Dlaczego Dobre Rekordy Zabezpieczają właścicieli firm i podatników

Aplikacje i usługi związane z przechowywaniem plików są wygodą dla klientów i sposobem na przyciągnięcie nowych perspektyw, ale jak długo Ty lub Twoi klienci powinniście przechowywać pewne dokumenty i po co zawracać sobie tym głowę?

Co mówi IRS?

W “Jak długo powinienem prowadzić dokumentację?” Właścicielom małych firm i osobom pracującym na własny rachunek generalnie mówi się, że wytyczna wynosi trzy lata. Oczywiście są wyjątki:

  1. 7 lat, jeśli złożysz roszczenie o odliczenie bezwartościowych papierów wartościowych lub nieściągalnych długów.
  2. 6 lat, jeśli nie zgłosisz dochodu, powinieneś go zgłosić i jeśli wynosi on więcej niż 25% dochodu brutto wykazanego po powrocie.
  3. Bezterminowo, jeśli nie złożysz zwrotu.
  4. Bezterminowo, jeśli złożysz fałszywy zwrot. (Zajmiemy się tym później.)
  5. Bezterminowo lub tak długo, jak długo jesteś właścicielem nieruchomości (nieruchomości), plus okres ograniczeń po jej sprzedaży.
  6. Na giełdach, które nie podlegają opodatkowaniu, najemca musi przechowywać dokumentację dotyczącą starej i nowej nieruchomości do czasu jej sprzedaży i upływu okresu przedawnienia.
  7. 4 lata dla ewidencji podatkowej dotyczącej zatrudnienia licząc od daty płatności lub terminu płatności, w zależności od tego, który z tych terminów jest późniejszy.

What’s the Logic for Keeping Good Records and Holding onto Them?

Głównym powodem, dla którego małe firmy włączają się do swojej działalności, jest zasłona korporacyjna, która zapewnia pewien stopień ochrony przed odpowiedzialnością osobistą. W pewnych okolicznościach zasłona korporacyjna może być przebita.

  • Brak formalnego, prawnego oddzielenia firmy od jej właścicieli.
  • Nie dopełnianie formalności korporacyjnych, takich jak przeprowadzanie corocznego zebrania i odnotowywanie istotnych decyzji biznesowych w protokole z zebrania.
  • Angażowanie się w nielegalne działania lub postępowanie nieuczciwe.

Niedokapitalizowanie i całkowita kontrola przez mniejszość osób to również powody, choć nie ma to znaczenia dla dyskusji na temat prowadzenia dokumentacji.

Twój klient będący właścicielem firmy powinien prowadzić dobrą dokumentację z wielu powodów:

1. Audyty: Twój klient musi być w stanie udokumentować wszystkie swoje roszczenia.

2. Pożyczanie pieniędzy : Czasami właściciele firm mogą określić najlepszy sposób na pokrycie niedoboru gotówki w firmie to pożyczanie pieniędzy z ich osobistego konta. Są one spłacane w lepszych czasach. Jeśli pożyczka nie jest zapisana w liście wyrażającym warunki i wielkość pożyczki wraz z innym listem w momencie spłaty pożyczki, okazuje się, że właściciel firmy prowadzi swoje finanse osobiste i biznesowe z różnych kieszeni tej samej pary spodni.

3. Sprzedaż przedsiębiorstwa : O ile głównym składnikiem majątku nie jest budynek i ziemia, potencjalny nabywca chce potwierdzenia, że przedsiębiorstwo jest kontynuacją działalności. Wartość przedsiębiorstwa będzie w dużej mierze zależna od odnotowanych i zgłoszonych przychodów.

4. Dwa zestawy książek : Jeśli pojawienie się przychodów nie zgadza się ze zgłoszonymi przychodami, wydaje się, że właściciel prowadzi dwa zestawy książek, jeden dla rządu, drugi dla niemych partnerów i dla siebie. Zdarza się to cały czas w filmach o przestępczości zorganizowanej. Widziałeś problemy, w które mogą się wplątać “firmy gotówkowe”. Teraz pytanie “Czy to nielegalna działalność?” staje się przesłanką do przebicia korporacyjnej zasłony.

