Czy naprawdę są sytuacje awaryjne związane z księgowością?

Często zadaję sobie pytanie: “Czy nagłe wypadki księgowe to naprawdę coś?” Lubię odpowiadać na to pytanie z numerem.

Jeśli komunikujemy się z naszymi klientami i mamy swoje procedury i procesy, nie powinno być żadnych nagłych przypadków, takich jak pilne płacenie rachunków, listy płac składane o jedenastej godzinie, czy wypełnianie deklaracji zgodności w ostatniej chwili.

Pracowałem kiedyś jako księgowy w małym 12-jednostkowym stowarzyszeniu właścicieli domów (HOA). HOA zakontraktował kilka odroczonych projektów konserwacyjnych, a kilku robotników odwiedziło nieruchomość w skróconym okresie czasu.

Każdy pracownik miał podpisaną przez prezesa HOA umowę o świadczenie usług z HOA. Jednak bez względu na to, jak często pytałem, prezes nie dostarczył mi w odpowiednim czasie kopii podpisanych umów, więc nie mogłem przygotować wpłaty depozytu, ani nie miałem pojęcia, kiedy praca zostanie ukończona.

Prezydent HOA zadzwonił do mnie i poprosił, żebym wydrukował czek i wysłał mu go do niej na kaucję, ale potem, gdy praca została zakończona, zadzwoniła i poprosiła o przekazanie mi czeku do podpisu na należne saldo, stwierdzając, że to był “nagły wypadek”.

Bez względu na to, jak często sprawdzałem u niej status projektów, a nawet jeśli dawałem jej jakieś kontrole, które mogła wykonać ręcznie, i wpisywałem je do ksiąg po fakcie, zawsze był jakiś “nagły przypadek”. Mówię o tej klientce w czasie przeszłym, ponieważ zrezygnowałem z funkcji księgowego.

Jeśli klient nie jest zdolny do treningu, dzwoni lub wysyła do mnie sms-y o każdej porze dnia, nocy lub weekendu i nigdy nie wydaje się, że działa razem pomimo mojego treningu i koaksji, to nie są one dobre dla mojej praktyki. Słyszę, jak inni księgowi opowiadają o tym, jak pochylają się do tyłu, aby pomóc swoim klientom i o wszystkich sytuacjach, które się pojawiają i z którymi sobie radzą.

Wiem, że ja również pomogłabym moim klientom, zwłaszcza w przypadku prawdziwego zagrożenia, jak wtedy, gdy jeden z moich klientów był hospitalizowany z powodu udaru mózgu. Jej mąż zadzwonił do mnie i z chęcią poszłam kilka razy do ich biura, aby przeszkolić ich syna do pracy, którą wykonywała matka. To była prawdziwa sytuacja awaryjna.

Gdyby ta ocena brzmiała surowo, przeformułowałbym ją na realistyczną. Ja też prowadzę firmę i oczekuję, że moi klienci będą zachowywać się w sposób profesjonalny, tak jak oni oczekują ode mnie. Być może zajęło mi dużo czasu dotarcie do tego miejsca, ale nie jestem już skłonny być na zawołanie klientów, którzy zawsze wywołują pożar, a potem potrzebują mojej pomocy, aby go ugasić.

Kiedy stwierdzam, że leżę w łóżku martwiąc się o klienta lub o sytuacje, które wielokrotnie stwarzali z powodu braku reakcji na moje zapytania lub własnych złych nawyków, to wiem, że nadszedł czas na rezygnację z konta.

Wniosek

Jeśli masz klientów, którzy nie śpią w nocy, być może nadszedł czas, aby zadać sobie pytanie, czy klient jest wart zachodu. W moim dążeniu do równowagi między pracą a życiem prywatnym, wolę pracować z klientami, którzy doceniają moją pracę, cenią mój czas i odpowiadają na moje pytania w odpowiednim czasie. To są ci, dla których zrobię dodatkowy krok.

Nie będę już ciągle zrzucał wszystkiego dla klienta, który nie docenia wysiłku i wpada w schemat “nagłych wypadków”. A ty?

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB i doradcą QuickBooks® Certified Pro. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostów QuickBooks i QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.