwa wymagań dotyczących składania dokumentów w danym stanie w dużej mierze zależał od charakteru Państwa działalności gospodarczej w tej jurysdykcji.

Od tego czasu czasy się zmieniły i fizyczna obecność nie jest już konieczna dla wielu firm, aby sprzedawać lub wprowadzać na rynek swoje towary i usługi. Wiele państw uważa obecnie, że obecność ekonomiczna w ich granicach jest wystarczająca, aby umożliwić im opodatkowanie dochodów.

Państwa utrzymują również, że postęp technologiczny i handel elektroniczny sprawiły, że standard fizycznej obecności stał się przestarzały również dla celów podatkowych w zakresie sprzedaży i użytkowania. Dla celów podziału, należy poprosić o sprzedaż, nieruchomości i płac dolary dla wszystkich stanów, a nie tylko tych stanów, w których klienci obecnie złożyć zeznania.

Informacje te są niezbędne do określenia, czy Twoi klienci są narażeni w innych stanach. Konieczne może być przeprowadzenie dalszej analizy w celu oceny, czy elementy te tworzą powiązania na podstawie obecności ekonomicznej lub ustawowych czynników podziału.

Coraz więcej państw zwraca się ku podatkowi dochodowemu brutto zamiast ku podatkowi dochodowemu, ponieważ próg nexusu dla tych podatków jest minimalny. Dla celów podatkowych związanych ze sprzedażą i użytkowaniem, fizyczna obecność jest na razie nadal “prawem kraju”.

Państwa robią jednak wszystko, co w ich mocy, aby rozszerzyć tę definicję. Jeśli Twoi klienci sprzedają produkty i usługi, które są generalnie uznawane za podlegające opodatkowaniu w wielu stanach, powinieneś określić, jakie czynniki tworzą nexus dla sprzedaży i wykorzystania podatków oraz zadać swoim klientom pytania dotyczące ich działalności gospodarczej w tych stanach.

Jeśli Twoi klienci korzystają z usług Fulfillment by Amazon (FBA), a ich zapasy są przechowywane w centrach realizacji Amazon na terenie całego kraju, należy zadać im dodatkowe pytania.

2. 2. Zgodność

Jeśli Twoi klienci wypełniają deklaracje dotyczące dochodu narodowego i lokalnego/franchisingu, wpływów brutto, sprzedaży i użytkowania, akcyzy, licencji, płac lub podatków od nieruchomości w różnych jurysdykcjach, należy rozważyć ocenę jakości i spójności tych deklaracji, jeśli są one przygotowywane i składane wewnętrznie. Większość z tych deklaracji ma okresowe terminy składania (miesięczne, kwartalne, itp.) i często wymagają one dużej ilości danych z systemów sprawozdawczości finansowej lub innych informacji przygotowanych przez pracowników Twojego klienta. Należy również zapytać:

  • Kto jest odpowiedzialny za zapewnienie, że zwroty te są dokładne lub składane i opłacane w odpowiednim czasie? Czy ktoś zgadza się z kwotami zgłoszonymi do ksiąg i rejestrów? W jaki sposób są rozwiązywane rozbieżności lub pytania?
  • Czy od sprzedaży pobierane są prawidłowe stawki podatku od sprzedaży? Czy prawidłowo uzyskują przychód lub dochód?
  • Czy zarejestrowali się u Sekretarza Stanu, aby prowadzić interesy? Jeśli tak, mogą być zobowiązani do składania zeznań dochodowych/zwrotów z tytułu działalności gospodarczej.

Państwowe organy podatkowe nie mają sympatii do podatników, których obroną za niewłaściwe złożenie wniosku jest nieznajomość prawa lub niezrozumienie instrukcji złożenia wniosku. Jeśli Twój klient regularnie płaci duże kwoty podatku wynikające z audytów lub otrzymuje zawiadomienia o spóźnionych lub niezrealizowanych zeznaniach lub błędach w obliczeniach, to wszystko wskazuje na to, że istnieją niedociągnięcia w procesie przestrzegania przepisów, które należy usunąć.

3. Gotowość do audytu

Musisz przygotować swojego klienta na nieunikniony fakt, że w pewnym momencie zostanie on prawdopodobnie skontrolowany przez państwowe organy podatkowe. Audyty mogą być skutecznym narzędziem do generowania przychodów i poprawy zgodności z przepisami.

Audyty są regularnie przeprowadzane w terenie przez agentów, którzy odwiedzają biura klienta, ale w miarę jak coraz więcej stanów zacznie wykorzystywać technologię do przeglądu zwrotów i identyfikacji rozbieżności, podatnicy będą poddawani audytom biurkowym dotyczącym konkretnych kwestii lub będą proszeni o dostarczenie dokumentacji uzasadniającej ich zwroty. Audyty mogą być trudne i czasochłonne, ale można je skutecznie rozwiązać, pod warunkiem, że przygotuje się klientów z wyprzedzeniem i upewni się, że są dobrze zorganizowane i przygotowane dla audytorów, ich wniosków o udzielenie informacji i pytań.

Przeglądanie zeznań podatkowych, które zostały złożone w okresie rozliczeniowym pomoże Ci zidentyfikować potencjalne problemy i posłuży jako wskazówka, na czym powinieneś się skupić w swoim czasie. Jeśli klient zajął agresywne stanowisko w sprawie zeznania podatkowego, bądź przygotowany na obronę tego stanowiska i argumentowanie swojej sprawy. Dodatkowo, nie przegap okazji do przedstawienia potencjalnych zwrotów lub kredytów w celu skompensowania podatku, który może zostać oszacowany.

Nie można być ekspertem we wszystkich dziedzinach prawa podatkowego. Wiedz, kiedy nadszedł czas, aby skonsultować się z osobą trzecią, która specjalizuje się w danej dziedzinie opodatkowania, która jest bardziej kompetentna niż Ty czy Twój klient, aby rozwiązać problem audytu.

Korzystanie z bardziej doświadczonych zasobów w takich okolicznościach zazwyczaj prowadzi do lepszego wyniku dla klienta. Przegląd tych państwowych i lokalnych spraw podatkowych wraz z klientem da Ci możliwość zidentyfikowania potencjalnych problemów, które należy rozwiązać.

Niektóre z tych spraw będą prawdopodobnie wymagały poświęcenia dodatkowego czasu na przeglądanie zeznań podatkowych, badanie przepisów podatkowych w różnych stanach i spotkanie z klientem. Jednakże, badanie tych spraw teraz, gdy masz uwagę swojego klienta, może prowadzić do dodatkowych możliwości obsługi klienta w późniejszym okresie roku.

W najlepszym interesie zarówno Państwa, jak i Państwa klientów, jest zbadanie i zajęcie się obszarami potencjalnego ryzyka, biorąc pod uwagę finansowe konsekwencje braku zgodności. Praktycy zajmujący się ryzykiem odpowiedzialności zawodowej, którzy nie doradzają swoim klientom w sprawach podatkowych na szczeblu państwowym i lokalnym, mogą mieć poważne problemy, jeśli nie podejmą działań mających na celu ograniczenie tego ryzyka.