Czerpanie korzyści z jakości mniejszych audytów – Część 1
Może być Pan/Pani jedną z dziesiątek tysięcy mniejszych firm CPA przeprowadzających mniejsze badania, kwestionując, w jaki sposób może Pan/Pani przetrwać konkurencję o mniejsze badania z większymi firmami, które mogą sobie pozwolić na ogromne inwestycje w technologię. Prawda jest taka, że robiliśmy to już wcześniej i możemy to zrobić ponownie!
W związku z tym opracowaliśmy serię artykułów, aby dać ci pewność siebie i kierunek, którego potrzebujesz. Oto tematyka tej serii artykułów czerpiących korzyści z mniejszych audytów bez dużych inwestycji technologicznych :
Uwzględnienie pewnych praktycznych warunków wstępnych dla mniejszych audytów.
Stosowanie standardów kontroli jakości w celu zmaksymalizowania jakości i efektywności małych audytów.
Maksymalizacja wydajności poprzez rezygnację z tradycji i zebranie minimalnego materiału dowodowego, zarówno pod względem jakości, jak i wydajności.
Szkolenie i wyposażenie personelu do przeprowadzania mniejszych audytów jakościowych.
Przygotowywanie minimalnej standardowej dokumentacji dotyczącej mniejszych audytów.
Maksymalizacja udziału lidera zaangażowania przy mniejszych audytach.
Uproszczenie procedur przeglądu zaangażowania.
Zapakowanie mniejszych zleceń audytowych w rekordowo krótkim czasie.
Sprzedaż zalet serwisowych mniejszej firmy CPA.
Planowanie mniejszych audytów w przyszłości z praktycznymi, korzystnymi dla kosztów zastosowaniami technologicznymi.
A Look Back into the Future
Niektórzy czytelnicy być może pamiętają wprowadzenie audytu opartego na ryzyku w latach osiemdziesiątych. Właściwie teoria ta rozpoczęła się na długo przedtem, ale to właśnie w tamtych latach kilka firm zebrało się na odwagę, by spróbować!
Audyt oparty na ryzyku groził zniszczeniem klubu «Balance Sheet Auditors». Dla niektórych wydawało się to zagrożeniem dla jakości audytu. Ostatecznie coraz więcej firm zaczęło czerpać korzyści z tych nowych koncepcji i jednocześnie przeprowadzać badania wysokiej jakości, więc nie mogliśmy sobie pozwolić na zbieranie dowodów z badania, dopóki nie osiągnęliśmy wysokiego poziomu wystarczalności i nie przepełniliśmy się tym uczuciem «ciepłego spojrzenia».
Prawda była taka, że nadal mogliśmy szukać tego uzależniającego ciepła-żółwiaka, ale zaczęliśmy zdawać sobie sprawę, że po prostu nie mogliśmy tego zrobić w sposób konkurencyjny lub zyskowny! Mimo to, w przypadku większości mniejszych audytów preferencje wielu liderów firm CPA utrwaliły wzorce zbierania dowodów z przeszłości i nadal dochodziło do ogromnych przekroczeń budżetu.
Inne firmy zaczęły jednak reagować wysokimi banerami, które mówiły: «Przetrwamy i będziemy prosperować, wykonując mniejsze audyty o wysokiej jakości». Co więcej, firmy te przyjęły za swoją misję stosowanie nowych koncepcji oceny ryzyka, a w końcu nowych standardów rewizji finansowej, w odniesieniu do mniejszych badań i nadal zarabiać pieniądze!
Klisza, «Gdzie jest wola, tam jest droga», stała się ich mottem. Wiele z tych firm pojawiło się w ciągu następnych dwóch dekad, aby móc konkurować z większymi firmami, które mocno inwestowały w technologię. Więc, znowu się spotykamy!
Jeśli chodzi o badania mniejszych jednostek, nadszedł czas, aby przyjrzeć się udanym sposobom z przeszłości i zastosować je w przyszłości! Taki jest cel tej serii artykułów, ponieważ zastanawiamy się, jak zminimalizować inwestycje w technologię, zapewnić jakość badania, konkurować z większymi firmami i zarabiać na mniejszych badaniach!
Definiowanie mniejszego audytu
Literatura audytorska nie definiuje mniejszego audytu. Oczywiście nie są to nowe wiadomości, mniejszy audyt jest audytem mniejszej firmy! Weźmy więc pod uwagę charakter mniejszej jednostki. Ramy sprawozdawczości finansowej AICPA dla małych i średnich jednostek (FRF dla MŚP) zawierają pewne wskazówki.
