Czy przepływy pracy mogą działać dla Twojej praktyki?

Szukasz sposobów na usprawnienie swojej praktyki księgowej? Wdrożenie przepływów pracy w Twojej praktyce księgowej może usprawnić procesy i zwiększyć zyski.

Jeśli byłeś w świecie biznesu, prawdopodobnie słyszałeś o przepływie pracy. Przepływy pracy mają na celu zwiększenie zadowolenia klientów, zmniejszenie liczby błędów i zwiększenie zysków. Jednak ten styl zarządzania projektem, podobnie jak wszystkie inne, musi być realizowany prawidłowo, aby uzyskać maksymalną korzyść.

Czym są przepływy pracy?

Przepływ pracy to po prostu podejście krok po kroku do projektu. Jeśli Twoja firma jest podobna do wielu, wykonuje wiele z tych samych dokładnych zadań, które różnią się od siebie tylko w niewielkim stopniu. Tworzenie przepływu pracy, czyli opisywanie projektu krok po kroku, wraz z celami czasowymi dla każdego kroku, pozwala utrzymać wydajność pracowników i obniżyć koszty. Ponadto, firmy zazwyczaj przydzielają pracownika do każdego etapu, zapewniając tym samym jego odpowiedzialność. W efekcie końcowym praca jest wykonywana szybciej i bardziej poprawnie.

Przepływy pracy są szczególnie pomocne w praktykach księgowych. Istnieje duża szansa, że wiele z twoich stanowisk jest bardzo podobnych i może być łatwo podzielonych na mniejsze części. Na przykład, prawdopodobnie będziesz wypełniać dużo dokumentów podatkowych i napotkasz na te same formularze. Te etapy każdego procesu mogą być podzielone na mniejsze etapy z jedną osobą, która ponosi odpowiedzialność, aby upewnić się, że ich własny krok został wykonany dobrze.

Od snów do rzeczywistości

O ile przepływy pracy mogą wydawać się proste, ich realizacja może być trudna, ponieważ jest to nowy sposób podejścia do klientów i pracy. Istnieje jednak kilka sposobów, aby zapewnić, że przepływy pracy będą działać dla Twojej firmy.

  • Bądź realistą. Nawet w przepływach pracy zdarzają się sytuacje, w których cele czasowe nie mogą być osiągnięte przez Twoich pracowników z powodu złożoności lub innych czynników pozostających poza ich kontrolą.
  • Plan dla idiosynkracji klienta. Twoje zadania związane z księgowością mogą przebiegać według tego samego zestawu kroków, ale Twoi klienci to inna historia. Pracownicy, którzy mają do czynienia z klientami, będą potrzebowali dodatkowej gracji w realizacji celów przepływu pracy.
  • Śledzenie czasu Instytutu. Istnieje wiele aplikacji i innych programów, które pokażą Ci, ile czasu Twoi pracownicy spędzają na różnych zadaniach. Śledzenie czasu pozwoli Ci na rozwiązywanie sporów dotyczących czasu pracy i zapewni, że zadania są wykonywane efektywnie. Dodatkowo, pozwala Ci zobaczyć na pierwszy rzut oka, czy danemu procesowi pracy przydzielono odpowiednią ilość czasu dla każdego kroku.
  • Nie bój się technologii. Wiele osób, nawet w świecie rachunkowości, boi się wdrażania nowych technologii. Jest to szczególnie prawdziwe w miejscu pracy. Istnieje jednak wiele programów przeznaczonych do wspomagania przepływu pracy, które sprawią, że Twój nowy styl zarządzania projektami zostanie wprowadzony bezproblemowo.

Sezon podatkowy zbliża się zbyt szybko, czy stać Cię na to, by być bez tej czaso- i energooszczędnej metody prowadzenia praktyki księgowej? Przepływy pracy pozwalają na większą wydajność i mniejszą liczbę błędów, zwiększając zyski, a jednocześnie dbając o dobre imię Twojej firmy.