Dlaczego automatyzacja nie zastępuje komunikacji

Komunikacja jest integralna dla każdej firmy księgowej, bez względu na jej wielkość. Bez jasnej komunikacji – zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej – na pewno dojdzie do chaosu. Dlatego należy pamiętać, że choć możemy wykorzystać automatyzację do ułatwienia komunikacji, to nigdy nie zastąpi ona komunikacji.

Komunikacja wewnętrzna

Wiele firm dokonało skoku w kierunku zautomatyzowanego narzędzia przepływu pracy, które pozwala recenzentom na wprowadzanie notatek recenzyjnych dla osób przygotowujących i śledzenie tych notatek w trakcie ich adresowania lub rozwiązywania.

Chociaż funkcja ta może pomóc w ułatwieniu komunikacji między osobą przygotowującą a recenzentem, niestety niektórzy recenzenci wykorzystują te notatki jako sposób na to, aby nie musieć w rzeczywistości rozmawiać z pracownikami. Kiedy są one wykorzystywane jako środek do “szkolenia” nowych pracowników, obszerna lista notatek recenzenta jest bardziej źródłem frustracji dla zmagających się z trudnościami przygotowujących niż okazją do nauki.

Notatki przeglądowe, zarówno ręczne jak i cyfrowe, nie zajmują miejsca szkolenia i treningu. Recenzenci nadal muszą uzupełniać notatki recenzyjne o werbalną dyskusję.

Fakt, że przygotowujący i recenzent nie są w tym samym biurze nie jest wymówką. Technologia pozwala zespołom pracować zdalnie, ale nie eliminuje potrzeby komunikacji “twarzą w twarz”. Wideokonferencje są doskonałą alternatywą dla osobistych spotkań recenzentów.

Te rozmowy to sposób, w jaki nowi pracownicy rosną i rozwijają się. To w jaki sposób budowane są relacje.

Zautomatyzowane notatki recenzyjne mogą pomóc firmie przekształcić się w model pozbawiony dokumentów papierowych i usprawnić procedury, ale nie są one wymówką do odsuwania na bok rozmów z osobami, które nadzorujesz.

Komunikacja zewnętrzna

W ciągu ostatnich kilku lat kilka narzędzi zdigitalizowało i zautomatyzowało proces zbierania dokumentów klienta, uzyskiwania podpisów, składania deklaracji podatkowych i wiele innych. Gromadzenie i przetwarzanie danych może być zautomatyzowane, ale wykorzystanie wiedzy eksperckiej, wykorzystanie oceny sytuacji i budowanie relacji z klientem nie jest możliwe.

Posiadanie silnych umiejętności komunikacji pisemnej jest jak zawsze niezbędne do przełożenia swoich spostrzeżeń na przekonujące dokumenty i silne umiejętności komunikacji ustnej, które pozwalają na przekazywanie istotnych informacji finansowych zespołom wykonawczym i interesariuszom. Żyjemy w czasach bezprecedensowego dostępu do informacji, ale wszystkie te informacje to tylko hałas, jeśli nie są skutecznie przekazywane.

Automatyzacja może uwolnić wiele czasu spędzonego z przodu i z tyłu od zobowiązań klienta, ale technologia nie polega tylko na pomaganiu nam w szybszym wykonaniu tej samej pracy. Powinna dać nam czas i możliwość połączenia się z klientami w sposób, który przyniesie im większą wartość.

Wartość ta nie pochodzi z automatycznych przypomnień, w których klienci proszeni są o przesłanie dokumentów podatkowych lub podpisanie listu motywacyjnego. Pochodzi ona z głębszego zrozumienia tego, co sprawia, że Twoi klienci nie śpią w nocy i dostarczają wyrafinowanych porad i analiz, które pomagają im rozwiązać te problemy.

Technologia może poprawić mechanikę komunikacji, ale nie może zastąpić elementu ludzkiego. Dla niektórych, ta rzeczywistość może wymagać kultywowania szerszego zakresu umiejętności relacyjnych.

Nie możemy patrzeć na to jak “musimy” rozmawiać z klientem, ale jak na możliwość nawiązywania kontaktów i budowania relacji. Czy Twoje umiejętności komunikacyjne wymagają dostosowania? Oto 8 kluczowych obszarów, nad którymi należy pracować:

1. Opowiadanie historii. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz ze współpracownikiem, czy z klientem, chcesz przedstawić informacje w ciekawy sposób. Nic nie pomaga osobie zbudować w jej umyśle obrazu lepiej niż słuchanie o rzeczywistym scenariuszu. Opowiadaj historię poprzez swoją analizę informacji finansowych.

2. Kontakt wzrokowy. Nawiąż kontakt wzrokowy z osobą, z którą rozmawiasz. Kontakt wzrokowy oznacza, że jesteś skupiony i zwracasz uwagę.

3. Wiarygodność. Kiedy ktoś zadaje pytanie, można powiedzieć, że nie zna odpowiedzi. Nigdy nie wymyślaj czegoś, aby nie wyglądać na nieprzygotowanego i zawsze przyznawaj się, gdy się mylisz. Wiarygodność jest niezwykle ważna w zawodzie księgowego.

4. Aktywne słuchanie. Upewnij się, że podczas dyskusji słyszysz punkt widzenia drugiej osoby. Zwracaj pełną uwagę, a nie zastanawiaj się nad tym, co powiesz dalej.

5. Informowanie o rozwiązaniach. Klienci zwracają się do swoich księgowych po odpowiedzi, które pomogą im osiągnąć ich cele. Upewnij się, że wiesz czym oni są i komunikuj swoje rozwiązania w sposób, który zrozumieją.

6. Zwolnij. Łatwo przebić się przez to, co chcesz powiedzieć, nie upewniając się, że druga osoba rozumie. Weźcie oddech i zwolnijcie. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale na dłuższą metę zaoszczędzi czas na pytaniach uzupełniających lub błędnych posunięciach.

7. Zaufanie. Bądź pewny siebie, kiedy rozmawiasz z klientami i pracownikami. Zaufanie nie oznacza arogancji. Pewność siebie wynika z odrabiania pracy domowej i bycia przygotowanym.

8. Dajcie znać. Umiejętność przekazywania i odbierania informacji zwrotnych jest ważną umiejętnością komunikacyjną.

Myśli końcowe

W związku z tym, że większość obliczeń i obliczeń dokonywanych jest przez boty, sztuczną inteligencję i uczenie się maszynowe, rynek już teraz wymaga, aby CPA wiedziały, jak wykorzystać wiedzę, aby zapewnić wgląd i kontakt z ludźmi.

Jeśli chcesz zachować aktualność podczas gdy automatyzacja zakłóca wykonywanie zawodu, musisz rozwinąć i udoskonalić umiejętności, których nie można zautomatyzować. Maszyny doskonale radzą sobie z rutynowymi zadaniami, ale zaspokojenie potrzeb jednostki to wyjątkowa ludzka umiejętność.

Oryginalny artykuł pojawił się na blogu Boomer Consulting.