Czy Outsourcing zagraniczny da ci trochę luzu?

przez Ken Berry

Myślisz, że jesteś jedyną osobą w swoim biurze, która może wypełniać zeznania podatkowe «we właściwy sposób»? Jeśli tak, to zlecanie części swojej pracy podatkowej w Indiach lub w innych zagranicznych lokalizacjach nie jest dla Ciebie. Nie będziesz szczęśliwy rezygnując z kontroli, nawet jeśli będziesz nadzorował proces i podpisywał umowy na gotowym produkcie. Dla innych praktyków ta tendencja wzrostowa jest jednak warta rozważenia.

Według Davida Wyle, prezesa i dyrektora generalnego SurePrep, dostawcy rozwiązań outsourcingowych opartych na podatkach, jedną z głównych korzyści jest pomoc firmom CPA w kwestiach kadrowych. SurePrep został założony w 2002 roku i według wiedzy Wyle’a był pierwszym tego typu przedsiębiorstwem w branży.

«Wiele osób zdaje sobie sprawę, że praca nad przygotowaniem podatkowym jest niezwykle sezonowa», mówi Wyle. «Większość pracy wykonywana jest kilka razy w roku. Pracowity czas to kilka pierwszych miesięcy do kwietnia, a potem ponownie w sezonie przedłużenia podatku.» Wyle wskazuje na osoby przygotowujące rozliczenia podatkowe pracujące w szalonych godzinach, czasem nawet do 2:00 rano, aby zaspokoić potrzeby klientów. Jego firma dąży do «zdejmowania przewagi» z zapracowanego sezonu rozliczeniowego.

Wyle zauważa, że niektórzy specjaliści opuścili nawet zawód księgowego z powodu sprężonego obciążenia pracą. Outsourcing pozwala mieć «normalne życie». Jednocześnie twierdzi, że firma CPA jest w stanie przyciągnąć nowe talenty, zatrzymać cennych pracowników i zrealizować oszczędności, korzystając z usług SurePrep. Wyle szacuje, że offshore outsourcing może zaoszczędzić 40 procent kosztów firmy.

Outsourcing dla Twojej firmy nie musi być ograniczony do usług przygotowania podatkowego. SurePrep pomaga również w pracach związanych z przestrzeganiem przepisów i oferuje innowacyjny produkt skanujący Form 1040 dla wszystkich – nawet tych, którzy nie zlecają usług na zewnątrz. Personel SurePrep jest przeszkolony w zakresie opracowywania i rozwiązywania problemów dotyczących zarówno wewnętrznego kodeksu podatkowego, jak i oprogramowania.

Zazwyczaj firma CPA wysyła dane klienta do SurePrep, który skanuje dokumenty do pliku pdf i wysyła plik na swoją stronę internetową. Organizuje on informacje, wykonuje gruntowną pracę i dopełnia zwrotu, dołączając do nich elektroniczne dokumenty robocze. Wszystkie prace prezentowane są w kompleksowym segregatorze SurePrep. Wyle mówi, że segregator ułatwia CPA przeglądanie wyników i wypełnianie wszelkich dziur, takich jak brakujący numer NIP lub liczba podstawowa dla inwestycji.

Firmy CPA są w stanie skontaktować się z pracownikami swojego zespołu SurePrep w przypadku pytań lub otwartych kwestii. Wówczas firma może polegać na SurePrep, aby uwzględnić wszelkie zmiany lub dokonać wpisów na stronie zwrotnej. Wyle zauważył, że niektóre firmy CPA mają szczególny sposób, w jaki chcą, aby zwroty były zorganizowane, więc mogą mieć wstępne konsultacje w celu ustalenia parametrów.

Naturalnie, bezpieczeństwo jest głównym problemem dla wielu firm CPA. SurePrep zapewnia, że transmisje są szyfrowane, a jego serwery są fizycznie bezpieczne. Polega również na C-Level Security, niezależnej firmie, która wykonała również pracę dla Intuit, przeprowadzając coroczny audyt systemu. Firma C-Level próbuje włamać się do systemu i na podstawie uzyskanych wyników dostarcza rozwiązania.

