Dlaczego nie podoba mi się funkcja «Transferu» QBO

W moim wpisie na blogu z października 2016 roku zatytułowanym «Dlaczego QBO nie jest tak magiczne, jak myślą klienci» wskazałem kilka wybojów na drodze, które mogą spowodować zboczenie klientów z trasy podczas korzystania z QuickBooks Online (QBO). Tutaj kontynuuję tę rozmowę, skupiając się na wykorzystaniu funkcji Transferu w QBO.

Transfery a wydatki

QBO zawiera ekran wprowadzania danych «Transfer» (znajduje się przy + | Inne | Transfer). Ekran ten oferuje następujące pola wprowadzania danych, na przykładzie przelewu $500 z Business Checking na konto Business Savings:

Przelew środków od: Business Checking

Przelew środków do: Business Savings

Kwota przelewu: $500.00

Data: 02/01/2017

Memo: Do rejestrowania transferu środków z Czeku do Oszczędności

Wydaje się, że jest to świetny sposób na wprowadzenie przelewu środków z jednego konta bankowego na drugie. Ma on intuicyjny apel, który daje nam pewność, że jeśli nasi klienci znajdą ten ekran, mogą szybko i łatwo wprowadzić przelew bankowy, przy minimalnym ryzyku błędu.

Ekran Transferu utworzy następującą transakcję, jeśli spojrzysz na Dziennik Transakcji:

CR: Sprawdzanie

DR: Oszczędności

Jeśli klient zapozna się z rejestrami kont czekowych i oszczędnościowych, rejestr czekowy wyświetli w kolumnie «Płatność» (money out) wpis o wartości $500, a rejestr oszczędnościowy w kolumnie «Wpłata» (money in) wpis o wartości $500. Voila – podwójne księgowanie wpisów w najlepszym wydaniu, wszystko robione za kulisami – dokładnie to, czego chcemy i oczekujemy od QuickBooks.

Why I Don’t Like the Transfer Screen

Nawet jeśli działa idealnie, oto dlaczego mi się to nie podoba, nie korzystaj z niego i radź moim klientom, aby nie korzystali z ekranu transferu. Przy okazji, funkcja Transfer istnieje również w QB Desktop i nie polecam korzystania z niej tam również.

Brakujący odbiorca płatności

Kiedy korzystasz z ekranu Przelew, nie ma odbiorcy powiązanego z transakcją. Oto dlaczego powinieneś uważać: jeśli nie ma odbiorcy płatności, nie możesz szukać transakcji w Centrum Sprzedawcy i zobaczyć wszystkie transakcje dla odbiorcy/ sprzedawcy. Możesz myśleć sobie: «Oczywiście, że nie ma odbiorcy płatności, zdrętwiały. Jest to przelew, a nie czek lub wydatek płatny na rzecz sprzedawcy». Ale o to właśnie chodzi!

Alternate : Proponuję stworzyć Sprzedawcę o nazwie «Transfer do Oszczędności -xxxx», gdzie -xxxx to ostatnie 4 cyfry numeru konta oszczędnościowego. Następnie, zamiast korzystać z ekranu Transfer, wypisz aktualny Check z konta Business Checking, korzystając z ekranu Write Check.

Twój czek będzie wyglądał tak:

Wybierz odbiorcę: Przelew do Oszczędności -xxxx

Konto: Sprawdzanie -xxxx

Data płatności: 02/01/2017

Sprawdzam. Nie.
Rachunek: Oszczędności -xxxx

Opis: Do rejestracji transferu z kontroli autobusów do oszczędności autobusów

W ten sposób powstanie dokładnie taka sama transakcja, a mianowicie:

CR: Sprawdzanie

DR: Oszczędności

Ale ty też to rozumiesz:

  • Tworząc Vendor, możesz przejść do Centrum Sprzedawców i przeglądać wszystkie transakcje/czeki napisane na «Transfer do Oszczędności».
  • Jeśli masz swoje Konta i ustawienia | Zaawansowane | Automatyczne ustawione: Wstępnie wypełnij formularze z wcześniej wprowadzoną treścią (On), a następnie za każdym razem, gdy zaczniesz wpisywać czek z Payee «Transfer do Oszczędności -xxxx», będzie on wstępnie wypełniał wszystkie pola, oszczędzając Twój czas i wysiłek.

Hidden Gotcha – The Accidental Transfer

W tym miejscu nie korzystanie z funkcji Transfer staje się bardziej skomplikowane w QBO. Czy kiedykolwiek zauważyłeś to, gdy klikniesz na pobraną transakcję, która nadal znajduje się na ekranie pobierania kanału bankowego: jeśli klikniesz na transakcję, aby pokazać szczegóły, są tam trzy przyciski radiowe: Add, Find match, Transfer.

Przycisk Dodaj jest zdecydowanie najczęściej używaną opcją. Ale widziałem płatność, powiedzmy z Business Checking do karty kredytowej firmy, domyślnie do «Transfer», i miałem klientów zaakceptować to bez zastanowienia.

Widziałem również transakcje domyślne do przycisku «Transfer», jeśli klient użył swojego rachunku w bankowości internetowej, aby zapłacić, powiedzmy, rachunek Comcast. Kliknięcie przycisku «Transfer do Comcast» rzeczywiście spowoduje zaksięgowanie wydatków, ale bez odbiorcy płatności.

Powtarzam, to utrudnia śledzenie płatności do Comcast w Centrum Sprzedawców, ponieważ jeśli spojrzysz na transakcje wymienione dla Comcast z rejestru sprzedawców, nie zobaczysz Przelewów wymienionych, tylko Czeki, Wydatki i Płatności Rachunek / Rachunek. Przelew zostanie pominięty i będzie wyglądało na to, że przegapiłeś płatność na rzecz Comcast.

Oczywiście, jeśli uruchomisz P&L, okaże się, że płatność jest prawidłowo zarejestrowana, ale widać, dlaczego może to być mylące. Nie lubię mieć tego, co wydaje się być luką w płatnościach, gdy patrzę na historię transakcji Comcast w rejestrze sprzedawców.

Uwagi końcowe

To może wydawać się małą rzeczą, czy użyć ekranu Transfer lub przycisk Transfer w QBO, ale czuję, że jest to rozsądne Najlepsza Praktyka, aby uniknąć pokusy, aby go używać, jak alternatywna metoda zapewnia lepszą ścieżkę księgową, przy jednoczesnym osiągnięciu tych samych wyników. Czy zgadzasz się z tym?

Uwaga redaktora: Powyższa recenzja stanowi punkt widzenia i doświadczenia autora i niekoniecznie odzwierciedla poglądy i doświadczenia AccountingWEB, jego jednostki dominującej Sift Media lub którejkolwiek z jego cenionych jednostek stowarzyszonych.