Czy urządzenia mobilne przyczyniają się do powstania przepaści cyfrowej w miejscu pracy?

przez Jasona Bramwella

Każdego dnia, gdy Bill Walter wskakuje na windę w centrum Baltimore, w którym mieszczą się biura CPA i firmy konsultingowej Gross, Mendelsohn & Associates (Gross Mendelsohn), większość osób jadących z nim ma pod ręką smartfony – sprawdzając e-maile lub surfując po Internecie – przed wejściem na poszczególne piętra.

“Każdy patrzy na coś na swoim urządzeniu. Sam byłem temu winny”, Bill Walter, starszy konsultant sieciowy Grossa Mendelsohna , powiedział AccountingWEB. , powiedział AccountingWEB.

Ale co się stanie, gdy ci ludzie wyjdą z windy, by rozpocząć dzień pracy? Czy w dalszym ciągu używają swoich urządzeń przenośnych, aby odpowiadać na osobiste e-maile lub teksty, gdy są przy biurku lub nawet podczas spotkania?

Według nowej ankiety przeprowadzonej przez Roberta Half Technology wśród dyrektorów ds. informacji (CIO), gadżety mobilne mogą być przyczyną powstania cyfrowej przepaści w miejscu pracy. Sześćdziesiąt cztery procent badanych CIO stwierdziło, że większe wykorzystanie urządzeń przenośnych, takich jak smartfony i tablety, doprowadziło w ciągu ostatnich trzech lat do większej liczby naruszeń etykiety w miejscu pracy. To więcej niż 51 procent, którzy powiedzieli to samo w podobnym badaniu trzy lata temu.

Walter powiedział, że nie jest zaskoczony tym, że CIO uznają to za problem w miejscu pracy, ponieważ używanie urządzeń przenośnych może zmniejszyć wydajność pracowników.

“Na przykład, jesteś w strefie, kończąc swoją pracę. Ale dostajesz sms-a od swojego znaczącego drugiego lub jednego z twoich dzieci. Powiedzmy, że wyjście z tej strefy zajmuje dwie minuty, aby przeczytać tekst i odpowiedzieć na niego. Jeśli dostajesz tekst co piętnaście minut, to ile czasu zajmie ci powrót do tej strefy? To może być równa godzina czasu w ciągu dnia lub tygodnia, które nie przynoszą efektów, ponieważ używasz urządzenia elektronicznego do użytku osobistego, a nie biznesowego”, dodał.

Harold Gaar, partner zarządzający firmy księgowej z Dallas i doradczy TravisWolff LLP , mówi, że trudno jest stwierdzić, czy praca w jego firmie cierpi z powodu używania urządzeń przenośnych. Jak pokazują wyniki badania, uważa on, że jest to raczej kwestia etykiety w miejscu pracy.

“To wysyła wiadomość, że nie jesteś zaangażowany, a może wydaje się to trochę niegrzeczne, że to, co jest na twoim urządzeniu elektronicznym jest ważniejsze od ludzi w pokoju”, powiedział Gaar AccountingWEB. “Myślę, że obowiązkiem każdego z nas jest być świadomym i starać się tego nie robić, ponieważ możemy obrażać ludzi, nawet jeśli nie jest to naszym zamiarem”.

Ryzyko vs. nagroda

Walter uważa, że przepaść cyfrowa prawdopodobnie istnieje w niektórych amerykańskich firmach, ale powiedział, że Gross Mendelsohn pozostaje na szczycie problemu, aby nie stało się to problemem w firmie.

“Mamy politykę dopuszczalnego użytkowania urządzeń mobilnych i istnieją dość mocne wytyczne, aby się nią zająć (patrz pasek boczny)”, stwierdził Walter. “Możesz mieć jeszcze ludzi, którzy popychają kopertę trochę za daleko, ale jak w przypadku wszystkiego innego, jest eb i flow. Jeśli problem osiągnie punkt krytyczny, to zostanie rozwiązany i nastąpi korekta”.

