Dlaczego ukryte koszty błędów w płatnościach mają znaczenieDlaczego ukryte koszty błędów w płatnościach mają znaczenie?

W związku z tym, że księgowi biorą na siebie większą odpowiedzialność, w połączeniu z rozciągniętymi zasobami, staje się jasne, że zarządzanie procesem AP jest niezwykle czasochłonne, nie wspominając już o tym, że w większości przypadków jest ono ręczne i żmudne. Dlatego właśnie bardziej inteligentne działy AP i pracujący z nimi księgowi badają i wdrażają rozwiązania automatyzacji AP.

Wciąż jednak, gdy większość ludzi mówi o automatyzacji AP, śledztwo to często obraca się tylko wokół początku procesu rozliczania zobowiązań – bóle związane z digitalizacją faktur przychodzących i przepływem pracy związanym z ich zatwierdzaniem. Bardzo niewiele technologii rozwiązuje szkodliwe problemy, które pojawiają się na końcu procesu: błędy związane z przekazem płatności i uzgodnieniem.

Błędy w płatnościach są jeszcze bardziej prawdopodobne w przypadku współpracy z globalnymi dostawcami, tak jak w przypadku metod płatności wielobankowych i międzybankowych, takich jak przelewy bankowe, ACH, SEPA, PayPal i kontrole papierowe. Jest to ostatnia mila procesu płatności i zazwyczaj jest to nieutwardzona droga.

Wynika to z faktu, że firmy zazwyczaj stosują ręczny, prowizoryczny proces, w którym pracownicy AP zbierają informacje o płatnościach dostawców za pośrednictwem poczty elektronicznej, logują się do wielu portali bankowych, finansują i realizują płatności oraz śledzą i uzgadniają ich status. Jednak gdy procesy są obsługiwane ręcznie, na pewno pojawią się błędy ludzkie, które powodują bóle głowy.

Błędy te wpływają również na relacje z partnerem dostawcy, zmniejszając jego zaufanie do firmy. W konkurencyjnym łańcuchu dostaw niezdolność do rzetelnego płacenia może prowadzić do ścierania się wysokiej jakości dostawców. Jak więc można uniknąć tych kosztownych błędów płatniczych? Zanim uda Ci się rozwiązać problem, musisz go zidentyfikować.

Znane błędy w płatnościach

Znane błędy to te, w których można zidentyfikować ich przyczynę. Na przykład, bank informuje zleceniodawcę o braku środków, braku odbiorcy/beneficjenta lub nieprawidłowych danych bankowych dostawcy.

Niezależnie od charakteru problemu, naprawienie błędu może być żmudne. Mimo, że prosta literówka mogła spowodować problem, zidentyfikowanie, które informacje były błędne i poprawienie ich wymaga wyśledzenia odbiorcy, aby uzyskać właściwe informacje. Po poprawieniu informacji, należy ponownie dokonać płatności, co może wiązać się z dodatkowymi opłatami bankowymi. Przy okazji, może to potrwać kilka dni, ponieważ pracujesz ręcznie z dwoma różnymi osobami.

Przelewy “direct depositâ” lub “âclearinghouseâ” często kończą się niepowodzeniem w transakcjach międzynarodowych, ponieważ każdy kraj ma swoje własne, unikalne zasady dotyczące tras bankowych i składni, a od personelu odpowiedzialnego za rachunki zależy, jakie informacje należy zebrać. Jeśli brakuje jakiegoś pola lub pole płatności liczy znaki lub wzór różni się od tego, czego wymaga dany kraj, wówczas płatność nie zostanie zrealizowana.

Nieznane Błędy płatności

Nieznane błędy wymagają bardziej dogłębnego zbadania. Błędy te często nie pojawiają się, dopóki nie nadejdzie czas na uzgodnienie rachunków. Ich zidentyfikowanie może być uciążliwym procesem polegającym na pobieraniu transakcji z różnych portali bankowych, dopasowywaniu tych wyników do zleceń płatniczych i ustalaniu, czy środki zostały rozliczone z banku.

Koszty słabego procesu płatności

Co więc te błędy w płatnościach kosztują twoją firmę? Weź pod uwagę wszelkie opłaty bankowe, w tym te związane z badaniem i ponownym wystawianiem płatności, a także czas potrzebny personelowi na zidentyfikowanie, zbadanie i skorygowanie błędów. Koszty te obejmują również czas poświęcony na komunikację z odbiorcami płatności oraz wszelkie uszczerbki na reputacji.

Jeśli firma dokonuje 500 płatności miesięcznie, 2 procentowy wskaźnik błędu wynosi tylko 10 płatności i może wydawać się akceptowalny. Ale nawet 10 błędów miesięcznie może skutkować 10 000 dolarów rocznie w opłatach i pracy, w zależności od ludzi i czasu.

Ten kosztorys obejmuje pełne obciążenie wynagrodzeń i kosztów ogólnych związanych z pracownikiem, któremu powierzono zadanie identyfikacji, badania, komunikowania się i rozwiązywania problemów związanych z tymi błędami. Obejmuje on również liczne opłaty bankowe, które sumują się w wyniku tych błędów. Nie wspominając już o tym, że wysiłek ten zasadniczo nie generuje dochodów i odwraca uwagę pracowników od bardziej wartościowych projektów.

Jakość popytu

Zbyt wiele organizacji po prostu odpisuje błędy jako koszt prowadzenia działalności gospodarczej, a nie doskonali swoje procesy. Jest to forma marnotrawstwa, którą wyższe kierownictwo i sprytni księgowi powinni uznać za problem i przeszkodę w rentownym rozwoju i skalowalności. Nadszedł czas, aby zacząć zdawać sobie sprawę z tego, że ostatnią milą zobowiązań jest sama płatność, a zwrot z inwestycji za wyeliminowanie tych błędów jest wysoce osiągalny.

Ile kosztują błędy w płatnościach firmy, z którymi pracujesz?