Dlaczego musisz dokumentować procesy zachodzące w Twojej firmie

Każda firma opracowuje swój własny zestaw procesów i przepływów pracy w celu doprowadzenia do powodzi zadań do końca. W bardzo małym stopniu mogą one być nieformalne i tworzone na bieżąco. Ale w miarę rozwoju firmy, rozwój systemów i standardowych procesów jest koniecznością, aby dostarczyć klientom spójne doświadczenie.

Najlepsze firmy posiadają również mechanizmy przechwytywania i udostępniania hacków, sztuczek i aplikacji, które różni członkowie zespołu odkryli, że praca wykonywana jest szybciej, dokładniej i łatwiej. Te innowacje, wraz z Państwa systemami i procedurami, stanowią część kapitału intelektualnego Państwa firmy. Jeśli członkowie twojego zespołu nie będą ich dokumentować i dzielić się nimi, przepadną, jeśli te jasne i kreatywne umysły ruszą dalej lub (niebiosa zabraniają) zostaną nagle niepełnosprawne. Stracisz kawałek tego, co może uczynić Twoją firmę bardziej wartościową.

W sierpniu ubiegłego roku Amanda Aguillard powiedziała słuchaczom na portalu Accountex, że dni właścicieli firm księgowych sprzedających swoje firmy lub odsetek za wielokrotność przychodów się skończyły. “To rynek nabywców”. Kupujący dzisiaj chcą firm z procesami, technologią i talentem.” Kupujący szukają wydajności, stosów technologii i ludzi, którzy wiedzą, jak korzystać z tej technologii.

W jednej z firm, w której pracowałem, mieliśmy zestaw narzędzi arkuszy kalkulacyjnych, które były pracownik stworzył do składania deklaracji podatkowych dla firm i osób fizycznych. Z biegiem lat, dodawaliśmy lub odejmowaliśmy fragmenty tych zeszytów w Excelu, gdy zmieniały się przepisy podatkowe, a one stały się podstawą naszego standardowego procesu sporządzania deklaracji podatkowych.

W przypadku zwrotów biznesowych, to narzędzie arkusza kalkulacyjnego działało jak rodzaj wizualnej listy kontrolnej, aby upewnić się, że nie przeoczyliśmy żadnych istotnych kroków. Posiadaliśmy zakładkę główną, która pokazywała wszystkie korekty, od nieskorygowanych dochodów w ewidencji klienta do skorygowanych dochodów księgowych i podatkowych na deklaracji podatkowej. Inne zakładki zawierały arkusze rolowania kapitału własnego dla różnych typów jednostek oraz rolowania środków trwałych, a także arkusze służące do obliczania różnic księgowych i podatkowych. Po wypełnieniu wszystkich odpowiednich arkuszy, ta zakładka główna ułatwiała uzgadnianie przychodów księgowych i podatkowych z rozliczeniami z działalności gospodarczej z naszymi zakładkami oraz z księgami klienta.

Księga robocza dla poszczególnych deklaracji zawierała pomocne arkusze do wiązania płatności podatków federalnych i stanowych, a także arkusze do rozdzielania odsetek od kredytów hipotecznych, podatków od nieruchomości i opłat za premię podatkową pomiędzy różne harmonogramy na deklaracji podatkowej. Tak, wypełnienie wszystkich tych formularzy było dodatkową pracą, ale przybijanie wszystkich tych liczb oznaczało, że stworzyliśmy lepszy produkt pracy. Plus, to sprawiło, że przeglądanie zwrotów stało się kawałkiem ciasta.

Swobodnie dzieliliśmy się również – i dokumentowaliśmy – wskazówkami i sztuczkami, które pomogły nam przenieść dane z ewidencji klienta do deklaracji podatkowej. Od czasu do czasu spotykaliśmy się, aby podzielić się tym, czego się nauczyliśmy. Mieliśmy również kilka dokumentów dostępnych na wspólnym dysku, aby przeprowadzić nowych pracowników przez kolejne etapy tworzenia nowego segregatora zobowiązań lub zeznania podatkowego.

Wszyscy wiedzieliśmy jak importować salda prób z QuickBooks do Engagement i jak importować te dane do ProFx Tax. Używaliśmy oprogramowania skanującego do tworzenia naszych dokumentów roboczych dla 1040s i importowania ich do deklaracji podatkowych. Co roku w styczniu będziemy mieli jednodniowe spotkanie, aby omówić zmiany w prawie podatkowym, oprogramowaniu i naszym przepływie pracy na nadchodzący rok.

Jako firma, kiedy zbieraliśmy papier, spędzaliśmy całe dnie omawiając nasze standardowe procesy i konwencje, a decyzje te trafiały do dokumentu w specjalnej teczce na naszym wspólnym dysku, więc kiedy na pokładzie pojawiła się nowa osoba, mogliśmy ją łatwo skierować do niej.

Ustanowienie i udokumentowanie naszych procesów uwolniło przestrzeń mózgową dla spojrzenia na bardziej wymagające części pracy. Nie ograniczyły one naszej zdolności do innowacji.

