Czy Twoi klienci cierpią z powodu nadmiernej pewności siebie?

Przestrzeganie zmieniających się przepisów rządowych jest priorytetem dla małych i średnich klientów biznesowych, od których oczekuje się, że pozostaną sprawni i będą się rozwijać, przestrzegając jednocześnie wielu z tych samych zasad, które obowiązują w znacznie większych przedsiębiorstwach. Jednak nadążanie za zapaścią tych przepisów może być poważnym wyzwaniem.

Według najnowszego badania ADP Midsized Business Owners Study, rosnący poziom regulacji rządowych jest największym problemem biznesowym średnich pracodawców. W badaniu przeprowadzonym wśród ponad 700 właścicieli firm i kadry kierowniczej wyższego szczebla w amerykańskich firmach zatrudniających od 50 do 999 pracowników, dwóch na pięciu uznało ilość regulacji za swój główny problem, co stanowi znaczny wzrost w stosunku do roku poprzedniego.

Pomimo tych obaw, zdecydowana większość właścicieli firm średniej wielkości wyraziła zaufanie do przestrzegania przepisów dotyczących podatku od wynagrodzeń i innych przepisów dotyczących siły roboczej. W tym tkwi wielkie rozłączenie: Postrzeganie przez właścicieli firm średniej wielkości ich gotowości do przestrzegania przepisów i rzeczywistości, w jakiej się znajdują.

Podczas gdy prawie 80 proc. z nich stwierdziło, że jest przekonanych o swoich możliwościach w zakresie przestrzegania przepisów, 36 proc. stwierdziło, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy zostało ukaranych niezamierzonymi karami. Spośród tych, którzy pamiętali o swoich karach, liczba kar wzrosła średnio do 13, czyli dwukrotnie więcej niż cztery lata temu.

Dlaczego więc pracodawcy wydają się cierpieć na nadmiar pewności siebie? Jednym z powodów może być fakt, że nie rozumieją oni w pełni wpływu, jaki brak zgodności wywiera na ich działalność.

Prawie połowa menedżerów, którzy wzięli udział w badaniu, nie wiedziała, ile kar lub grzywien poniosła ich firma w ciągu ostatnich 12 miesięcy z powodu nieprzestrzegania przepisów, ani ile te kary kosztowały ich organizacje.

Badanie wykazało również, że utrzymywanie zgodności ze zmianami w prawie podatkowym jest coraz większym problemem dla średnich przedsiębiorstw. Choć nie jest to kwestia najwyższej wagi, respondenci oceniający zgodność z prawem podatkowym jako swój główny problem biznesowy zwiększyli ją z 8 proc. w 2014 r. do 18 proc. w 2015 r., co stanowi jeden z najwyższych wzrostów w badaniu z roku na rok.

Księgowi powinni konsultować się ze swoimi małymi i średnimi klientami biznesowymi, aby ocenić ich obawy dotyczące zgodności z prawem podatkowym i sprawdzić, czy mogą potrzebować dodatkowego wsparcia. W przypadku Affordable Care Act (ACA), pracodawcy średniej wielkości nie wydają się być tak bardzo pewni swoich możliwości w zakresie przestrzegania przepisów.

Podczas gdy trzy czwarte respondentów wyraziło pewien stopień pewności, że będzie przestrzegać przepisów ACA, tylko nieco ponad jedna trzecia była całkowicie przekonana, że ich organizacje będą przestrzegać przepisów.

Niektóre z tych obaw mogą wynikać z faktu, że większość badanych przedsiębiorstw średniej wielkości zgłosiła, iż realizuje zadania związane ze zgodnością z ACA we własnym zakresie; bardzo niewiele z nich stwierdziło, że zatrudniło dodatkowych pracowników do zarządzania tymi zadaniami. Jeszcze więcej pracodawców stwierdziło, że najprawdopodobniej zleci na zewnątrz świadczenia z tytułu ACA w przyszłości. Prawie 25 procent ankietowanych stwierdziło, że jest bardziej skłonnych rozważyć outsourcing, w porównaniu do zaledwie dziewięciu procent dwa lata temu.

Aby pomóc klientom uniknąć nadmiernej pewności siebie w przyszłości, oto kilka pytań, które należy zadać:

  1. Czy Państwa firma posiadała niezbędną wiedzę i systemy do zarządzania ACA? W obliczu wymagań ACA, w wielu firmach bardzo mocno podkreślono ciężar przestrzegania przepisów. Jeśli właściciel firmy ma trudności z zarządzaniem wymaganiami ACA, większym problemem może być brak odpowiedniej infrastruktury kadrowej do obsługi tak złożonych wymagań zgodności. Niezależnie od tego, czy chodzi o nieodpowiednie systemy, czy też o zepsuty model obsady kadrowej, luki te mogą potencjalnie narażać przedsiębiorstwa na kary za brak zgodności.
  1. Czy wiesz, czy twoja firma została w zeszłym roku ukarana grzywną za nieprzestrzeganie przepisów? Czy wiesz, ile one kosztowały? Podobnie jak niedawno ankietowani pracodawcy średniej wielkości ADP, wielu właścicieli firm może nawet nie wiedzieć, ile grzywien poniosła ich firma. Może to siać spustoszenie w rentowności, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę, że według NERA Economic Consulting przeciętne wynagrodzenie i rozliczenie godzin pracy kosztuje firmy około 6,9 miliona dolarów.
  1. Na ile jesteś pewny/pewna, że Twoja firma jest gotowa na obiecujące zmiany w Ustawie o Uczciwych Standardach Pracy (FLSA) dotyczącej nadgodzin? Jeśli firma nie posiadała niezbędnej wiedzy fachowej lub systemów zarządzania ACA, potencjalnie nie jest dobrze przygotowana do zarządzania poprzez zmiany w teście podstawy wynagrodzenia, teście poziomu wynagrodzenia i teście obowiązków, które mogą zostać zmienione w wyniku proponowanych zmian w FLSA.

Zgodność z przepisami jest odwiecznym wyzwaniem, z którym musi się zmierzyć każde przedsiębiorstwo. Jednak w przypadku przedsiębiorstw średniej wielkości, którym brakuje zasobów większych przedsiębiorstw, nieprzestrzeganie przepisów może mieć istotny wpływ na ich wyniki finansowe.

Wydaje się, że księgowi mają szansę pomóc swoim klientom z małych i średnich przedsiębiorstw w lepszym zrozumieniu bieżących zmian w prawie podatkowym i prawie pracy, które pomogą zmniejszyć ryzyko operacyjne i wspierać długoterminowy wzrost.