Dlaczego programy samochodowe są podatkową kopalnią złota odpadowego

Dzięki zmianom wprowadzonym w ustawie o ulgach podatkowych i zatrudnieniu (TCJA), programy motoryzacyjne – obszar, który od dawna umknął uwadze – mogą być potencjalnym źródłem oszczędności dla Państwa klientów i dodatkowym biznesem dla Państwa praktyki.

Diety samochodowe są obecnie ulubioną metodą zwrotu kosztów dla przedsiębiorstw, głównie ze względu na ich prostotę zarządzania i przewidywalne koszty. Co więcej, wraz z rosnącą mobilnością pracowników i rozwojem technologii, programy samochodowe mają obecnie wpływ na znaczną część populacji.

Setki tysięcy mobilnych pracowników otrzymują co miesiąc dodatek samochodowy, ale programy te mają wady. Pracodawcy rzadko mają sposób na weryfikację polis ubezpieczeniowych, pozostawiając je otwarte na ryzyko, jeśli pracownik uczestniczy w wypadku.

Być może, co ważniejsze, zwroty są powszechnie niedokładne ze względu na wysoce zmienne koszty geograficzne i indywidualne. Ponadto, stawki są często ustalane raz, ale rzadko kiedy są poddawane przeglądowi lub zmieniane później. Prowadzi to do strat podatkowych zarówno dla pracodawców, jak i osób fizycznych.

Miliardy strat w podatkach każdego roku

Zgodnie z ostatnim Raportem o odpadach podatkowych programu motoryzacyjnego, 39 procent jednorocznych wydatków na ulgi samochodowe traci się dziś na rzecz odpadów podatkowych. Całkowite straty podatkowe dla osób fizycznych i pracodawców sięgają 1,2 miliarda dolarów każdego roku.

Po stronie pracodawcy oznacza to, że firmy płacą ponad 200 milionów dolarów rocznie w samych tylko podatkach od wynagrodzeń – tracąc średnioroczny zasiłek samochodowy na podatki co 2,5 roku. Po stronie indywidualnej, to roczne obciążenie podatkowe z tytułu podatków od samochodów wynosi 1 miliard dolarów w USA każdego roku.

Jak te liczby się sumują? Podzielmy je na przykład: Kiedy pracownik mobilny otrzymuje 575 dolarów miesięcznie (średnia krajowa dieta miesięczna), w rzeczywistości po opodatkowaniu otrzymuje tylko 393 dolary. Dodatkowo, ten dodatek $575 kosztuje pracodawców około $619 na jednego mobilnego pracownika, ponieważ są oni odpowiedzialni za podatki od wynagrodzeń, aby pokryć ubezpieczenie społeczne i podatki Medicare.

Tak więc, w sumie, $226 jest tracone na podatki od 575 dolarów zasiłku samochodowego każdego miesiąca między pracodawcami i osobami fizycznymi. Albo, za każde 100 dolarów wypłacanych w ramach miesięcznego zasiłku samochodowego, 38 dolarów jest traconych na rzecz podatków.

Kwestię tę potęguje fakt, że w przeszłości osoby fizyczne mogły ubiegać się o ulgę podatkową z tytułu nierefundowanych kosztów przejazdów służbowych. Odliczenie to zmniejszało obciążenie podatkowe związane z ulgą samochodową. Jednak zmiany w prawie podatkowym, które weszły w życie w 2018 r., zlikwidowały to odliczenie.

Odkrycie oszczędności dla firm i pracowników mobilnych

Dobrą wiadomością dla księgowych szukających nowych oszczędności dla klientów jest to, że nie wszystkie programy samochodowe są klasyfikowane jako korzyści podatkowe, takie jak ulgi samochodowe. Coraz częściej firmy decydują się na nieopodatkowane refundacje dla pracowników mobilnych, korzystając z programu zwrotu kosztów według stałej i zmiennej stawki (Fixed and Variable Rate – FAVR).

W odróżnieniu od dodatków samochodowych, programy FAVR zwracają pracownikom zindywidualizowane koszty stałe – stałe koszty miesięczne, takie jak składki ubezpieczeniowe, opłaty licencyjne i rejestracyjne, podatki i amortyzacja – oraz koszty zmienne – koszty, które zmieniają się z miesiąca na miesiąc, takie jak gaz, olej, konserwacja i zużycie opon. Dzięki śledzeniu, rejestrowaniu i obliczaniu tych kosztów w sposób zindywidualizowany, pracodawcy i osoby prywatne mogą korzystać z metodologii zalecanej przez IRS, uzyskując wolny od podatku, sprawiedliwy i dokładny zwrot kosztów przebiegu.

Przedsiębiorstwa i osoby prywatne powoli przyjmują FAVR ze względu na jego złożoność i rygorystyczne wymogi dotyczące pozyskiwania drewna. Jednak w miarę jak technologia chmury obliczeniowej, automatyzacja i systemy obsługujące sztuczną inteligencję (AI), które są w stanie obliczyć dokładny koszt jazdy specyficzny dla każdej osoby, stają się coraz bardziej powszechne i dostępne, zaczynamy dostrzegać tę dynamiczną zmianę. Systemy śledzenia przebiegu i zwrotu kosztów sprawiają, że metodologia FAVR jest łatwa do osiągnięcia dla organizacji dowolnej wielkości, które są w stanie potencjalnie zaoszczędzić na tej przestrzeni.

Myśli końcowe

Informowanie klientów o ich możliwościach, jeśli chodzi o programy samochodowe, może zaoszczędzić znaczne sumy po stronie biznesowej i indywidualnej. Jest to obszar, który będzie pomocny dla księgowych do zapoznania się z nim w najbliższych miesiącach i latach.

Powiązane artilie

IRS oferuje wytyczne dotyczące wydatków na pojazdy

Korzystanie z TCJA