Czerpanie korzyści z jakości mniejszych audytów – Część 7

W siódmej części naszej małej serii audytów rentowności skupimy się na tym, w jaki sposób przeprowadzać przeglądy zaangażowania, aby zmaksymalizować jakość i zminimalizować kwadraty czasowe zaangażowania.

Wprowadzenie

W moim ostatnim artykule na temat audytów podatkowych wymieniłem mojego ulubionego menedżera, Freda, jako przykład tego, jak powinien funkcjonować zaangażowany lider , a nie , aby zmaksymalizować jakość i zyski z audytów. Przeprowadzał on przeglądy tylko w fazie końcowej audytów, a nie etapowo w fazie wykonania. Chociaż jego podejście prawdopodobnie osiągnęło pożądany poziom jakości, było nieefektywne i na koniec zmarnowało ogromną ilość czasu, zarówno jego, jak i personelu zaangażowanego.

Podejście oparte na ryzyku

Ogólnie rzecz biorąc, ryzyko będzie miało wpływ na proces przeglądu zaangażowania w dwóch obszarach:

  1. złożoność i ryzyko związane z obszarem
  2. doświadczenie personelu

Im większe jest ryzyko związane z obszarem zaangażowania, tym więcej czasu poświęca się zwykle na wszystkie poziomy przeglądu. Gdy ryzyko jest niższe, mniej czasu poświęca się na ocenę, szczególnie przez liderów.

Standardy kontroli jakości wymagają jednak podania inicjałów i dat przygotowania dokumentów roboczych przez osobę przygotowującą oraz przeglądu przez innego członka zespołu zaangażowanego. W celu zapewnienia zgodności z tymi standardami, samoocena praktyków może być udokumentowana w osobnej notatce lub pomocy praktycznej.

Bardziej doświadczeni pracownicy na ogół wymagają mniejszego nadzoru i przeglądu. Umożliwienie innym rozwoju wymaga umożliwienia im pracy w coraz bardziej skomplikowanych obszarach przy stopniowo zmniejszającym się nadzorze. Tak więc, wraz ze wzrostem zaufania do zdolności danej osoby, czas poświęcony na przeglądanie jej pracy powinien się zmniejszać.

Standardowe zasady i podejście przeglądowe

Obowiązki ogólne

Odpowiedzialny księgowy jest odpowiedzialny za szczegółowy przegląd pracy wszystkich asystentów w celu ustalenia, czy zebrano wystarczające dowody do osiągnięcia celów zaangażowania oraz czy procedury i dokumentacja dotycząca zaangażowania są zgodne z zasadami kontroli jakości firmy. Wszystkie dokumenty robocze zweryfikowane przez osobę odpowiedzialną muszą być parafowane i opatrzone datą (wymagane przez AU-C 230). Powinny one również zawierać wstępne wnioski z dokumentów roboczych sporządzone przez asystentów angażujących.

Lider ds. zaangażowania, partner lub wyłączny praktyk, jest odpowiedzialny za ocenę pracy wykonanej przez osobę odpowiedzialną za księgowość oraz wyniki przeglądu dokumentów roboczych asystentów przez tę osobę. Ocena kierownika powinna zazwyczaj obejmować wszystkie dokumenty zaręczynowe. Celem jest ustalenie, czy zebrano wystarczające dowody do osiągnięcia celów zaangażowania oraz czy procedury i dokumentacja są zgodne z zasadami i procesami kontroli jakości firmy CPA.

Inicjały lidera w każdym wierszu bilansu próby roboczej lub zestawień ołowiu, na poszczególnych dokumentach roboczych i/lub na miejscach umieszczonych na elektronicznych drzewach plików w oprogramowaniu do obsługi pojemników na pliki mogą stanowić dowód przeprowadzenia przeglądu, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W zależności od złożoności obszarów badania oraz doświadczenia osoby przygotowującej i dokonującej przeglądu, dokumentacja robocza przygotowana przez pracownika i poddana przeglądowi przez osobę odpowiedzialną może wymagać lub nie wymagać przeglądu przez kierownika. Zazwyczaj inicjowane i datowane są jedynie dokumenty robocze szczegółowo przeanalizowane przez kierownika.

