Czy Twoi klienci są gotowi na audyt PPP?

Twoi klienci, którzy nie przejdą audytów, narażają na szwank całość lub część udzielonego im kredytu, a co gorsza, mogą zostać postawieni w stan oskarżenia w związku z ustawą o fałszywych roszczeniach przez Departament Sprawiedliwości USA (DOJ). Poza audytami SBA pożyczkobiorcy muszą przygotować się do dochodzeń prowadzonych przez Specjalnego Inspektora Generalnego ds. odbudowy po pandemii oraz do przeglądów prowadzonych przez Komitet ds. Ponadto, DOJ i prokuratorzy generalni ogłosili inicjatywy wykonawcze.

Poniżej przedstawiamy pięć praktycznych kroków, które pożyczkobiorcy mogą podjąć, aby wytrzymać kontrolę audytów i badań w zakresie PPP:

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

1. Zacznij przygotowania teraz

Nie czekaj, aż rząd zadzwoni. Audytorzy uważają, że współczesna dokumentacja – lub dokładny pisemny zapis sposobu wykorzystania środków – jest bardziej przekonywująca niż informacje uzyskane po rozpoczęciu kontroli. Równoczesna dokumentacja pozwala również na oszczędność czasu. Bardziej efektywne jest organizowanie zapisów, pokwitowań i dokumentów teraz, niż późniejsze ich odtwarzanie.

2. Ocena ryzyka

Odbiorcy pożyczki w ramach PPP muszą zaświadczyć, że “aktualna niepewność ekonomiczna czyni ten wniosek o pożyczkę koniecznym dla wsparcia bieżącej działalności Wnioskodawcy”. A firmy ubiegające się o umorzenie kredytu muszą zaświadczyć, że “wykorzystały kwotę umorzenia na utrzymanie pracowników oraz na spłatę kwalifikowanych odsetek hipotecznych, czynszu i opłat za media”.

Zaświadczenia uznane za niedokładne lub nieprawdziwe są karalne na mocy prawa karnego i cywilnego. Ale w jaki sposób firma zaświadcza o niepewności i co sprawia, że środki są niezbędne?

Ostatecznie decyzję podejmą sądy, ale największa kontrola obejmie wielomilionowych kredytobiorców i przedsiębiorstwa publiczne. Biorąc pod uwagę stawkę, pożyczkobiorcy z tej kategorii mogą spodziewać się dogłębnej kontroli sądowej, a nie tylko minimalnego przeglądu akt.

3. Analiza dokumentów w celu wsparcia certyfikacji

Dokumentuj zarówno dowody, jak i analizy wskazujące na konieczność wykorzystania funduszy pożyczkowych do wsparcia bieżących operacji. Przeanalizować oczekiwane źródła i wykorzystanie środków pieniężnych w rozsądnym okresie oraz uzasadnić, dlaczego okres ten jest odpowiednim okresem do rozważenia “bieżącej działalności”.

Analiza opiera się na historycznych informacjach finansowych, budżetach/projekcie i doświadczeniu w działaniu w obecnej sytuacji gospodarczej. Zacznij od wszystkich źródeł finansowania (np. rezerwy gotówkowe, dostęp do kredytów, oczekiwane przychody). Następnie, projektowe wykorzystanie środków pieniężnych w tym samym okresie, łącznie z płacami, czynszami i opłatami leasingowymi, zakupem zapasów, wydatkami administracyjnymi, opłatami zawodowymi i innymi prawdopodobnymi sposobami wykorzystania środków pieniężnych.

Kwoty te powinny być zgodne z kwotami podanymi we wniosku o umorzenie pożyczki na okres ośmiu tygodni po otrzymaniu wpływów z pożyczki. Powiązać i prowadzić dokumentację pomocniczą dla każdego przedmiotu analizy (np. wyciągi bankowe na pokrycie istniejących rezerw gotówkowych, dokumenty kredytowe na pokrycie zobowiązań dłużnych). W tym niepewnym czasie wymagany jest osąd przy prognozowaniu przychodów i wydatków, w tym w okresie wzrostu po ponownym otwarciu przedsiębiorstw, ale zanim gospodarka powróci do poziomu sprzed pandemii.

