Dlaczego ekonomia abonamentowa musi przygotować się teraz na nowe zasady rachunkowości?

Najnowszą zasadą rachunkowości, z którą musi się zmierzyć wielu Twoich klientów, jest nowy standard, który obejmuje rozpoznawanie przychodów, co będzie miało znaczący wpływ na tych, którzy uczestniczą w gospodarce subskrypcji.

Ekonomia subskrypcji polega na stałych przychodach, gdzie firmy oferują produkt lub usługę – od oprogramowania dla przedsiębiorstw do dostarczania posiłków dla smakoszy – w ramach miesięcznej subskrypcji, czasami zawierając wieloletnią umowę z klientami.

Począwszy od 2018 r. w przypadku przedsiębiorstw publicznych i 2019 r. w przypadku przedsiębiorstw prywatnych, wytyczne Rady Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB) i Rady Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (IASB) w zakresie zarządzania przychodami będą wymagały od przedsiębiorstw realokacji przychodów za każdym razem, gdy zmieni się umowa z klientem i odroczenia ujęcia kosztów w celu dostosowania do jej realizacji.

Zakres tych zmian będzie miał największe znaczenie dla firm oferujących abonamenty, ponieważ obliczanie ich przychodów i kosztów zgodnie z nowymi wytycznymi będzie dla nich bardzo skomplikowane, ponieważ ich umowy będą się częściej zmieniać.

Większość firm abonamentowych rozwija się szybko i ma zwykle wielu klientów zamkniętych w długoterminowych relacjach. Jednak wraz ze zbliżającą się zmianą zasad, muszą one rozpoznawać przychody w nowy i inny sposób. To właśnie tu się komplikuje.

Powiedzmy, że przedstawiciel handlowy jednej z tych firm abonamentowych podpisuje umowę z nowym klientem korporacyjnym, który zgadza się płacić 300 dolarów miesięcznie przez następne trzy lata. Przed wprowadzeniem nowych wytycznych, firma zapłaciłaby przedstawicielowi handlowemu jednorazową prowizję w wysokości, powiedzmy, 1000 dolarów za rezerwację tego długoterminowego kontraktu i firma poniosłaby wtedy pełen koszt 1000 dolarów w momencie dokonywania rezerwacji.

Ale zgodnie z nowymi wytycznymi, przedsiębiorstwa nie mogą już tego robić. Zamiast tego, z księgowego punktu widzenia, muszą rozłożyć ten koszt prowizji w wysokości 1000 dolarów na cały okres obowiązywania umowy. W rezultacie, nowe wytyczne będą miały istotny wpływ nie tylko na rozpoznanie przychodów, ale także na rzeczywistą rentowność firmy.

Dla przedsiębiorstw, które muszą wykazać się rentownością, nowe wytyczne stanowią potencjalną zmianę gry. Na przykład, firma abonamentowa, która będzie miała zbliżającą się pierwszą ofertę publiczną lub wydarzenie finansujące, będzie musiała zmienić sposób konstruowania swoich umów i rozliczania swoich prowizji. Może nawet zdecydować się na zawieranie z klientami krótkoterminowych umów, aby szybciej rozpoznawać wydatki, a nie rozłożyć je na kilka lat.

Nie jest to kwestia wielkości firmy. Ważniejszy jest charakter jej działalności. Jeśli firma ma stałe relacje z klientami, w ramach których dostarcza produkty lub usługi przez dłuższy czas trwania umowy, na firmę będą miały wpływ nowe zasady rachunkowości dotyczące ujmowania przychodów. Z drugiej strony, jeżeli przedsiębiorstwo sprzedaje np. samochody klientom indywidualnym w ramach jednej transakcji, jest mniej prawdopodobne, że nowe zasady będą miały na nie wpływ.

Nowe wytyczne dotyczące rachunkowości mają na celu zwiększenie przejrzystości i porównywalności wyników finansowych oraz harmonizację standardów amerykańskich ze standardami międzynarodowymi. Wcześniej trudno było porównać firmy, które składają sprawozdania z wykorzystaniem międzynarodowych standardów, z tymi, które składają sprawozdania z wykorzystaniem standardów amerykańskich. Po wdrożeniu nowych wytycznych, FASB i IASB będą w większym stopniu zgodne.

Chociaż te nowe wytyczne dotyczące rachunkowości wejdą w życie dopiero w 2018 i 2019 r., będą wymagały od wielu firm ponownego przemyślenia sposobu prowadzenia działalności – a to musi nastąpić teraz. Rzeczywistość jest taka, że ogólnie rzecz biorąc, zespoły finansowe są tak przytłoczone i skoncentrowane na krótkiej perspektywie czasowej, że słyszą daty 2018 i 2019 i sądzą, że mogą się o to martwić później.

Większość z nich nie rozumie zakresu zmian wynikających z nowych przepisów. Gdyby tak było, zdaliby sobie sprawę, że muszą dostosować się do zmian, które rozpoczynają się teraz, zwłaszcza jeśli piszą umowy, które obejmują lata 2018 i 2019, co już robi wiele firm abonamentowych i rekurencyjnych.

Oto analogia. Powiedz, że planujesz kupić dom w 2018. A potem dowiesz się, że zasady dotyczące punktacji zmienią się w 2018 roku. Oczywiście trzeba będzie zacząć zmieniać swoje zachowanie teraz, więc jeśli chodzi o czas, aby kupić dom, będziesz miał wystarczająco wysoki wynik kredytowy, aby uzyskać kredyt, którego potrzebujesz.

Działy finansowe muszą podjąć działania już dziś. Wierzę, że nadchodzące zmiany będą rywalizować z tymi spowodowanymi przez ustawę Sarbanesa-Oxleya, która miała na celu ochronę akcjonariuszy i ogółu społeczeństwa przed błędami księgowymi i nieuczciwymi praktykami korporacyjnymi. Wielu czytelników może pamiętać, jak bolesne dla wielu firm amerykańskich było to przejście, ponieważ poniosły one astronomiczne koszty, aby sprostać wymaganiom, obciążając jednocześnie mocno swoje finanse i zespoły audytu wewnętrznego.

Prawda jest taka, że obecne systemy księgowe w wielu firmach abonamentowych po prostu nie są w stanie poradzić sobie z nowymi wytycznymi dotyczącymi uznawania przychodów. Nowe zasady wymagają obszernego przeglądu zasad i procesów kontraktowania i rachunkowości oraz prawdopodobnie będą wymagały zmian procedur i systemów. Firmy, których umowy z klientami są nawet umiarkowanie złożone, przekonają się, że nowe zasady będą miały rozległe oddziaływanie, z którym najlepiej poradzi sobie oprogramowanie zaprojektowane specjalnie do obsługi nowych wymogów. Oznacza to, że lepiej będzie się do tego zabrać, pronto.

Gospodarka prenumeraty jest tutaj i jest ona obecnie istotnym problemem dla coraz większej liczby przedsiębiorstw. Według ostatniego raportu Economist Intelligence Unit 80 procent klientów domaga się obecnie takich modeli konsumpcji, jak subskrypcja, współdzielenie lub dzierżawa każdej opcji innej niż bezpośredni zakup produktu. Firmy, które chcą się rozwijać, będą musiały zaoferować jakąś formę subskrypcji. A to oznacza, że będą musiały szybko dostosować się do nowych zasad rachunkowości.