Przegląd kontroli jakości partnera zaangażowanego, jeśli jest przeprowadzany przez niezależnego partnera lub konsultanta zewnętrznego, powinien stwierdzić, że wszystkie standardy kontroli jakości zostały spełnione. W zależności od złożoności zlecenia i doświadczenia personelu, partner może zdecydować się na przegląd wszystkich dokumentów, lub nie. Jak wspomniano powyżej, inicjały w odpowiednich wierszach różnych dokumentów mogą świadczyć o przeglądzie dokumentów roboczych przez partnera lub konsultanta ds. kontroli jakości.

Systemy plików z oprogramowaniem audytowym zawierają zazwyczaj miejsce na drzewie plików obok każdej pomocy praktycznej lub dokumentu roboczego na nazwisko lub inicjały zarówno osoby przygotowującej, jak i recenzenta, wraz z datą wykonania funkcji. W tych okolicznościach odnośne dokumenty robocze i harmonogramy wymagają oddzielnej identyfikacji tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez politykę firmy.

Podejście do przeglądu wewnętrznego księgowego

Szczegółowy przegląd pracy asystentów powinien być przeprowadzany tak często, jak to możliwe, przynajmniej po zakończeniu każdej części zadania. Bezpośrednio po tym powinny nastąpić informacje zwrotne na temat wyników przeglądu. Procedury przeglądu przeprowadzane przez osobę odpowiedzialną powinny obejmować co najmniej następujące elementy:

1. Przegląd odpowiedniej sekcji dokumentów roboczych z ubiegłego roku

2. Przegląd odpowiedniej sekcji programu pracy (plan audytu)

3. Porównać rachunki bilansów prób odnoszące się do obszaru roboczego z rachunkami z poprzedniego okresu i odnotować zmiany

4. Krótki przegląd treści dokumentów roboczych

5. Przeczytaj wszelkie wnioski

6. Szczegółowy przegląd dokumentów roboczych:

a. Mechaniczna dokładność

b. Realizacja celów dokumentacji, tj. ocena stwierdzeń zawartych w sprawozdaniu finansowym i osiągnięcie celów badania

c. Właściwe wykonywanie procedur

d. Uzasadnienie wyroków

e. Identyfikacja i kontrola wyjątków

f. Rozwiązywanie problemów i zadawanie pytań

7. Ustalić, czy wszystkie procedury programu pracy zostały prawidłowo zakończone

W miarę jak recenzent podchodzi konsekwentnie do procesu badania dokumentów roboczych, zaczyna formować oczekiwania co do treści większości dokumentów roboczych i może wykonać wszystko w krótszym czasie. W rzeczywistości, wraz ze wzrostem swojego doświadczenia, recenzent może opracować “listę trafień” najczęściej popełnianych przez asystentów pracowników błędów. W moim przypadku, błędy, które często popełniałam, gdy byłam asystentką pracowników, stały się moją “listą trafień”!

Najczęściej pojawiające się błędy powinny być pierwszym, który otrzyma uwagę. Jeszcze lepiej, powinny one stać się tematem spotkań przed rozpoczęciem pracy i szkoleń w miejscu pracy!

Podejście do oceny sytuacji Engagement Leader’s Review

Przy wszystkich zleceniach kierownik powinien sprawdzać pracę personelu tak często, jak to możliwe. Akceptowalne powody, dla których można to zrobić dopiero po zakończeniu pracy, są rzadkie!

Ocena ta powinna być przeprowadzana w terenie, gdy tylko jest to możliwe. Pozwala to na rozwiązywanie problemów w czasie, gdy personel pracuje nad projektem, zapobiega typowym przerwom w pracy biura, pozwala liderowi zaplanować czas przeglądu i pozwala na ich zauważenie przez personel klienta.

