Dlaczego księgowość projektowa jest następną rewolucją

Firmy księgowe każdej wielkości chciałyby poświęcić więcej czasu na doradzanie klientom, a mniej na pracę transakcyjną. Rachunkowość projektowa może pomóc firmom szybciej przechodzić do transformacji swojej działalności i stać się bardziej rentowną i zyskowną.

Rachunkowość projektowa jest mało znaną tajemnicą od kilku lat, ale jej zasady zyskują na popularności wśród firm księgowych. Zasadniczo jest to praktyka księgowania na zasadzie «projekt po projekcie» (lub «engagement-by-engagement»).

Ma pewne kluczowe różnice w porównaniu z tradycyjnymi metodami księgowymi i pomaga w osiągnięciu sukcesu przy indywidualnych zleceniach klientów. Odnosi się to również do szczegółów i wykonalności każdego pojedynczego aktywnego i nieaktywnego zaangażowania klienta w firmie.

Czas jest kluczowym czynnikiem różnicującym w księgowości projektów. Obecnie większość firm księgowych stosujących standardowe praktyki księgowe dokonuje miesięcznych lub kwartalnych przeglądów finansowych, ale zlecenia klientów mogą być realizowane w ciągu kilku tygodni lub miesięcy.

Rachunkowość projektowa umożliwia częstsze mierzenie zysków i strat, wykorzystania, marż, wartości zarobionej i innych kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Dzięki odpowiednim narzędziom, księgowość projektowa pozwala na monitorowanie tych KPI w czasie rzeczywistym, a nie na koniec miesiąca lub kwartału. Te krótsze ramy czasowe pozwalają na podejmowanie w czasie rzeczywistym zarówno małych, jak i dużych decyzji, które będą miały wpływ na wynik końcowy.

Kiedy firma zaczyna praktykować księgowość projektową, więcej pracowników angażuje się w proces decyzyjny i ponosi większą odpowiedzialność za sukces zarówno zaangażowania klienta, jak i kluczowych wskaźników wydajności firmy. Starsi współpracownicy i menedżerowie monitorują postępy za pomocą kluczowych punktów danych, ponieważ to oni wykonują pracę i zarządzają innymi osobami zaangażowanymi w projekt.

Nawet jeśli firma jest mniejsza i nie ma prawdziwej hierarchicznej organizacji, każdy musi być w pętli. Praktycy Solo korzystają z księgowości projektowej, aby spojrzeć na projekty pod różnymi kątami w celu określenia sukcesu.

Najważniejsze korzyści płynące z rachunkowości projektu

Rachunkowość projektowa przynosi wiele korzyści. Na bardzo wysokim poziomie, główne powody, dla których firma powinna myśleć o jego przyjęciu oprócz standardowych procedur księgowych, to m.in:

1. Wykorzystywanie danych w celu zwiększenia wydajności. Jest to podstawa rachunkowości projektowej i odnosi się do wszystkich, od osób indywidualnych do dużych firm.

Śledzenie danych na temat poziomu zaangażowania klientów daje możliwość określenia – i jak najlepszego wykorzystania – źródeł zysku, produktywności i wykorzystania, utrzymania klienta, wskaźników realizacji, wartości projektu i innych kluczowych wskaźników wydajności, przy jednoczesnym aktywnym identyfikowaniu problemów, zanim staną się one rzeczywistymi problemami.

2. Zwiększanie produktywności. Kiedy pracownicy zarządzają codziennymi finansami i kluczowymi wskaźnikami wydajności w odniesieniu do zleceń klientów, stają się odpowiedzialni za rentowność firmy. Każdy menedżer lub starszy współpracownik staje się dyrektorem generalnym swoich zadań. Firmy księgowe mogą ściślej powiązać wyniki pracowników z zyskami i innymi ważnymi wskaźnikami KPI.

3. Zbliżenie się do praktyki doradczej. Często zdarza się, że pracownicy niższego szczebla pracują nad konkretnymi zadaniami z zakresu księgowości, pozwalając jednocześnie menedżerom martwić się o szerszy obraz sytuacji.

Kiedy jednak tak się dzieje, ludzie i informacje utknęli w silosach i powstrzymują zarówno zespół, jak i firmę. Jeśli firma ma większą widoczność i może swobodnie przenosić informacje, każdy będzie miał możliwość przyczynienia się do większej strategii firmy.

Przykład rachunkowości projektu w praktyce

Ostatnio, kiedy spotkałem się z partnerami firmy klienta, zapytałem ich, czy wiedzą, kto jest ich najlepszym klientem. Wszyscy partnerzy nazwali tego samego klienta: «Firma ACME.» Powiedzieli mi, że ACME przynosi najwięcej projektów każdego roku, a znaczna część rachunków (prawie 40 procent) pochodziła z tych projektów.

Zaskoczyłem ich pytaniem, co by się stało, gdyby zwolnili ACME. Dlaczego, chcieli wiedzieć, czy kiedykolwiek by to zrobili?

Pokazałem im bardzo ciekawy fragment danych. Efektywna stawka», jaką zarabiali z ACME, wynosiła 28 dolarów za godzinę, znacznie poniżej docelowej stawki rachunku dla firmy.

Pokazałem im też efektywną stawkę od innych klientów. Większość z nich była powyżej 100 dolarów za godzinę, z jednym klientem przy efektywnej stawce 240 dolarów za godzinę.

ACME wykorzystywało 70 procent godzin personelu firmy, podczas gdy płacone opłaty były ułamkiem tego, co w rezultacie dało bardzo niską średnią efektywną stawkę. Wdrażając praktyki rachunkowości projektowej, klient ten posiadał informacje niezbędne do przekształcenia swojej działalności.

Dzięki odpowiednim narzędziom można ujednolicić wszystkie rozbieżne dane, których potrzebujesz – takie jak faktury, wpisy dotyczące czasu i wydatków, księgowość, zarządzanie projektami i informacje biznesowe. Postępowe firmy księgowe wyposażają swoje zespoły w odpowiednie narzędzia, dzięki czemu mogą poświęcać czas na rozwój firmy.