Czy AP jest kolejnym ogniwem innowacji technicznych? Czy AP jest kolejnym ogniwem innowacji technicznych?

Od co najmniej dekady słyszymy, że zautomatyzowany system płatności eliminuje papier. Cóż, w końcu to się dzieje i nadszedł czas, aby ponownie ocenić automatyzację AP i wybrać miejsce, aby zacząć.

Zbieg czynników prowadzi nas do przodu:

  • Jest nowa, postrecesyjna perspektywa na AP.
  • Zarówno nabywcy, jak i dostawcy przyswoili sobie wnioski z wczesnych awarii i obecnie przyjmują inne podejście.
  • Rozwiązania uległy poprawie, a zwrot z inwestycji stał się bardziej przekonujący. Pojawiły się nowe imperatywy konkurencyjne.
  • Prawie wszystko inne zostało zautomatyzowane, więc dla firm, które chcą usprawnić swoje procesy biznesowe, naprawdę nie ma innego wyjścia.

Ale nie zawsze tak było…

Wciąż w Erze Katalogu Kart

Dekady automatyzacji ominęły AP. Wejdź do każdego nowego biurowca, a najprawdopodobniej znajdziesz działy AP zacięte na zapleczu, bez okien i dziesiątek szafek na dokumenty.

Większość organizacji AP nadal utknęła w erze katalogów kart i systemu dziesiętnego Deweya, ponieważ nie jest to funkcja ukierunkowana na klienta i generująca przychody. Firmy nigdy nie widziały potrzeby inwestowania w nią pieniędzy, poza zatrudnianiem ludzi. Jeśli korzystały one z jakichkolwiek zautomatyzowanych rozwiązań, podejście było fragmentaryczne – być może skanowały faktury lub dokonywały kilku płatności ACH.

Ale recesja zmusiła ich do tego. W 2008 r. wszyscy drżeli, by robić więcej za mniej. Kiedy ludzie naprawdę musieli zacząć zaciskać pasa, musieli przyjrzeć się niektórym działom zaplecza i zastanowić się, jak mogliby działać efektywniej.

W tym czasie sprzedawcy sprzedawali nowe rozwiązania, które obejmowały cały proces – od otrzymania faktury, poprzez skanowanie, aż do przepływu pracy, aż po płatność na końcu. Takie właśnie rozwiązanie sprzedawałem w tym czasie. Było wiele problemów z tymi rozwiązaniami.

Zbyt wiele, Zbyt wcześnie

Mimo że od dawna stosujemy technologię i automatyzację w produkcji, łańcuchu dostaw, finansach, a nawet HR, AP nigdy nie poświęcała takiej uwagi. Wtedy nagle pojawiły się rozwiązania, które obiecywały reorganizację całego procesu. To było jak próba sprzedania Tesli komuś, kto nadal prowadzi Model T. To było przytłaczające, a niedoszli nabywcy nie wiedzieli od czego zacząć. Słyszałem w kółko, âIf you could do just my payments… Albo skanowanie… Albo workflow.â»

Ale sprzedawcy nie byli jeszcze wtedy gotowi, by rozbić swój produkt. Oni też byli nowi w tej grze. Myśleliśmy, że wynaleźliśmy koło na nowo. Wszyscy na to pójdą. â» Wtedy wchodzi się do organizacji i zaczyna rozmawiać z prawdziwymi ludźmi i nikt nie był na to gotowy. Nie było wielu chętnych, a firmy, które kupiły te wczesne rozwiązania, nigdy nie dostały takiej adopcji, jakiej szukały.

Po drugie, nie sądzę, żeby jakakolwiek firma technologiczna była w stanie zrobić całą tę sprawę z automatyką AP dobrze. Jest zbyt wiele do poznania na temat tego procesu i zbyt wiele do bycia dobrym, aby odnieść sukces. Kiedy myśli się o froncie, odbiór i skanowanie faktur musi być idealne, w przeciwnym razie cała reszta procesu jest skazana na niepowodzenie. To jest wyzwanie technologiczne, które samo w sobie stanowi wyzwanie.

Trzecim dużym problemem było to, że rozwiązania te stworzyły cały workflow poza systemem ERP. Musisz uzyskać informacje z systemu AP do systemu ERP wcześnie i w wielu punktach procesu. Było po prostu zbyt wiele ruchomych kawałków; zbyt wiele miejsc, w których rzeczy mogły się popsuć i pójść źle.