Zasady rachunkowości stosowane w tych ramach wskazują, że określenie małego przedsiębiorstwa jest związane z jego charakterem lub cechami. Oto niektóre z cech charakterystycznych mających zastosowanie do małego przedsiębiorstwa lub podmiotu z FRF dla MŚP:
Jednostka może być ściśle kontrolowana, zarządzana przez właściciela lub dyrektora
Większość personelu kierowniczego jednostki nie ma zamiaru dokonywać zgłoszeń w SEC
.
Kierownictwo i/lub właściciele jednostki polegają na zestawie sprawozdań finansowych w celu potwierdzenia swojej oceny wyników, przepływów pieniężnych oraz tego, co jednostka posiada i jest jej dłużnikiem
.
Jednostka nie prowadzi działalności w branży, w której jednostka uczestniczy w transakcjach wymagających wysoce wyspecjalizowanych wytycznych księgowych, takich jak instytucje finansowe i jednostki rządowe
.
Jednostka nie angażuje się w zbyt skomplikowane transakcje
Jednostka nie posiada znaczących jednostek działających za granicą
Kluczowi użytkownicy sprawozdań finansowych jednostki mają bezpośredni dostęp do jej kierownictwa
Użytkownicy sprawozdań finansowych jednostki mogą wykazywać większe zainteresowanie przepływami pieniężnymi, płynnością finansową, wiarygodnością sprawozdania z sytuacji finansowej i/lub efektywnością wykorzystania zasobów przez jednostkę. Sprawozdania finansowe jednostki wspierają wnioski o przyznanie finansowania bankowego, jeśli bankier nie opiera decyzji kredytowej wyłącznie na sprawozdaniu finansowym, ale także na dostępnych zabezpieczeniach lub innych mechanizmach oceny, które nie są bezpośrednio związane ze sprawozdaniem finansowym.
Niektóre właściwości operacyjne mniejszej jednostki
Podstawową cechą charakterystyczną mniejszej jednostki jest liczba zatrudnionych przez nią pracowników księgowych, którym może ona przypisać działania z zakresu kontroli wewnętrznej. Mniejszą jednostką jest zazwyczaj jednostka zatrudniająca od jednego do trzech lub czterech pracowników księgowych.
Z operacyjnego punktu widzenia, małe przedsiębiorstwo może mieć niektóre lub wszystkie te cechy:
Kontrole na poziomie jednostki lub kluczowe kontrole operacyjne są zazwyczaj przeprowadzane przez jedną lub kilka osób
.
Podział obowiązków księgowych jest zazwyczaj ograniczony ze względu na niewielką liczbę pracowników
.
Polityki i procedury są zazwyczaj nieformalne i nie są formalnie udokumentowane
.
Oprogramowanie księgowe jest zazwyczaj podstawowe i niestandardowe
.
Personel zarządzający może mieć ograniczoną wiedzę z zakresu rachunkowości
Ryzyko obejścia kontroli wewnętrznych przez kierownictwo może być wysokie
Personel księgowy i osoby odpowiedzialne za zarządzanie mogą mieć ograniczone szkolenie w zakresie rachunkowości i/lub doświadczenie zawodowe
.
Pracownicy mogą mieć łatwy dostęp do aktywów jednostki
A Praktyczna definicja mniejszego audytu
Badanie mniejszej jednostki o cechach opisanych powyżej może wymagać 50 lub 60 godzin, a nawet kilkuset godzin.Jest to badanie mniejszej jednostki, która może posiadać niektóre z cech opisanych powyżej.
Ogólnie rzecz biorąc, mniejsza jednostka zatrudnia ograniczoną liczbę pracowników księgowych i jest obsługiwana i zarządzana przez jedną lub kilka osób. Mniejsze strategie i plany badania sprawozdań finansowych będą uwzględniać wymogi Wyjaśnionych Standardów Rewizji Finansowej i praktycznie skoncentrują się na sposobach maksymalizacji efektywności przy wykorzystaniu tylko niektórych zastosowań technologicznych.
Wniosek
Osiągnięcie wysokiej jakości badania zawsze rozpoczynało się od rozpoznania charakteru i cech jednostki sprawozdawczej. Kluczem do maksymalizacji zysków z mniejszych badań sprawozdań finansowych było dostosowanie procedur i dokumentacji dotyczącej zlecenia badania do ryzyka i okoliczności jednostki sprawozdawczej. W przypadku większości mniejszych audytów dobrą wiadomością jest to, że nadal jest to klucz do sukcesu!
W następnym artykule w tej serii omówione zostaną warunki wstępne dla mniejszych audytów, które zapewniają ramy dla maksymalizacji zarówno jakości, jak i efektywności audytu.