Zamiast tego stworzyły one szkielet, który pomógł nam stworzyć wysokiej jakości, niezawodną pracę, a idea ta znalazła swoje odzwierciedlenie w książce Atul Gawande’s Checklist Manifesto: 

“Strach ludzi przed przestrzeganiem protokołu jest sztywny. Wyobrażają sobie bezmyślne automaty, głowy w dół na liście kontrolnej, niezdolne do patrzenia przez przednią szybę i radzenia sobie z rzeczywistym światem przed nimi. Ale to, co znajdziesz, gdy lista kontrolna jest dobrze wykonana, jest dokładnie odwrotnie. Lista kontrolna usuwa głupie rzeczy z drogi, rutyny, którymi twój mózg nie powinien zajmować się sam”.

Rozpoczynając każdy zwrot od rolki kapitału własnego i rolki środków trwałych, od razu wyskakiwały na nas duże problemy w księgach klienta. Nabycie lub usunięcie środków trwałych było łatwe do zauważenia, więc dostosowanie harmonogramów amortyzacji było proste.

Niestety, jak się dowiedziałem, kiedy odszedłem z tej firmy, nie wszyscy mają tak dobrze rozwinięte systemy. Kiedy przeprowadziłem się do małej firmy, której obecny właściciel kupił ją od odchodzącego na emeryturę założyciela, dowiedziałem się, że nie ma standardowych procesów. Wszystko było jeszcze robione na papierze, po idiosynkratycznych procesach założyciela.

Więc, stworzyłem przepływ pracy bez papieru. Ponieważ wiedziałem, że nie będzie mnie tam wiecznie, udokumentowałem też, jak robiłem wszystko, łącznie z tymi wszystkimi oszczędzającymi czas hackami, które rozwijałem po drodze. Nowy właściciel lubił mieć standardowy proces, którego można było łatwo nauczyć nowych członków zespołu.

Potem, ta mała firma połączyła się w większą. Przez przypadek ta większa firma była również miejscem, w którym na początku mojej kariery zawodowej odbywałem staż podatkowy w zakresie rachunkowości publicznej.

Na początku mojego stażu 13 lat wcześniej odbyłem dwutygodniowy program szkoleniowy z innymi nowymi pracownikami. Firma rozwijała standardowy program szkoleniowy, a my byliśmy klasą inauguracyjną.

Różni menadżerowie i nadzorcy podatkowi nauczyli nas standardowych procesów przygotowywania deklaracji podatkowych, dokumentowania naszej pracy i korzystania z różnych pakietów oprogramowania. Ponadto, ponieważ części tego kursu były nauczane przez przełożonych i menedżerów, rozwinęliśmy relacje z tymi osobami. Z niektórymi z nich pozostaję w kontakcie do dziś.

Szybko do mojego drugiego spotkania z nimi: To było jak dołączenie do innej firmy. Oczywiście, mieszkańcy narożnych biur w większości byli tam, gdy byłem tam po raz pierwszy, ale niewiele z mojej wcześniejszej rotacji przetrwało. Wszyscy przełożeni i kierownicy, z którymi pracowałem za pierwszym razem, byli w różnych firmach.

Wszystkie te standardowe procesy i procedury zniknęły wraz z odejściem ludzi. Członkowie zespołu powiedzieli mi, że każdy z partnerów miał swoje własne preferencje co do pracy i przygotowywania zeznań podatkowych. Nawet ten wspaniały kurs szkoleniowy nie był niczym więcej niż odległym wspomnieniem.

Teraz nikt w firmie nie wiedział jak zaimportować dane z Engagement into ProFx Tax. Ostatnia osoba, która wiedziała, jak odeszła jakieś pięć lat wcześniej, nie ucząc nikogo innego, jak to zrobić.

Tak więc, tak, w 2017 roku, osoby przygotowujące rozliczenia podatkowe ręcznie wpisywały numery i opisy do oprogramowania. Nie byli też pewni, w jaki sposób importować salda prób z QuickBooks do Engagement, więc kluczowali również salda prób. Każdy, kto to zrobił, wie, jak łatwo jest popełniać błędy i jak nieefektywne i jak nudne jest ręczne wprowadzanie danych.

Cały ten cenny kapitał intelektualny – wszystkie systemy i procesy umożliwiające sprawne i łatwe wykonanie pracy – przepadł. Nowi członkowie zespołu musieli się sami wymieszać, aby dowiedzieć się, jak wykonać pracę. Na domiar złego, każdy z pięciu partnerów podatkowych miał własne preferencje dotyczące tego, co chciałby znaleźć w dokumentach podatkowych i zeznaniach podatkowych. Jedna z moich byłych współpracowniczek powiedziała, że zadała pytanie na spotkaniu z działem i otrzymała pięć różnych odpowiedzi!

Jako serwis, ostatnią rzeczą, jaką zrobiłem dla tej firmy było pokazanie, jak łatwo jest wykonać ten odrobinę technicznego czarodziejstwa (które naprawdę nie jest aż tak zaawansowane). Zostawiłam również instrukcje dla każdego etapu procesu oraz linki do szkoleń online. Mam tylko nadzieję, że zapisali te wskazówki w bezpiecznym miejscu!

Powiązane artykuły

Jak wycenić nowe usługi księgowe

Co czyni firmę gotową na przyszłość?