Lata wsteczne

Od 2008 do 2010 roku były to, moim zdaniem, lata wyczekiwania dla automatyki AP. Dużo o tym rozmawialiśmy i istniały pewne rozwiązania, ale tak naprawdę nigdy nie wyszło to na dobre.

Firmy zaczęły poważnie rozważać ten pomysł, a sprzedawcy, którzy wyszli z tego oryginalnego wprowadzenia i nadal istnieją, musieli się wyspecjalizować, aby przetrwać. To bardziej odseparowało rynek, ale to właśnie musiało się stać, aby mógł on funkcjonować.

We Can’t Continue as We Have

Osiągnęliśmy punkt, w którym nie możemy kontynuować w obecnym stanie. Gospodarka jest stabilna i ponownie się rozwija, a nowsze firmy z pustym łupkiem otrzymują automatyzację wszędzie tam, gdzie to możliwe. To sprawia, że tym, które nie automatyzują, trudniej jest pozostać konkurencyjnym.

Zmienia się również siła robocza. Według badań przeprowadzonych przez Roberta Half’a, liczba osób przechodzących na emeryturę w związku z wyżem demograficznym wzrasta, a więcej specjalistów w dziedzinie finansów odchodzi na emeryturę niż wchodzi na rynek. W miarę jak młodsze pokolenia, które dorastały z technologią, przejmą władzę, będą oczekiwały, że wszystko będzie robione elektronicznie.

Coraz trudniej będzie przyciągnąć i zatrzymać talent do pisania czeków, co w życiu osobistym rzadko się zdarza i przetwarzać papierowe faktury. Podczas gdy w czasach recesji nacisk na automatyzację miał na celu zmniejszenie liczby pracowników, tym razem celem jest uczynienie AP bardziej strategicznym poprzez uwolnienie czasu na wykonywanie zadań wyższego rzędu, które mają większe znaczenie dla organizacji i są bardziej satysfakcjonujące dla nich samych.

Jesteśmy teraz w o wiele lepszym miejscu na tę rozmowę. Na rynku są świetne produkty, a my w końcu jesteśmy w punkcie, w którym ludzie są gotowi do słuchania. Zawsze będą realizowane ważniejsze projekty, a wszystko, co jest zorientowane na klienta, nadal będzie miało przewagę nad innymi. Ale z drugiej strony, przy dzisiejszych rozwiązaniach w chmurze nie ma zbyt wiele pracy, która musiałaby się w to zagłębić.

What’s Happening Now?

Ludzie musieli zerwać i robić tylko płatności lub automatyzację faktur i przepływu pracy. To, co widzimy teraz, to najlepsze w swojej klasie rozwiązania SaaS, które to robią i łatwo integrują się z ERP i innymi systemami.

Model abonamentowy, krótki czas wdrożenia i minimalne wymagania szkoleniowe znacznie poprawiają zwrot z inwestycji, a firmy były skłonne wykorzystać szansę na mniej kosztowne, mniej ryzykowne rozwiązania. Nie jesteśmy już na etapie wczesnego wdrażania. Rozwiązania te istnieją już od kilku lat, a firmy rozwinęły swoje sieci, zbudowały bazę klientów i osiągnęły sukces.

W miarę jak coraz więcej firm przyjmuje te rozwiązania, zaczynam słyszeć więcej rozmów typu peer-to-peer odbywających się na spotkaniach i konferencjach, co zwiększa zainteresowanie i komfort pracy z firmami, które jeszcze nie są na pokładzie. Na przykład, Disney jest wielkim zwolennikiem zautomatyzowanego AP i cały czas mówi o tym, jak zautomatyzował swój proces. Kiedy mówi się o tym firmom lub liderom, których ludzie szanują, rośnie wiarygodność i zaufanie.

Osiągnęliśmy w końcu masę krytyczną, a AP naprawdę ma się stać hotbedem innowacji technologicznych. Nie zostawaj w tyle. Zainwestuj trochę czasu w badania nad produktami. Porozmawiaj z grupami rówieśników. Sięgnij do ludzi z twojej branży. Spójrz na swoje procesy dzisiaj. Wybierzcie miejsce i zaczynajcie.