Wreszcie, SurePrep zamyka swoje centrum serwisowe, w którym wykonywane są prace związane z przygotowaniem podatkowym, zakazując używania aparatów fotograficznych i telefonów komórkowych na terenie obiektu. Nikt nie może wysyłać SMS-ów ani przekazywać drogą elektroniczną istotnych dla podatnika informacji. Środowisko jest całkowicie pozbawione papieru, a pracownicy korzystają z «cienkich klientów», więc wszystkie dane pozostają w Stanach Zjednoczonych. SurePrep przeprowadza również kontrolę karną swoich pracowników.

Celem jest, aby firmy CPA czuły się całkowicie komfortowo z outsourcingiem deklaracji podatkowych. «Robimy wszystko, co jest możliwe», mówi Wyle. «Posiadamy certyfikat ISO 9001. Od dziesięciu lat nigdy nie mieliśmy problemu.» Uznaje również, jak ważna jest ochrona reputacji jego firmy. Gdyby pojawiły się problemy z bezpieczeństwem, Wyle obiecuje, że prawdopodobnie wyleciałby z interesu.

Wyle przyznaje, że outsourcing ma sens tylko w przypadku umów CPA, które mają mentalność «dźwigni». Jak wspomniano powyżej, jeśli masz nastawienie, że jesteś jedynym w swoim biurze, który może dokonać zwrotów prawidłowo, nie będziesz zadowolony z tej usługi. Należy również pamiętać, że przed podpisaniem zwrotu będziesz dokonywał przeglądu pracy. Podobnie jak w przypadku deklaracji podatkowych oddelegowanych do młodszych pracowników, Wyle mówi, że oczekiwanie perfekcji jest nierealne.

Co twoi klienci będą myśleć o outsourcingu swoich zwrotów? Wielu klientów rozumie już, że starszy CPA nie może przygotować każdego zeznania podatkowego, a praca wysyłkowa za granicę może przyspieszyć ten proces.Wyle twierdzi, że wewnętrzny kodeks podatkowy §7216 miał efekt chłodzący, aczkolwiek tymczasowy, gdy został wydany w 2007 roku. Regulacja ta wymaga od firmy CPA uzyskania pisemnej zgody klientów na korzystanie z offshore outsourcingu. W odpowiedzi, SurePrep zaczął oferować kolejną usługę outsourcingu z lokalizacji na lądzie, ale za cenę dwukrotnie wyższą niż zwykle. Teraz, gdy outsourcing staje się coraz bardziej popularny, Wyle widzi ponowne zainteresowanie podejściem typu offshore. «Lepiej jest, aby deklaracje podatkowe leżały na półkach przez wiele tygodni», mówi Wyle.

Długoletni klienci SurePrepa wydają się być zgodni. Greg Diamond, partner z Grossman, Cohen, & Diamond, LLC, w Deerfield, Illinois, korzysta z usługi od początku jej istnienia. «Nie musimy zatrudniać pracowników sezonowych, a wszystkie zwroty wracają w spójny sposób w krótszym czasie.» Mówi Diamond. Dodaje: «Ciężko jest znaleźć jakość dla pracowników tylko przez 6 tygodni.»

Diamond pochwala również możliwość dołączenia przez SurePrep rozbudowanego zestawu szybkich notatek ze zwrotami. «Dostosowywanie sprawia, że działa dokładnie tak, jak chcemy.» Diamond mówi, że korzystanie z usług firmy outsourcingowej było «nieistotne» dla jego klientów. «Prawdopodobnie nie byłoby nas tu bez niej», podsumowuje.

Peri Aptaker, dyrektor Wealth Management Services dla Kahn, Litwin, Renza & Co, Ltd., w Providence, Rhode Island, echa niektórych z tych samych odczuć. «Każdy powrót jest zorganizowany i przygotowany w dokładnie taki sam sposób, więc nasi menedżerowie mogą go łatwo przejrzeć», komentuje Aptaker. Mówi, że outsourcing działa lepiej niż wykorzystanie pracowników audytu do sporządzania deklaracji podatkowych i to znacznie szybciej. «Nigdy nie zdarzyło się, aby czas realizacji zlecenia przekroczył dwa lub trzy dni», twierdzi. W zeszłym roku firma zleciła na zewnątrz 1600 zwrotów, co stanowi około 20-25 proc. jej nakładu pracy. Czy klienci akceptują tę praktykę? Po przeprowadzeniu «rozmowy» wyjaśniającej korzyści, Aptaker mówi, że klienci chętnie wskakują na pokład.

Artykuły pokrewne:

  • Czy powinieneś wysłać jakieś prace podatkowe do Indii?
  • Niedobór księgowy zwiększa Outsourcing