Założenia wykorzystywane do prognozowania przychodów i wydatków powinny być spójne. Po prognozowaniu źródeł i wykorzystania środków pieniężnych, należy porównać kwotę netto z otrzymanymi środkami pieniężnymi w ramach PPP.

Istotne nadwyżki pieniężne, które pozostały, powinny być poparte dokumentacją dotyczącą wykorzystania tych środków po zakończeniu analizowanego okresu. Wyniki i dokumenty potwierdzające powinny stanowić wystarczające wsparcie dla certyfikacji.

Twoi klienci, którzy pożyczali, nie powinni zapominać o innych certyfikatach aplikacyjnych PPP. Stwórz plik do zapisania kopii zapasowej w celu wsparcia tych twierdzeń.

Na przykład, dołączyć kopie ewidencji płac w celu wsparcia certyfikacji firma działała w dniu 15 lutego 2020 r. i miała pracowników, za których płaciła wynagrodzenia i podatki od wynagrodzeń. Podobnie, dołączyć dokumentację płac i faktur w celu wsparcia certyfikacji kredytobiorcy, że firma będzie korzystać z funduszy, aby zatrzymać pracowników i utrzymać listy płac lub dokonać płatności odsetek hipotecznych, płatności leasingowych i płatności za media.

4. Przygotować się do aplikacji wybaczania kredytów

Rząd nie przedstawił jeszcze nakazowych wytycznych dotyczących wyliczeń dotyczących umorzenia kredytu lub procesu składania wniosków. W przypadku braku wytycznych, kredytobiorcy powinni teraz przygotować i prowadzić skrupulatną dokumentację dotyczącą sposobu, w jaki firma wykorzystała fundusze kredytowe. Sugerujemy stworzenie osobnego konta w księdze głównej dla tych funduszy, jak również, w miarę możliwości, osobnego konta bankowego. Przykłady dokumentacji pomocniczej powinny być prowadzone przez firmy:

StoneTurn

5. Rozważyć “kpiący” audyt

Audyty nie są propozycją “wszystko albo nic”. Robi pożyczkobiorcy mało dobrego, jeśli rząd zezwoli na wniosek, ale obniża kwotę przebaczenia.

Wielomilionowi pożyczkobiorcy i spółki publiczne mogą uznać “kpiące audyty” za próbę. Audyt kpiący stanowi powtórzenie procedur, które inspektorzy generalnie stosują w przypadku dochodzeń dotyczących oszustw, odpadów i nadużyć. Przegląd identyfikuje dziury, które kredytobiorca musi wypełnić, aby zmaksymalizować odprawę za wybaczenie. Agresywni kredytobiorcy mogą ocenić prawdopodobieństwo przejścia rządowego “testu zapachowego” i skierowania do DOJ.

Wniosek

PPP miało na celu zapewnienie Państwa małym klientom biznesowym wystarczających środków na utrzymanie zatrudnienia pracowników w czasie trwania burzy wywołanej przez pandemię. Kwalifikujący się pożyczkobiorcy nie powinni być przestraszeni ostrzeżeniem rządu, że nadchodzą audyty; zamiast tego należy wykorzystać ten czas na przygotowania.

Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić, że działalność Twojego klienta przynosi pełne korzyści, zgodnie z duchem partnerstwa publiczno-prywatnego, jednocześnie pozostając w zgodzie z jego niepewnymi wymaganiami. Pamiętaj: Zacznij wcześnie, utrzymuj dokładną dokumentację, oceniaj ryzyko, rozważ kryteria oceny i przygotuj się do prawdopodobnego audytu, przeprowadzając wewnętrzny audyt próbny, aby skutecznie przeciwstawić się kontroli regulacyjnej.

Ryan LaRue, menedżer w StoneTurn, jest współautorem tego artykułu.

Powiązane artykuły

Jak prawidłowo księgować przychody i koszty z tytułu kredytów i pożyczek PPP

Rejestracja działalności PPP bez odrębnego rachunku