Czy zadajesz właściwe pytania dotyczące zwolnienia z podatku od sprzedaży?

Ogólną zasadą w przypadku podatków od sprzedaży jest wiedzieć, że każda historia ma dwie strony.

Może się wydawać, że osobą, która ponosi największą odpowiedzialność za prawidłowe obchodzenie się ze zwolnieniami z podatku od sprzedaży jest osoba dokonująca zakupu zwolnionego z podatku. Ale jak w przypadku wszystkich rzeczy podatku od sprzedaży, rzadko jest to takie proste.

Sprzedawcy, którzy przyjmują certyfikaty zwolnienia, mają również obowiązki. I po obu stronach – czy jesteś kupującym czy sprzedającym – nie obsługując prawidłowo transakcji zwolnionych i certyfikatów zwolnienia może prowadzić do kosztownych problemów przychodzi czas audytu.

Zamierzamy ujawnić niektóre z pytań, które należy zadać, jeśli obsługujesz transakcje zwolnione z podatku, zarówno dla kupujących, jak i sprzedających. Zadanie tych pytań może być pierwszym krokiem w kierunku upewnienia się, że Twoi klienci stosują się do zwolnień z podatku od sprzedaży.

Pytania do sprzedawców zajmujących się transakcjami zwolnionymi

Jeśli kupujący chce dokonać zakupu zwolnionego z podatku, przedstawiciel handlowy lub kasjer otrzymuje certyfikat zwolnienia kupującego, a jeśli wszystko wygląda dobrze, przedstawiciel handlowy lub kasjer kluczy w sprzedaży jako zwolniony z podatku. Cóż, to nie jest takie proste.

Jeśli Twój klient jest sprzedawcą dokonującym sprzedaży zwolnionej z podatku, to są to niektóre z pytań, które muszą zadać:

  • Jak radzić sobie z niedopasowaniem nazwy (tzn. gdy nazwa na świadectwie zwolnienia nie zgadza się z nazwą w ewidencji sprzedawcy)? Wielu sprzedawców ustanawia swojego mistrza klienta używając nazwy firmy dba zamiast nazwy prawnej. Jednak świadectwa zwolnienia i rejestracje podatku od sprzedaży są w nazwie prawnej. Może to stwarzać problemy podczas audytu dla audytorów, którzy nie są zaznajomieni z common dba’s.
  • Jak często dokonywane są aktualizacje w celu wychwycenia zmian w nazwiskach i numerach rejestracyjnych klientów? Na przykład, jeśli nabywca zmienia firmę z korporacji na LLC, może potrzebować nowego numeru rejestracji podatkowej sprzedaży. Jeśli nie, ich certyfikat zwolnienia z podatku może nie być już ważny.
  • Ile porad i wskazówek udzielasz klientom, gdy wypełniają certyfikaty zwolnienia?

Pytania te są dobrym punktem wyjścia, aby skłonić Twoich klientów do zastanowienia się nad zmianami, które mogą być konieczne w protokole firmowym do obsługi certyfikatów zwolnienia.

Pytania do nabywców dokonujących zakupów zwolnionych

Zarządzanie zwolnieniami z podatku od sprzedaży i certyfikatami zwolnienia jest równie ważne dla nabywców. Istnieje kilka kwestii, które trzeba będzie wziąć pod uwagę przy dokonywaniu zakupów zwolnionych z podatku.

Zadanie następujących pytań może pomóc w upewnieniu się, że Twoi klienci przestrzegają przepisów:

  • Czy mają oni system umożliwiający śledzenie wszystkich wysyłanych przez firmę certyfikatów zwolnienia? Ważne jest, aby prowadzić dobrą ewidencję świadectw zwolnienia, więc jeśli muszą one zostać unieważnione ze względu na zmianę firmy lub prawa, wiedzą, który sprzedawca ma je w aktach.
  • Kto jest uprawniony do wydawania certyfikatów zwolnienia w Twojej firmie/organizacji? Posiadanie uprawnień do wydawania certyfikatów ograniczonych do kilku upoważnionych pracowników może pomóc w łatwym śledzeniu i prowadzeniu dokumentacji dotyczącej wydanych certyfikatów.
  • Jakie pozycje powinny być wymienione na świadectwie zwolnienia – czy zakres powinien być szeroki czy wąski?
  • Czy istnieje protokół postępowania ze sprzedawcami, który nie pozwala na opodatkowanie niektórych zakupów, a niektóre z nich są zwolnione z podatku?

To kilka dobrych pytań, które skłonią Twoich klientów do zastanowienia się nad zakresem ich odpowiedzialności jako zwolnionego nabywcy, ale istnieje wiele innych czynników, które należy wziąć pod uwagę.

Oryginalny artykuł pojawił się na blogu Sales Tax Institute.