Dlaczego spotkania zarządu klienta mają znaczenie

Rada dyrektorów korporacji powinna spotykać się co roku, jeśli nie częściej. Również umowy o partnerstwie często wymagają corocznych posiedzeń (co najmniej). Punkty porządku obrad tych zgromadzeń mogą obejmować wybór członków zarządu i dyrektorów, decyzje dotyczące wypłat, wynagrodzenia członków zarządu, składek na program emerytalny, przegląd i zatwierdzenie pożyczek dla udziałowców oraz ratyfikację kluczowych decyzji zarządu podjętych w ciągu roku.

CPA ma do odegrania pewną rolę w odniesieniu do planów dotyczących niektórych punktów porządku obrad, które zarząd może rozpatrywać, oraz w celu właściwego dokumentowania różnych decyzji, które mają konsekwencje podatkowe, tak aby stanowiły one część dokumentacji podatkowej spółki. Zachęca się do obecności na żywo, ponieważ Twoja dyspozycyjność może jedynie zachęcać do zadawania pytań i przedstawiania udokumentowanych potwierdzeń dotyczących planowania podatkowego.

Istnieje jednak kilka ważnych zastrzeżeń, o których praktykujący powinien pamiętać w obecności.

Należy pamiętać, że obowiązująca umowa operacyjna, umowa partnerska lub regulamin są dokumentami prawnymi. Mogą one zawierać lub sprawiać wrażenie, że zawierają niejasności, niespójności, brakujące postanowienia lub postanowienia niezgodne z obowiązującym prawem. W przypadku ich zauważenia, należy pamiętać, że osoba prowadząca nie ma obowiązku wskazywania, doradzania ani rozwiązywania takich kwestii prawnych.

Trzymaj się spraw podatkowych. Pytania dotyczące znaczenia, intencji lub realizacji dokumentów powinny być kierowane za pośrednictwem radcy prawnego.

Należy pamiętać, że obowiązujące dokumenty zwykle zawierają klauzulę “prawa właściwego”, która może stanowić, że np. umowa operacyjna Pensylwanii LLC jest regulowana przez prawo stanu Delaware. Z każdym stanem posiadającym własne korporacyjne (for-profit i not-for-profit) statuty, jak również prawa partnerskie, znajomość tych spraw jest krytyczna, ale jest odpowiednio pozostawione do doradztwa.

W związku z tym być może bardziej powszechne jest nieprzestrzeganie przez zarząd jego własnych dokumentów urzędowych pod każdym względem, niezależnie od tego, czy podmiot jest klubem pływackim nienastawionym na zysk, czy też wyrafinowanym, profesjonalnie zarządzanym przedsiębiorstwem. Co powinien robić praktykujący w okolicznościach, które wiążą się z odchyleniami, jak na przykład głosowanie niezgodne z wymogami lub nieratyfikowana deklaracja o podziale zysków?

Jednym z podejść byłoby zaproponowanie konsultacji z doradcą i sporządzenie w tym celu notatki do akt. Jeżeli działanie podjęte przez zarząd miałoby skutek podatkowy, a skutek ten zostałby należycie zakomunikowany, fakt, że uprawnienie do podjęcia działania może być przedmiotem późniejszego zaskarżenia prawnego przez jednego lub więcej członków/udziałowców, prawdopodobnie nie jest czynnikiem decydującym o zgodności z przepisami podatkowymi. (Prywatna konsultacja praktyków z ich własnym prawnikiem może być wskazana i, jeśli jest to dozwolone w liście polecającym, może być obciążająca dla klienta). Klienci powinni ponosić ryzyko nieautoryzowanych działań zarządu, a nie swoich umów CPA.

Myśli końcowe

W przypadku uczestnictwa w posiedzeniach zarządu, należy zawsze zachować czujność w przypadku potencjalnego konfliktu interesów. Twój klient jest podmiotem, a nie indywidualnym właścicielem w tym ustawieniu. W przypadku ujawnienia różnicy zdań, słowo “doradca” jest hasłem przewodnim, a nie “adwokat”. Stanowisko mniejszości może uważać cię za sprzymierzeńca większości, sugerując, że faworyzowanie jest ważniejsze niż profesjonalne podejście do danego stanowiska lub działania.

Wyraź swoje stanowisko i za wszelką cenę zanotuj w aktach każdą taką dyskusję. Ogólnie rzecz biorąc, udział w corocznym spotkaniu daje ćwiczącemu możliwość zabłysnąć. Przypomnisz klientowi o swojej wartości dla podmiotu, kierując się perspektywicznym planowaniem podatkowym, omawiając dodatkowe usługi, które Ty lub Twoja firma możecie świadczyć, gdy nadejdzie czas, i możesz uzyskać podpisanie tego ważnego listu motywacyjnego.

Ostatnia uwaga: w przypadku atestowanych klientów należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie niezależności w trakcie posiedzeń zarządu.

Oryginalny artykuł został opublikowany na stronie internetowej Pennsylvania CPA Journal.

Powiązane artykuły

Łatwość obsługi klientów w trakcie spotkań

Wsparcie dla księgowych pracujących w radach nadzorczych