Według Gaara TravisWolff nie ma stałej polityki w zakresie korzystania z urządzeń mobilnych, ze względu na korzyści, jakie ta technologia zapewnia pracownikom.

“Nie ma wielu z nas, którzy podnieśliby ręce, aby zrezygnować z tych urządzeń, więc na pewno uznajemy ich wartość”. Stwarzają one dużą elastyczność, jeśli chodzi o sposób, w jaki pracujesz”, powiedział. “Mogą być natrętne, ale natrętne w sposób, który czasami jest dobry, jak natychmiastowy kontakt ze współpracownikiem lub klientem. Nie sądzę, byśmy dążyli do wprowadzenia polityki ograniczającej korzystanie z urządzeń mobilnych, chyba że coś skłoniło mnie do ponownego przemyślenia tej kwestii”.

Jednym z zagrożeń związanych z korzystaniem z urządzeń mobilnych jest to, że łatwiej jest omyłkowo obrazić współpracowników, gdy pracownik zbyt szybko zwalnia komunikację lub używa niewłaściwego nośnika przekazu – powiedział w raporcie z badania John Reed, starszy dyrektor wykonawczy Robert Half Technology.

Gaar zgadza się, mówiąc, że ludzie mają tendencję do bycia bardziej osobistymi w rozmowach e-mailowych lub tekstowych, zamiast używać bardziej profesjonalnego tonu.

“Rzeczy, których nie powiesz człowiekowi twarzą w twarz, możesz umieścić w e-mailu lub tekście, co moim zdaniem może stwarzać problemy w środowisku pracy”, powiedział. “Ludzie mają tendencję do większej ostrożności w tym, co mówią w e-mailu, ponieważ może to być monitorowane przez firmę. W komunikacji ze współpracownikami, szczególnie w przypadku wiadomości tekstowych, które nie są monitorowane, trzeba uważać, aby nie być osobistym. Sms-y wysyłam tylko w pewnych sytuacjach; w przeciwnym razie staram się komunikować przez telefon lub e-mail”.

Cztery rzeczy, których należy unikać

Robert Half Technology sugeruje unikanie tych czterech rzeczy, aby pozostać w łasce swoich kolegów i menedżera:

  1. Surfowanie podczas rozmowy. Sprawdzanie twojego e-maila, gdy ktoś próbuje z tobą rozmawiać w cztery oczy, jest niegrzeczne. Zejdziesz z niego wyglądając na rozkojarzonego i pozbawionego szacunku.
  2. Zostawiając długą pocztę głosową. W przypadku większości komunikacji, należy szybko dotrzeć do celu. Wyceluj w pocztę głosową, która nie jest dłuższa niż trzydzieści sekund, chyba że jest to delikatna lub skomplikowana sprawa.
  3. Użycie niewłaściwej formy komunikacji. Czy można wysłać wiadomość tekstową lub natychmiastową (IM) zamiast dzwonić? Wzdłuż tych samych linii, e-mail jest lepszy niż IM, gdy nie jest wymagana natychmiastowa odpowiedź. Oczywiście, jeśli musisz odbyć trudną rozmowę z kimś, najlepiej jest odebrać telefon lub porozmawiać osobiście.
  4. Doprowadzenie wielozadaniowości do ostateczności. Podczas gdy generalnie dopuszcza się wnoszenie na spotkanie laptopów i smartfonów, nadal trzeba być aktywnym i uważnym uczestnikiem. Zachęcamy do surfowania po Internecie, aktualizowania swojego statusu na Facebooku lub sprawdzania co minutę swojego e-maila. Ponadto, ustaw swój smartfon na wibracje lub wyłącz go całkowicie.

O badaniu:

Badanie Robert Half Technology opiera się na ponad 2300 wywiadach telefonicznych z CIO z losowo wybranej grupy firm amerykańskich w dwudziestu trzech głównych obszarach metropolitalnych zatrudniających 100 lub więcej pracowników.

Artykuły pokrewne:

  • Rosnąca liczba CFO korzystających z technologii komórkowej do zarządzania pieniędzmi
  • Wykorzystanie technologii do poprawy obsługi klienta