A co ze Zwykłymi Osobami?

Firmy muszą prowadzić dobrą dokumentację, aby zachować je zgodnie z prawem i uniknąć przebicia zasłony korporacyjnej. Osoby fizyczne muszą prowadzić dobrą dokumentację dla celów podatkowych i na wypadek strajku.

Dziś akta nie zawsze muszą być na papierze. Mogą być one przechowywane w formie elektronicznej, ale akta poszczególnych osób muszą być dostępne. Dlaczego?

Jeśli nie jest na piśmie, to nie ma zastosowania

W dawnych czasach biznes mógł być prowadzony za pomocą “dżentelmeńskich umów”, co oznaczało, że honor uczynił egzekwowanie prawa zbędnym. Dzisiaj, wszystko musi być na piśmie. Jeśli podejmujesz pracę w oparciu o pewne ustne zapewnienia, ale nie są one zapisane w umowie o pracę, masz niewiele lub nie masz żadnych możliwości odwołania się.

Widzisz dowody na to w swoim życiu nieprofesjonalnym. Kiedy akceptujesz warunki na stronach internetowych lub zapisujesz się na telefon komórkowy lub kartę kredytową, firmy bardzo starannie zapisują zapisy, które podpisałeś. Powinieneś traktować swoje własne zapisy w ten sam sposób.

Śmierć osobnika

Wiele osób zdecydowało się zrezygnować z dokumentów papierowych na rzecz rachunków bankowych i inwestycyjnych. Jeśli coś ci się stanie, czy twoi ocalali będą mogli znaleźć pieniądze i aktywa, jeśli nie powiesz im, gdzie mają szukać?

Papier, który jest wart dużo pieniędzy

Pomyśl o tytułach do nieruchomości, dokumentach ankietowych pokazujących wielkość nieruchomości i tytułach do samochodów. Nie zapomnij o licencjach małżeńskich oraz świadectwach urodzenia i chrzcielnicy.

Pożyczki dla członków rodziny

Pomagasz krewnemu, a pożyczka nigdy nie zostaje spłacona. Twierdzą, że to był prezent. Jak udowodnisz, że jest inaczej?

Podstawa kosztów

Dobre prowadzenie dokumentacji ma oczywisty sens w przypadku papierów wartościowych. Załóżmy, że zbierasz wino, sztukę lub biżuterię i wysyłasz przedmioty na aukcję. Sprzedaż jest zgłaszana do rządu. Założą się, że to niespodzianka, chyba że uda ci się udokumentować swoje koszty. Dom aukcyjny będzie również potrzebował dowodu własności lub łańcucha lub pochodzenia, zanim zaakceptuje Twój przedmiot. Skąd będą wiedzieć, że nie został skradziony?

Oszustwo

Ten wielki szmaragd, który niedawno kupiłeś, okazuje się być kawałkiem zielonego szkła. Chcesz iść za sklepem, który ci go sprzedał. Możesz udowodnić, gdzie go kupiłeś i ile zapłaciłeś?

Kradzież

Zostałeś okradziony i zgłosiłeś kradzież na policję. Wiesz, co zostało zabrane? Ma pan zdjęcia? Czy ma pan paragony pokazujące, ile pan zapłacił? Firma ubezpieczeniowa będzie miała swój własny punkt widzenia na twoją stratę, a to znacznie utrudnia odzyskanie pieniędzy przy minimalnych zapisach.

Poprawa stanu nieruchomości

Jednym z obszarów, w którym księgowi wnoszą wartość dodaną, jest wyjaśnienie klientom różnicy między usprawnieniami kapitałowymi a wydatkami na utrzymanie nieruchomości, zwłaszcza jeśli są oni właścicielami dochodów przynoszących nieruchomości. Kiedy przychodzi czas na sprzedaż, potrzebne są rachunki, które dokumentują dokonane ulepszenia.