Firmy CPA, które wymagają przeglądu w terenie, gdy tylko jest to możliwe, stwierdzają, że w wyniku tego praca jest wykonywana w sposób terminowy. W końcu zespół robi to, co ma robić, kiedy ma to robić.

Ułatwianie weryfikacji przywódców

Odpowiedzialny księgowy może ułatwić ocenę liderów na kilka sposobów, co pomoże zaoszczędzić czas. Oto kilka z nich:

1. 1. Upewnij się, że każda sekcja jest wypełniona lub przynajmniej zawiera listę otwartych pozycji i niedokończonych dokumentów roboczych oraz upewnij się, że wszystkie notatki recenzyjne asystentów zostały oczyszczone przed zapoznaniem się z nimi przez kierownika.

2. Upewnij się, że każda sekcja zawiera listę miejsc, w których znajdują się dokumenty robocze dokumentujące problemy związane z zaangażowaniem i ich rozwiązaniami, w celu umożliwienia liderowi wczesnej uwagi i przeglądu.

3. Zlecić sporządzenie wszystkich dokumentów roboczych przez głównego księgowego w celu ułatwienia przeglądu przez lidera.

Dokumentowanie procesu przeglądu

Niektórzy wydawcy używają pomocy praktycznej o tytule takim jak Formularz nadzoru, przeglądu i zatwierdzenia do dokumentowania procesu nadzoru i przeglądu. Formularze przeznaczone do tego celu zawierają pytania do głównego księgowego, lidera zaangażowania, partnera lub zewnętrznego konsultanta dokonującego przeglądu kontroli jakości, a także do partnera podpisującego raport. Pomaga to upewnić się, że wszystkie aspekty działań weryfikujących zostały uwzględnione w procesie przeglądu dokumentów roboczych.

Przygotowanie skutecznych uwag

Do celów kontroli jakości audytorzy są zobowiązani do zniszczenia kopii swoich notatek, tak aby w przypadku sporu sądowego informacje te nie mogły być wykorzystane przeciwko firmie CPA. Z tego powodu biegli rewidenci muszą być ostrożni w zamieszczaniu wszelkich dodatkowych dowodów z badania wynikających z tych notatek w odpowiedniej dokumentacji roboczej i informacjach dotyczących następnego roku w ramach kontroli czasu pracy lub innych aktach.

Notatki przeglądowe zapewniają oczywiście jakość zaangażowania i są podstawowymi narzędziami dla działań szkoleniowych w miejscu pracy. Poniżej wymieniono kilka typowych niedociągnięć w zakresie przygotowania, na które powołują się pracownicy firmy CPA:

1. Pismo odręczne jest nieczytelne

2. Uwagi zawierają niewystarczające informacje

3. Cel lub znaczenie nie mogą być zrozumiałe

4. Ton pisma jest protekcjonalny i niegrzeczny

.

5. Wiele komentarzy to pikayune

6. Piszący musi być umieszczony, aby wyjaśnić wiele notatek

7. Notatki są negatywne i rzadko zawierają uznanie za dobrą pracę

.

Notatki przeglądowe powinny oczywiście zawierać konstruktywną krytykę, ale ogólnie rzecz biorąc, mają one na celu budowanie, a nie burzenie. Są one najpotężniejszym narzędziem szkolenia i kontroli jakości firmy CPA.

Wniosek

Ponieważ osoby odpowiedzialne za księgowość i liderzy zaangażowani inwestują czas w procesy nadzoru i przeglądu, zespół zaangażowany może czerpać ogromne korzyści ze szkoleń i kontroli jakości zapewnianych pracownikom firmy CPA.

Dzięki efektywnemu planowaniu i zaangażowaniu liderzy mogą zapewnić, że zadania audytowe są realizowane na najwyższym poziomie jakościowym i w minimalnym czasie. W końcu to właśnie te osoby są szczytem systemu kontroli jakości firmy.